С 1 января 2020 года в России началось массовое внедрение электронной трудовой книжки (ЭТК). К 2026 году завершится переходный период, и почти все работающие граждане будут вести свои трудовые записи в цифровом виде. В статье подробно рассмотрим, что изменится, какие шаги необходимо выполнить работодателю и сотруднику, а также ответим на самые популярные вопросы.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие ЭТК:

• Федеральный закон от  № 439‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках»;
• Трудовой кодекс РФ (статьи 66.1, 67, 68);
• Постановление Правительства РФ от  № 1642 «Об утверждении формы ЕФС‑1 и порядка её подачи»;
• Приказ Минтруда России от  № МТ‑К № 20/2020 «Об организации ведения электронных трудовых книжек».

Согласно статье 66.1 ТК РФ, работник имеет право отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на электронный формат либо, наоборот, потребовать её возвращения, если ранее была оформлена ЭТК.

Кто может перейти на ЭТК?

• Все граждане, находящиеся в трудовых отношениях, независимо от возраста и стажа;
• Работники, принятые на работу впервые после 1 января 2021 года (для них сразу оформляется ЭТК, бумажный вариант не заводится);
• Сотрудники, уже имеющие бумажную трудовую книжку, могут добровольно перейти на электронный формат, подав письменное заявление.

Переход является добровольным. Работодатель не может принудительно переводить сотрудника без его согласия.

Пошаговый порядок перехода

Действия сотрудника

1. Заполнить заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Образец заявления утверждён Минтрудом и доступен на портале Госуслуг.
2. Подписать заявление (можно в электронном виде через Госуслуги или в бумажном виде).
3. Передать заявление работодателю (лично, по почте или в электронном виде).
4. Получить подтверждение о приёме заявления (подтверждение в системе 1С/Контур.Экстерн или копию подписи).

Действия работодателя

1. Внести запись в бумажную трудовую книжку сотрудника:
   • В графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» сделать отметку «Выдана на руки»;
   • В графе 14 «Дата и основание выдачи» указать дату подачи заявления и ссылку на статью 66.1 ТК РФ.

   Эта запись обязана быть сделана не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления.

2. В течение трёх рабочих дней выдать сотруднику бумажную трудовую книжку (если она у него была) с пометкой о переходе.
3. Подготовить и отправить в Пенсионный фонд РФ форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1):
   • Заполнить раздел «Трудовая книжка» – указать, что книжка переводится в электронный формат;
   • Приложить скан заявления сотрудника;
   • Отправить через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через интегрированную систему 1С/Контур.Экстерн.

   Срок подачи – не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.

4. После подтверждения от Пенфонда (обычно в течение 5‑7 рабочих дней) сотруднику высылается SMS‑уведомление и/или письмо на электронную почту о создании ЭТК.
5. Обеспечить сотруднику доступ к ЭТК через Личный кабинет на портале Госуслуг или через мобильное приложение «Пенсионный фонд России».

Что делать, если сотрудник отказывается от перехода?

В случае отказа работник сохраняет право на бумажную трудовую книжку. Работодатель обязан:

• Не вносить запись о переходе в бумажную книжку;
• Не подавать форму ЕФС‑1 с указанием перехода;
• Сохранить текущий порядок ведения трудовой книжки.

Необходимые документы

Как просматривать и использовать электронную трудовую книжку

• Зайти в Личный кабинет на портале Госуслуги (раздел «Электронная трудовая книжка»);
• Авторизоваться с помощью КИП (Квалифицированный электронный подпись) или ЕСИА;
• В разделе «Моя трудовая книжка» доступны:
  • Список всех трудовых договоров и приказов;
  • Сведения о периодах работы, должностях, заработной плате;
  • Выписки (полные и сокращённые) в формате PDF;
  • Возможность загрузить копию трудовой книжки в личный архив.
• При необходимости получить официальную выписку – оформить запрос через кнопку «Сформировать выписку»; документ будет подписан электронной подписью Пенфонда.

Сроки и контроль

Для контроля соблюдения сроков рекомендуется вести журнал заявлений о переходе. В случае нарушения сроков (не внесена запись в бумажную книжку, не подана ЕФС‑1 в срок) работник имеет право обратиться в Трудовую инспекцию или в Пенсионный фонд с жалобой.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку?

Да, но только в течение переходного периода. После подтверждения создания ЭТК бумажный вариант считается «выданным на руки» и в нём делаеться отметка о переходе. Дальнейшее ведение записей происходит только в электронном виде.

Что делать, если сотрудник уволился до завершения процесса создания ЭТК?

Работодатель обязан завершить процесс до даты увольнения. Если ЭТК не успела быть создана, выдается бумажная книжка с отметкой «Не переводилось в электронный формат».

Нужна ли электронная подпись работодателя при подаче ЕФС‑1?

Да, форма ЕФС‑1 подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) представителя организации.

Можно ли изменить сведения в ЭТК после её создания?

Изменения вносятся только работодателем через форму ЕФС‑1 (подраздел 1.2) – например, исправление даты начала работы, исправление должности и т.д. Все изменения фиксируются в журнале изменений.

Какие преимущества дает ЭТК сотрудникам?

• Удобный онлайн‑доступ к полной истории трудовой деятельности;
• Отсутствие риска потери бумажного документа;
• Быстрая выдача выписок для оформления виз, ипотеки, соц.помощи;
• Экономия времени и средств на печать и хранение бумажных книжек.

К 2026 году переход на электронную трудовую книжку станет полностью завершённым, и большинство работодателей уже интегрировали процесс в свои HR‑системы (1С, СБИС, Контур.Экстерн). Главное для успешного перехода – соблюдение законодательно установленных сроков, корректное оформление заявлений и своевременная подача формы ЕФС‑1. При правильном подходе ЭТК повышает прозрачность трудовых отношений, упрощает документооборот и экономит ресурсы как работодателей, так и работников.

Дата публикации: 22 мая 2026 г.