С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон о ведении трудовых книжек в электронном виде (ЭТК). Это новый формат, который заменяет бумажную трудовую книжку, но при этом сохраняет все юридические свойства и позволяет работодателям и работникам вести трудовую историю более гибко и безопасно.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровая база данных, в которой хранятся сведения о трудовой деятельности работника. Она создаётся и обновляется через систему Социального фонда России (СФР) и Пенсионного фонда России (ПФР) на основе отчетов работодателя.

• В базе хранится информация о датах начала и окончания трудоустройства, названиях организаций, должностях, а также о всех кадровых событиях.
• Управление осуществляется работодателем, а доступ к данным имеет работник через личный кабинет на портале Госуслуг и в мобильных приложениях.
• Для работодателя это обязательный инструмент с 2021 года для сотрудников, у которых впервые оформляется трудовая книжка.

Когда и как появилась ЭТК?

В 2020 году был принят закон, который ввёл электронный формат. С 1 января 2020 года работники, которые впервые устроились на работу, получают только электронную трудовую книжку. С 2021 года все работодатели обязаны вести ЭТК для новых сотрудников, а для тех, у кого уже есть бумажная книжка, переход на электронный формат остаётся добровольным.

Кто обязан вести ЭТК?

Обязанность ведения ЭТК возлагается на работодателя. Он должен:

1. Подать форму ЕФС‑1 с подразделом 1.1 в Пенсионный фонд.
2. Отправлять ежемесячные отчёты о кадровых событиях (приём, увольнение, перевод, повышение и т.д.).
3. Обеспечивать корректность и своевременность внесения данных.

Работник имеет право:

• Получать выписку из ЭТК в виде бумажного документа (форма СТД‑СФР).
• Отказаться от бумажной трудовой книжки, если он уже использует электронный формат.
• Проверять свои данные в личном кабинете на портале Госуслуг.

Как оформить первую электронную трудовую книжку?

Для первого работодателя (т. е. для работника, который никогда не имел бумажной трудовой книжки) процесс выглядит так:

1. Подготовка документов: работодателю необходимо собрать сведения о работнике (ФИО, дата рождения, ИНН, паспортные данные).
2. Подача формы ЕФС‑1: в Пенсионный фонд (ПФР) через портал Госуслуг или в электронном виде.
3. Создание ЭТК: после проверки данных ПФР создаёт электронную трудовую книжку в системе СФР.
4. Получение бумажной выписки: работник может запросить бумажную копию выписки (форма СТД‑СФР) в случае необходимости (например, при приёме на работу в другой стране).

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписку можно получить несколькими способами:

• Через личный кабинет на портале Госуслуг – раздел «Трудовая книжка».
• Через мобильное приложение «Госуслуги».
• Через электронную почту – работник может запросить отправку выписки на свой e‑mail.
• В бумажном виде – в отделении ПФР или по запросу через портал.

Выписка выглядит как обычный документ формата A4, состоящий из трёх страниц: первая – личные данные, вторая и третья – таблицы с историей трудовой деятельности.

Как пользоваться ЭТК?

Работник может:

• Проверять статус своих кадровых событий.
• Сравнивать данные с документами, которые он получает от работодателя.
• Запрашивать печатные копии выписок в случае необходимости.

Работодатель может:

• Вносить новые записи (приём, увольнение, перевод).
• Отправлять отчёты ЕФС‑1 в ПФР.
• Контролировать корректность данных в системе.

Переход с бумажной трудовой книжки на электронную

Переход возможен, но не обязателен. Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, он может:

• Оставаться в бумажном формате, если он не согласен с переходом.
• Переходить на электронный формат, подав заявление о переходе в работодателя.

В случае перехода работодатель обязан:

1. Подать заявление о переходе в ПФР.
2. Обновить данные в системе СФР.
3. Сформировать бумажную выписку, подтверждающую переход.

Права и обязанности сторон

• Работник: имеет право на доступ к данным, проверку их корректности и получение бумажных копий.
• Работодатель: обязан своевременно и точно вносить данные, а также информировать работника о переходе на электронный формат.
• ПФР/СФР: обеспечивает хранение и защиту данных, а также предоставляет доступ к выпискам.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки? Да, работник может отказаться, если он использует электронный формат.
• Как быстро получить выписку? Обычно в течение 1–2 рабочих дней после запроса через Госуслуги.
• Что делать, если данные в ЭТК неверны? Работник должен обратиться в отдел кадров работодателя и в ПФР для корректировки.
• Можно ли использовать ЭТК для получения кредитов? Да, выписка из ЭТК может служить подтверждением трудовой истории при оформлении кредитов.

Первая электронная трудовая книжка – это шаг к цифровизации трудовых отношений в России. Она обеспечивает более быстрый доступ к данным, снижает бумажную нагрузку и повышает прозрачность трудовой истории. Для работодателей это дополнительная обязанность, но и возможность улучшить управление персоналом. Для работников – удобный инструмент контроля за своей карьерой и возможность быстро получать необходимые документы.

Если вы впервые сталкиваетесь с ЭТК, следуйте инструкциям, приведённым выше, и не забывайте проверять свои данные в личном кабинете на портале Госуслуг. Это поможет избежать ошибок и обеспечит корректную ведение вашей трудовой истории.