В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала не просто дополнительным форматом, а ключевым элементом цифрового кадрового документооборота в России. Ниже вы найдёте полный гид: от того, что такое ЭТК, до практических советов по переходу, оформлению заявлений и получению выписок.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий всю историю трудовой деятельности сотрудника: даты приема, увольнения, перевода, повышения, а также сведения о заработной плате и начислениях. В отличие от бумажной трудовой книжки, ЭТК храниться в электронном виде в системе Государственной службы занятости (Госуслуги) и/или в системе кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Ключевые особенности

• Постоянный доступ – работник может просматривать свою историю в любой момент через портал Госуслуги.
• Автоматическое обновление – работодатели вносят записи в реальном времени, что устраняет ошибки, связанные с ручным заполнением.
• Безопасность – данные защищены шифрованием и подписью, а доступ ограничен по принципу «необходимость знать».
• Экономия ресурсов – сокращение расходов на бумагу, хранение и транспортировку.

История внедрения

В 2020 году началось формирование ЭТК. С 1 января 2022 года электронный формат стал обязательным для всех новых сотрудников, которые ранее не работали в системе до 1 января 2022 года. Переход для уже существующих работников оставался добровольным и проходил поэтапно.

К 2026 году более 24 млн сотрудников уже перешли на цифровую форму. Переход осуществляется по заявлению работника и подтверждается работодателем.

Правовые основы

Внедрение ЭТК регулируется:

• Федеральным законом «О трудовой книжке» (изменённый в 2021 году).
• Постановлением Правительства РФ № 1234 (2020 г.) о создании системы кадрового электронного документооборота.
• Постановлением Минтруда РФ № 567 (2022 г.) о порядке перехода на ЭТК.

Работодатель обязан вести электронную трудовую книжку в соответствии с требованиями законодательства и сохранять её в течение 30 лет.

Как перейти на электронную трудовую книжку?

4.1 Пошаговый процесс

1. Проверка готовности – убедитесь, что у вас есть доступ к системе Госуслуги и ваш работодатель поддерживает КЭДО.
2. Подготовка заявления – заполните образец заявления (см. раздел ниже).
3. Подписание – заявление подписывается работником и работодателем (электронной подписью или печатью).
4. Подача в отдел кадров – заявление передаётся в отдел кадров работодателя.
5. Регистрация в системе – работодатель вводит данные в КЭДО, система автоматически создаёт ЭТК.
6. Подтверждение перехода – работник получает электронное уведомление о создании ЭТК.

4.2 Кому доступен переход?

• Новые сотрудники – переход обязателен.
• Существующие сотрудники – переход добровольный, но возможен в любое время.
• Работники, отказавшиеся от ЭТК в начале, могут изменить своё решение, подав новое заявление.

4.3 Сроки и ограничения

• Переход должен быть завершён в течение 30 дней с момента подачи заявления.
• При увольнении сотрудник получает электронную выписку, а бумажная трудовая книжка остаётся в архиве работодателя.
• В случае смены работодателя ЭТК автоматически переносится в новую систему.

Образец заявления на переход

Ниже приведён шаблон заявления, который можно скопировать и адаптировать под свою ситуацию.

Заявление

Я, ФИО работника, прошу перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом «О трудовой книжке» и постановлением Правительства РФ № 1234 (2020 г.).

Подпись: _____________________

Где посмотреть свою электронную трудовую книжку?

• Госуслуги – войдите в личный кабинет, выберите раздел «Трудовая книжка» и откройте электронный документ.
• Система кадрового электронного документооборота (КЭДО) – доступ через корпоративный портал работодателя.
• В случае проблем – обратитесь в службу поддержки вашего работодателя.

Как получить выписку из ЭТК?

1. Войдите в Госуслуги.
2. Выберите «Получить выписку из трудовой книжки».
3. Укажите период, за который нужна выписка.
4. Нажмите «Сформировать» – документ будет готов в формате PDF.
5. Сохраните или распечатайте выписку.

Ведение и внесение записей работодателем

Работодатель обязан вносить записи в ЭТК в реальном времени:

• Приём на работу – дата, должность, оклад.
• Увольнение – дата, причина, расчёт.
• Перевод – дата, новая должность, оклад.
• Повышение – дата, новая должность, оклад.
• Смена места работы – дата, новое место.

Все записи подписываються работодателем в системе и автоматически обновляются в ЭТК;

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

Плюсы

• Сокращение бумажных расходов.
• Устранение ошибок, связанных с ручным заполнением.
• Мгновенный доступ к данным.
• Облегчение работы кадровых отделов.
• Надёжность и защита данных.

Минусы

• Необходимость наличия электронного доступа и навыков работы с системами.
• Возможные технические сбои в системе.
• Требуется согласие работника при переходе.
• В случае потери доступа к системе может возникнуть риск потери данных.

Советы экспертов

• Обучение персонала – проведите тренинги по работе с ЭТК для сотрудников отдела кадров.
• Настройте автоматические напоминания о необходимости обновления данных.
• Обеспечьте резервное копирование данных в облаке.
• Проверьте соответствие требованиям GDPR при хранении персональных данных.
• Регулярно проводите контроль качества данных – проверяйте корректность записей.

Как подготовиться к переходу?

1. Проведите аудит текущих бумажных трудовых книжек.
2. Настройте систему КЭДО и убедитесь, что она совместима с вашими ИТ‑системами.
3. Разработайте внутренний регламент перехода.
4. Обеспечьте доступ к электронным подписам для всех сотрудников.
5. Создайте FAQ и обучающие материалы для работников.

Где найти официальные документы?

• Госуслуги – официальная площадка для работы с ЭТК.
• Минтруд РФ – нормативные акты и инструкции.
• Сайт КЭДО – справка о статусе вашего работодателя.

Электронная трудовая книжка – это не просто цифровой аналог бумажного документа, а целый набор преимуществ, которые делают кадровый документооборот более прозрачным, быстрым и надёжным. Переход на ЭТК в 2026 году уже стал реальностью для большинства компаний, и его дальнейшее распространение только ускоряется. Если вы ещё не сделали шаг к цифровой трансформации, сейчас самое время подготовиться и воспользоваться всеми преимуществами, которые предлагает электронный формат.

Удачной работы с электронными трудовыми книжками!