Обновлено: 22 мая 2026 года
Важно! С 2021 года всем новым сотрудникам заводится только электронная трудовая книжка (ЭТК).
Бумажные трудовые книжки постепенно выходят из обращения‚ но сохраняют юридическую силу для ранее выданных документов.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки‚ содержащая полную информацию о трудовой деятельности гражданина:
- Сведения о приеме на работу
- Информация о переводах и повышениях
- Данные об увольнениях
- Сведения о наградах и поощрениях
- Общий трудовой стаж
Все данные хранятся в электронном виде на платформе Социального фонда России (СФР) и доступны как работодателям‚ так и самому сотруднику через личный кабинет.
Нормативная база
Переход на электронные трудовые книжки регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
- Постановление Правительства РФ от 25 марта 2020 г. № 342 «Об утверждении Правил формирования‚ ведения и хранения сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
- Приказ Минтруда России от 10 декабря 2020 г. № 713н «Об утверждении форм сведений о трудовой деятельности»
Процедура приема на работу с электронной трудовой книжкой
Подготовка к приему на работу
Перед оформлением нового сотрудника необходимо:
- Уточнить у кандидата‚ ведет ли он бумажную или электронную трудовую книжку
- Получить от сотрудника заявление о переходе на электронную трудовую книжку (если он еще не перешел)
- Собрать стандартный пакет документов:
- Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность
- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования)
- ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика)
- Документы об образовании и квалификации
- СТД-Р или СТД-СФР (сведения о трудовой деятельности) — для сотрудников‚ уже перешедших на ЭТК
Важно! Если сотрудник утверждает‚ что перешел на электронную трудовую книжку‚ обязательно запросите у него СТД-Р или СТД-СФР.
Без этих документов нельзя быть уверенным‚ что у него действительно ведется ЭТК.
Проверка сведений о трудовой деятельности
Перед оформлением необходимо убедиться в наличии электронной трудовой книжки:
- Попросите сотрудника предоставить выписку из электронной трудовой книжки (можно получить через личный кабинет на сайте ПФР: es.pfrf.ru)
- Проверьте‚ есть ли в предоставленных сведениях отметка об отказе от ведения бумажной трудовой книжки
- Если отметки нет‚ значит сотрудник все еще ведет бумажную трудовую книжку
Оформление приема на работу
Процедура оформления включает:
- Издание приказа о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а)
- Ознакомление сотрудника с приказом под подпись
- Внесение сведений о приеме на работу в СФР в течение 3 рабочих дней
Важно! Даже если сотрудник просит завести бумажную трудовую книжку‚ заводить ее не нужно.
Ведение бумажных трудовых книжек для новых сотрудников с 2021 года не предусмотрено законодательством.
Внесение данных в электронную трудовую книжку
Работодатель обязан:
- В течение 3 рабочих дней после издания приказа отправить сведения о приеме на работу в СФР
- Указать:
- Дата приема
- Должность
- Условия труда
- Размер заработной платы
- Если у сотрудника уже есть записи в бумажной трудовой книжке до 2020 года‚ их также необходимо перенести в ЭТК
Особые случаи
Прием студента или специалиста без опыта работы
Если сотрудник впервые устраивается на работу и у него нет трудового стажа:
- Бумажную трудовую книжку заводить не нужно
- Достаточно внести сведения о приеме на работу в ЭТК
- При первом приеме на работу сотрудник автоматически получает ЭТК
Сотрудники‚ перешедшие с предыдущего места работы
Если сотрудник уже работал и перешел к вам с предыдущего места:
- Запросите у него СТД-Р или СТД-СФР с предыдущего места работы
- Проверьте наличие всех записей о предыдущей трудовой деятельности
- При необходимости запросите дополнительные документы‚ подтверждающие стаж
Сотрудники‚ не перешедшие на ЭТК
Если сотрудник не перешел на электронную трудовую книжку у предыдущего работодателя:
- Вам необходимо внести запись в его бумажную трудовую книжку
- Одновременно получите от него заявление о переходе на ЭТК
- Начните формировать его электронную трудовую книжку с текущего места работы
Как подтвердить стаж сотрудника с ЭТК?
Для подтверждения трудового стажа сотрудника:
- Попросите выписку из электронной трудовой книжки (через личный кабинет на сайте ПФР)
- Обратитесь напрямую в СФР с запросом на предоставление сведений о трудовой деятельности
- Используйте данные из трудового договора и приказа о приеме на работу
Важно! Закон не предусматривает возможность выдачи сотруднику бумажной трудовой книжки для дополнения ЭТК.
Все изменения вносятся только в электронном виде через СФР.
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность за:
- Своевременное внесение сведений о трудовой деятельности в ЭТК
- Сохранность и достоверность предоставляемой информации
- Соблюдение сроков подачи сведений в СФР (в течение 3 рабочих дней)
- Информирование сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки
За нарушение этих требований предусмотрены штрафные санкции в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.
Как получить доступ к электронной трудовой книжке?
Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК следующими способами:
- Через личный кабинет на сайте ПФР: es.pfrf.ru
- Через портал Госуслуг: www.gosuslugi.ru
- Через мобильное приложение «Мой налог» или «ПФР»
- Через работодателя: запросить выписку через бухгалтерию
Часто задаваемые вопросы
Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку?
Нет. Сотрудник может вести либо бумажную‚ либо электронную трудовую книжку.
Совмещение законодательством не предусмотрено.
Что делать‚ если сотрудник отказывается переходить на ЭТК?
Если сотрудник отказывается от перехода на электронную трудовую книжку:
- Продолжайте вести его бумажную трудовую книжку
- Вносите все записи в бумажный документ
- Не требуйте от него заявление о переходе на ЭТК
Как быть‚ если у сотрудника нет СНИЛС?
Если у сотрудника нет СНИЛС‚ необходимо:
- Оформить его получение в территориальном органе ПФР
- После получения СНИЛС внести его в систему
- Временно использовать бумажную трудовую книжку до оформления СНИЛС
Можно ли распечатать электронную трудовую книжку?
Нет. Закон не предусматривает возможность распечатывания ЭТК.
Все сведения хранятся и предоставляются только в электронном виде.
Переход на электронные трудовые книжки — это важный этап цифровизации трудовых отношений в России;
Для работодателей это означает:
- Своевременное и корректное внесение сведений в СФР
- Отказ от ведения бумажных трудовых книжек для новых сотрудников
- Повышенное внимание к проверке документов при приеме на работу
- Использование современных цифровых инструментов для работы с трудовыми книжками
Для сотрудников электронная трудовая книжка предоставляет:
- Удобный доступ к своей трудовой истории в любое время
- Возможность оперативного получения выписок
- Защиту от потери или порчи бумажного документа
- Автоматическое обновление информации при смене места работы
Соблюдение всех требований законодательства при работе с электронными трудовыми книжками позволит избежать проблем
как для работодателей‚ так и для сотрудников‚ и обеспечит прозрачность и доступность трудовых отношений.
Рекомендация: Для упрощения процесса оформления приема на работу с ЭТК‚
используйте специализированное программное обеспечение для бухгалтерии и кадрового учета‚
которое автоматически формирует и отправляет сведения в СФР.