С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в базе Социального фонда России (СФР). С 1 января 2026 года завершается переходный период, и к этому моменту почти все официально трудоустроенные граждане имеют ЭТК. Ниже подробно рассмотрен порядок оформления и использования электронной трудовой книжки при приёме на работу.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это набор сведений о трудовой деятельности работника, которые:
- хранятся в единой информационной системе СФР;
- доступны работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или в мобильных приложениях;
- могут быть предоставлены работодателю в виде электронной выписки или бумажного документа (по запросу).
ЭТК не заменяет трудовой договор, приказ о приёме и ознакомление с локальными актами – эти документы оформляются как обычно.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
Преимущества
- Исключается риск потери или повреждения документа.
- Быстрый доступ к сведениям о стаже, периодах работы и должностях.
- Возможность получения выписки в любой момент без посещения отдела кадров.
- Снижение бумажного документооборота и связанных с ним расходов.
- Автоматическая проверка подлинности сведений через СФР.
Недостатки
- Требуется доступ к интернету и базовые навыки работы с Госуслугами.
- Некоторые работники старшего поколения могут предпочитать бумажный вариант.
- В случае технических сбоев в системе СФР доступ к данным может быть временно ограничен.
Кто ведёт электронную трудовую книжку?
Ведение ЭТК осуществляет Социальный фонд России. Работодатель не вносит записи напрямую, а лишь:
- Получает от работника форму СТД‑Р (уведомление о приёме на работу), утверждённую Приказом Минтруда России № 713н от ;
- Оформляет трудовой договор, приказ о приёме и знакомит сотрудника с локальными актами;
- После подтверждения приёма через сервис Госуслуги (проверка загруженных документов) СФР автоматически создаёт запись в ЭТК.
Порядок действий при приёме на работу с электронной трудовой книжкой
Шаг 1. Приём документов от работника
Работник, у которого трудовая книжка ведётся в электронном виде, должен предоставить:
- Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ);
- Форму СТД‑Р (уведомление о приёме на работу);
- При наличии бумажной трудовой книжки – её оригинал (если работник не отказался от бумажного варианта).
Шаг 2. Оформление трудовых отношений
Оформляются стандартные документы:
- Трудовой договор;
- Приказ о приёме на работу;
- Ознакомление с локальными нормативными актами (правила внутреннего трудового распорядка, положения о оплате труда и т.д.).
Шаг 3. Передача сведений в СФР
После того как работник загрузил в личный кабинет Госуслуг скан формы СТД‑Р и трудовой договор, система проверяет корректность данных. При успешной проверке СФР формирует запись в электронной трудовой книжке о приёме на работу.
Шаг 4. Получение выписки (по необходимости)
Если работодателю требуется бумажное подтверждение, он может запросить у работника выписку из ЭТК через:
- Личный кабинет на Госуслугах (раздел «Трудовая деятельность»);
- Мобильное приложение «Госуслуги. Трудовая книжка»;
- Обращение в МФЦ или клиентскую службу СФР.
Особенности ведения электронной трудовой книжки в 2026 году
С 1 января 2026 года завершается переходный период, после которого:
- Все newly hired сотрудники обязаны иметь ЭТК;
- Бумажная трудовая книжка сохраняется только у тех, кто до 2020 года оформил её и не подал заявление о переходе на электронный формат;
- Одновременное ведение бумажного и электронного вариантов допустимо, если работник не отказался от бумажной книжки.
Как проверить correctness записи в ЭТК?
Работник может:
- Войти в личный кабинет на портале Госуслуг;
- Перейти в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка»;
- Просмотреть последние записи, включая дату приёма, должность, наименование работодателя и номер приказа.
- При обнаружении ошибки подать заявление на исправление через тот же кабинет или обратиться в СФР.
Ответственность за непредоставление сведений
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник обязан предоставить сведения о своей трудовой деятельности (включая данные из ЭТК) при приёме на работу. Отказ или уклонение от предоставления может повлечь:
- Отказ в приёме на работу;
- Административную ответственность работника (штраф в соответствии с КоАП РФ);
- Дополнительные проверки со стороны трудовой инспекции.
Электронная трудовая книжка упрощает процесс учёта трудовой стажи, снижает риски потери документов и ускоряет взаимодействие между работником, работодателем и Социальным фондом России. При приёме на новую работу достаточно:
- Получить от работника форму СТД‑Р и заявление о предоставлении сведений;
- Оформить стандартные кадровые документы (договор, приказ);
- Обеспечить загрузку данных в Госуслуги для автоматической записи в ЭТК;
- При необходимости запросить выписку из электронной книжки.
Соблюдение данного порядка гарантирует легальность трудовых отношений и защищает права обеих сторон.