Трудовая книжка – один из самых важных документов в жизни любого работника. С 2023 года в России активно внедряется электронный формат, который упрощает её ведение и делает более прозрачным процесс получения справок и подтверждения стажа. В этой статье мы подробно разберём, как:

• Оформить первую трудовую книжку, если её у вас ещё нет;
• Перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК);
• Внести данные в ЭТК и проверить их правильность;
• Получить выписку из ЭТК через Госуслуги, ПФР и МФЦ;
• Проверить состояние лицевого счета и отчислений в ПФР;
• Знать, какие документы вам понадобится в процессе.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа, который хранится в системе Службы Фонда социального страхования (СФР) и доступен через Личный кабинет гражданина на сайте Госуслуги и ПФР. В ЭТК фиксируются все кадровые события: приём на работу, увольнение, перевод, изменение должности, начисление заработной платы и т.д.

Преимущества ЭТК:

• Никаких бумажных копий – всё в электронном виде;
• Быстрый доступ к справке о трудовой деятельности;
• Гарантированная проверка данных работодателем и ПФР;
• Упрощённый процесс оформления новых документов (трудовой договор, справка о доходах и т.д.).

Как оформить первую трудовую книжку, если её у вас нет?

Если вы впервые трудоустраиваетесь, ваш работодатель обязан оформить вам трудовую книжку. В 2026 году процедура выглядит так:

1. Получите приказ о приёме на работу. В приказе должно быть указано: дата приёма, должность, размер зарплаты.
2. Заполните форму ЕФС1. Это электронная форма, которую вы отправляете в СФР. В поле «Основание» впишите номер и дату приказа.
3. Отправьте форму в СФР. После проверки отчёт обновит цифровую карточку сотрудника.
4. Получите бумажную копию. В течение 7–10 дней ваш работодатель выдаст вам бумажную трудовую книжку, которую вы можете хранить как резерв.

Важно: отказ от ведения ЭТК невозможен. Даже если сотрудник просит не передавать его данные в базу, бизнес обязан это делать по Трудовому кодексу.

Как перейти на электронную трудовую книжку?

Переход на ЭТК осуществляется автоматически, если ваш работодатель участвует в системе СФР. Если вы хотите проверить, включена ли ваша карточка в систему, выполните следующие шаги:

1. Перейдите в Госуслуги и войдите в Личный кабинет.
2. В разделе «Электронная трудовая книжка» найдите пункт «Моя карточка».
3. Если карточка есть, вы увидите её данные. Если нет – обратитесь к работодателю, чтобы он оформил ЭТК.

Как проверить данные в ЭТК и внести исправления

После оформления ЭТК вы можете проверить, что все данные верны. Если обнаружите ошибку, исправить её можно только через работодателя, который отправит обновлённую форму ЕФС1 в СФР. Работодатель обязан проверить данные перед отправкой.

Для проверки вы можете:

• Открыть раздел «Моя карточка» в Госуслугах;
• Сравнить данные с бумажной трудовой книжкой;
• Если есть несоответствия, сразу сообщить работодателю.

Как получить выписку из ЭТК?

Выписка из ЭТК – это официальный документ, подтверждающий ваш трудовой стаж и сведения о заработке. Существует несколько способов получить выписку:

5.1 Через Госуслуги

1. Войдите в Личный кабинет на Госуслуги.
2. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
3. Выберите пункт «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
4. Нажмите кнопку «Запросить» и дождитесь подтверждения.
5. Выписка будет отправлена на ваш электронный адрес.

5.2 Через ПФР

1. Перейдите на сайт ПФР и войдите в Личный кабинет.
2. В разделе «Электронная трудовая книжка» выберите «Заказать справку».
3. Заполните форму и отправьте запрос.
4. Справка будет доступна в личном кабинете и/или отправлена на почту.

5.3 Через МФЦ (Многофункциональный центр)

1. Подойдите в любой офис МФЦ.
2. Попросите оформить выписку из ЭТК.
3. Предоставьте паспорт и, при необходимости, подтверждение участия в системе СФР.
4. Получите бумажную копию справки.

Как посмотреть состояние лицевого счета в ПФР?

Лицевой счет в ПФР содержит информацию о страховых взносах, выплаченных работодателями. Чтобы проверить его состояние:

1. Войдите в Личный кабинет на сайте ПФР.
2. Перейдите в раздел «Состояние лицевого счета».
3. Вы увидите таблицу с суммами страховых взносов, выплаченных всеми вашими работодателями.
4. Используйте эти данные для проверки факта отчислений и расчёта будущей пенсии.

Что делать, если вы не видите свою ЭТК?

Если в вашем Личном кабинете нет карточки, значит ваш работодатель не оформил ЭТК. В этом случае:

• Обратитесь к работодателю и уточните, почему карточка не создана.
• Попросите работодателя заполнить форму ЕФС1 и отправить её в СФР.
• После проверки в системе появится ваша карточка.

Как убедиться, что у кандидата есть ЭТК?

При найме нового сотрудника важно проверить наличие у него ЭТК. Для этого можно:

• Попросить кандидата показать выписку из ЭТК.
• Проверить наличие карточки в системе СФР через работодателя.
• Если карточка отсутствует, попросить работника представить бумажную трудовую книжку.

Электронная трудовая книжка – это удобный и надёжный инструмент, который упрощает ведение кадровой документации. Чтобы воспользоваться всеми её преимуществами:

• Убедитесь, что ваш работодатель участвует в системе СФР и оформил ЭТК.
• Периодически проверяйте данные в Личном кабинете.
• Получайте выписки через Госуслуги, ПФР или МФЦ.
• Следите за состоянием лицевого счета, чтобы не пропустить отчисления.

Соблюдая эти простые шаги, вы будете уверены, что ваша трудовая история правильно отражена в системе, а все документы находятся в порядке.

Если у вас возникли вопросы или нужна помощь в оформлении ЭТК, обратитесь в отдел кадров вашего работодателя или в службу поддержки Госуслуги и ПФР.