Трудовой книжкой (ТК) в России традиционно оформляли все работники․ Однако с 2021 года правила кардинально изменились․ Главное, что нужно знать: с 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки для впервые устраивающихся на работу больше не оформляются․ Все сведения о трудовой деятельности теперь ведутся исключительно в электронном виде (ЭТК)․

Для кого оформляется трудовая книжка?

Трудовая книжка (в бумажном или электронном виде) ведется на всех работников, с которыми заключен трудовой договор․ Не ведется на работников, работающих по гражданско-правовым договорам (ГПД, договоры подряда, оказания услуг и т․д․)․

Как получить трудовую книжку впервые в 2026 году?

Процедура для новичка, который никогда ранее не работал официально, выглядит следующим образом:

Шаги для работника:

1. Трудоустройство․ Вы заключаете трудовой договор с работодателем․
2. Подача заявления․ Вы должны написать заявление о желании вести трудовую книжку в электронном виде․ Форма заявления свободная, но в нем обязательно должно быть указание, что вы устраиваетесь на работу впервые․ Заявление можно написать от руки или напечатать․
3. Получение доступа․ После того как работодатель внесет сведения о вашем приеме на работу в СФР (Социальный фонд России), вы получите доступ к своей электронной трудовой книжке․

Обязанности работодателя:

Работодатель (или бухгалтер) обязан:

• Принять от вас заявление о ведении ЭТК․
• Внести сведения о вашем приеме на работу (приказ, дата, должность, условия) в информационную систему СФР через отчетность (форма ЕФС-1)․
• Уведомить вас о том, что ваша трудовая книжка создана в электронном виде․

Где и как посмотреть свою электронную трудовую книжку?

У вас есть несколько способов получить выписку или полный доступ к своим данным:

• Через портал Госуслуг (необходима подтвержденная учетная запись)․ Это самый удобный способ․
• В отделении МФЦ («Мои документы») — можно получить официальную бумажную выписку․
• В отделении ПФР / СФР, также выдают официальные выписки․
• У работодателя․ По вашему запросу работодатель обязан предоставить вам выписку из вашей электронной трудовой книжки (форма СТД-Р)․ Эта выписка имеет юридическую силу․

Что, если у меня уже есть бумажная трудовая книжка?

Если вы начали работать до 2021 года и у вас есть заполненный бумажный бланк:

• Вы можете продолжать вести ее в бумажном виде․ Работодатель будет делать в нее записи и заверять их своей печатью․
• Вы можете добровольно перевести свою бумажную книжку в электронный формат․ Для этого нужно написать заявление работодателю о переходе на ЭТК․ Работодатель перенесет все имеющиеся записи в систему СФР․
• При утере бумажной книжки ее можно восстановить только в виде выписки из электронной трудовой книжки (из СФР)․

Важные нюансы и ответы на частые вопросы

Нужно ли хранить заявление?

Да․ Заявление о ведении ЭТК (как от впервые устраивающегося, так и о переводе с бумажного носителя) хранится в вашем личном деле у работодателя или в Книге движения трудовых книжек․

Как предъявлять ЭТК при устройстве на новую работу?

При приеме на новое место работы вы можете:

• Предоставить работодателю выписку из ЭТК (на бумаге, с печатью СФР или работодателя)․
• Предоставить доступ к своей ЭТК через Госуслуги (с цифровой подписью)․
• Сообщить данные своей ЭТК (номер СНИЛС), и новый работодатель самостоятельно получит сведения из СФР․

А что с «старыми» записями?

Все записи о трудовой деятельности, сделанные до 2021 года в бумажных книжках, были переведены в электронный формат и внесены в систему СФР․ Поэтому ваша электронная книжка будет содержать полную историю вашего стажа․

Итак, в 2026 году получить бумажную трудовую книжку впервые невозможно․ Все новые работники автоматически получают электронную трудовую книжку․ Процесс полностью цифровой и проходит через взаимодействие работодателя и Социального фонда России (СФР)․

Главное действие для нового работника: написать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде и передать его работодателю․ После этого все сведения будут формироваться в вашем личном кабинете на Госуслугах или в СФР․

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных документов и практики применения законодательства по состоянию на 2026 год․