Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который позволяет работодателям и работникам вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде․ В 2021 году она стала обязательной для всех новых сотрудников, а в 2025 году большинство организаций полностью перешли на цифровой формат․ Ниже приведена подробная справка, охватывающая все этапы работы с ЭТК: от регистрации до получения выписки․
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК — система, в которой сохраняются все сведения о трудовой деятельности работника: даты приема, увольнения, перевода, повышения квалификации, а также сведения о месте работы и видах мероприятий․ Информация в ЭТК полностью соответствует бумажной трудовой книжке, но хранится в электронном виде и заверяется усиленной квалифицированной подписью․
Юридические основания и обязанности
- Трудовой кодекс РФ (статья 66․1) — обязанность работодателя выдавать справку о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде․
- Положение «О ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (Минтруд РФ)․
- Обязанность работодателя по ведению ЭТК: заполнение, обновление и сдача отчётов ЕФС‑1․
Переход на электронный формат
- Работник подаёт письменное заявление о переходе на ЭТК (можно в форме «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку»)․
- Работодатель вносит данные в систему и отправляет их в Социальный фонд России (СФР)․
- После подтверждения в СФР работник получает электронную трудовую книжку, доступную через портал Госуслуг, сайт СФР и личный кабинет ПФР․
Как получить электронную трудовую книжку
Для получения ЭТК необходимо выполнить следующие шаги:
- Авторизация на портале Госуслуги или в личном кабинете ПФР․
- Выбрать раздел «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки»․
- Заполнить форму заявки (дата начала работы, должность, место работы)․
- Отправить запрос․ В течение 3–5 рабочих дней в системе появится готовый документ в формате PDF с усиленной квалифицированной подписью․
Получение через работодателя
Работодатель может оформить справку о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде по запросу сотрудника․ Для этого он заполняет форму «Справка о трудовой деятельности» и отправляет в СФР․ После проверки сотрудник получает справку в нужном формате․
Как вести электронную трудовую книжку
Ведение ЭТК осуществляется через специализированные программы (например, 1С:Управление персоналом) или через портал Госуслуг․ Ниже приведены основные действия:
- Приём на работу – в системе фиксируется дата начала работы, должность, место работы․
- Увольнение – фиксируется дата увольнения, причина увольнения․
- Перевод – фиксируется дата перевода и новое место работы․
- Повышение квалификации – фиксируются даты и виды мероприятий․
- Отчёты ЕФС‑1 – ежеквартально отправляются в СФР․
Инструкции по работе с 1С
Для работы с ЭТК через 1С необходимо установить модуль «Трудовые книжки» и настроить интеграцию с СФР․ После настройки данные автоматически синхронизируются с государственными системами․
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Выписка из ЭТК — официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и сведения о работе․ Получить её можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуг: раздел «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки»․
- Через личный кабинет ПФР: раздел «Электронная трудовая книжка» → «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности»․
- Через сайт СФР: раздел «Электронная трудовая книжка» → «Заказать справку»․
- Через МФЦ: сотрудник может подать заявление в МФЦ, где оформят справку в бумажном виде․
После подачи запроса в любой из каналов в течение 3–5 рабочих дней документ будет готов в формате PDF с усиленной квалифицированной подписью․
Возможность возврата к бумажной трудовой книжке
Если работник уже подал заявление о переходе на ЭТК, но по каким‑то причинам хочет вернуть бумажную трудовую книжку, это возможно, но требует оформления специального заявления и согласия работодателя․ После согласия работодатель вернёт бумажную копию, но данные в ЭТК останутся в системе․
Проверка статуса ЭТК
Для проверки, есть ли у сотрудника электронная трудовая книжка, можно:
- Проверить наличие отметки «Отказ от бумажной трудовой книжки» в документах․
- Зайти в личный кабинет на портале Госуслуг и посмотреть наличие ЭТК․
- Обратиться в СФР с запросом о статусе трудовой книжки․
Практические рекомендации
- Всегда сохраняйте копию всех заявлений и справок в электронном виде․
- Проверяйте данные в ЭТК после каждого изменения (приём, увольнение, перевод)․
- Сдавайте отчёты ЕФС‑1 своевременно, чтобы избежать штрафов․
- При увольнении оформляйте справку о трудовой деятельности в течение 30 дней․
- Если работник работает как штатный и как внутренний совместитель, оформляйте отдельные записи в ЭТК для каждой категории․
Где найти официальную информацию?
- Министерство труда и социальной защиты РФ
- Портал государственных услуг РФ
- Пенсионный фонд России
- Социальный фонд России
- Справочник кадровика «Электронная трудовая книжка» (на сайте 1С)
Электронная трудовая книжка — это современный инструмент, позволяющий упростить ведение кадровых данных, ускорить процессы оформления и повысить прозрачность․ Работодатели обязаны вести ЭТК и сдавать отчёты, а работники могут получать выписки и справки через портал Госуслуг, ПФР и СФР․ Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете без проблем вести и использовать электронную трудовую книжку․