В России с 1 января 2026 года завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это значит, что при первом трудоустройстве работник получает только электронную трудовую книжку, а бумажную книгу больше не оформляют․ Ниже разберём, как это работает, какие документы нужны, какие сведения вносятся и как можно получить выписку․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

• ЭТК – цифровой аналог бумажной трудовой книжки, ведётся в системе «Справочник кадровика» (СФР) и доступна через Госуслуги․
• В ней содержатся все сведения, которые обычно фиксируются в бумажной книге: дата приема, увольнения, перевода, место работы, должность, профессия, квалификация, структурное подразделение, вид поручаемой работы и основания кадрового мероприятия․
• При первом трудоустройстве работодатель автоматически подаёт форму ЕФС‑1 в Пенсионный фонд, после чего создаётся электронная запись․

Когда и как оформляется ЭТК

При первом трудоустройстве (после 31 декабря 2020 г․)

Согласно новому порядку, если работник впервые получает трудоустройство, бумажную трудовую книжку не выдают․ Работодатель:

1. Подготавливает и подписывает трудовой договор․
2. Собирает обязательный пакет документов (см․ пункт 3)․
3. Подает в Пенсионный фонд форму ЕФС‑1 (подраздел 1․1) через систему СФР․
4. После одобрения Фонда автоматически создаётся электронная трудовая книжка, которую работник может увидеть в личном кабинете «Госуслуги»․

При последующем трудоустройстве

Если работник уже имеет ЭТК, при новом трудоустройстве работодатель просто добавляет новую запись о приёме в существующую электронную книгу․ При этом бумажную книгу можно выдать только в случае, если работодатель по каким‑либо причинам (например, в филиале, где ещё не реализована ЭТК) решит оформить её вручную․

Обязательный пакет документов при приёме на работу (статья 65 ТК РФ)

• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность)․
• Трудовая книжка или справка СТД‑Р/СТД‑СФР (если работник уже имеет ЭТК)․
• СНИЛС․
• Оригиналы дипломов и аттестатов (если применимо)․
• Военный билет или удостоверение призывника (для военнообязанных)․
• Свидетельство о страховом пенсионном свидетельстве (если работник впервые получает трудоустройство)․

Важно: при первом трудоустройстве работник не обязан самостоятельно подавать документы о создании ЭТК – это делает работодатель․ Работник лишь подтверждает наличие всех необходимых данных в системе «Госуслуги»․

Как проверить наличие ЭТК у кандидата

При заключении трудового договора работодатель может запросить у кандидата:

• Оригинал трудовой книжки (если есть бумажная)․
• Сведения о трудовой деятельности (если работник уже имеет ЭТК)․

Если у кандидата есть только электронная запись, он может показать её в личном кабинете «Госуслуги» или предоставить скриншот выписки․

Как получить выписку из ЭТК

Для получения официальной выписки работник может:

1. Войти в личный кабинет «Госуслуги»․
2. Перейти в раздел «Трудовая книжка»․
3. Выбрать пункт «Получить выписку» и оформить запрос․
4. Получить электронный документ в формате PDF, который можно распечатать․

Выписка содержит все записи о приёме, переводах, увольнениях и т․д․, а также дату создания записи․

Что делать, если работодатель не оформил ЭТК

Если работодатель по каким‑либо причинам не подал форму ЕФС‑1, работник может самостоятельно обратиться в Пенсионный фонд с заявлением о создании ЭТК․ Однако в большинстве случаев это делает работодатель автоматически․

Переход на бумажную трудовую книжку (если нужно)

В случае, если работник переходит на бумажную трудовую книжку (например, при увольнении и последующем трудоустройстве в организации, где ещё не реализована ЭТК), ему необходимо:

1. Получить справку по форме СТД‑Р от работодателя․
2. Покрыть все сведения, которые в ЭТК, в бумажной книге (дата приёма, увольнения, перевод и т․д․)․
3. Подписать закрывающую запись, если это требуется по закону․

• С 1 января 2026 года при первом трудоустройстве выдается только электронная трудовая книжка․
• Бумажную книгу можно получить только в исключительных случаях (например, при переходе на бумажный формат в организации без ЭТК)․
• Работодатель обязан подавать форму ЕФС‑1 в Пенсионный фонд, после чего работник получает доступ к ЭТК через «Госуслуги»․
• При заключении трудового договора работодатель может запросить у кандидата либо бумажную книгу, либо сведения о трудовой деятельности в электронном виде․
• Для получения выписки из ЭТК достаточно оформить запрос в «Госуслугах»․

Таким образом, в 2026 году трудовые отношения в России полностью цифровизировались: электронная трудовая книжка стала единственным официальным документом, подтверждающим трудовой стаж и историю работы․