Кратко о главном: с 1 января 2021 года при первом трудоустройстве сотрудника бумажную трудовую книжку оформлять не требуется – вместо неё используется электронная трудовая книжка (ЭТК); Однако в ряде ситуаций (наличие бумажной книжки, отказ от ЭТК, совместительство и др.) работодатель обязан принять и оформить бумажный документ.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) ст. 65 и п. 8 ст. 2 Федерального закона от  № 439‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России от  № 394н «Об утверждении порядка ведения и хранения электронных трудовых книжек».
• Постановления и разъяснения Росстата о подтверждении трудового стажа без бумажной книжки (2025‑2026 гг.)

Эти нормативные акты делают электронную трудовую книжку юридически равнозначной бумажному варианту и определяют порядок её ввода, хранения и передачи.

Какие документы обязаны предоставить соискатель?

При приёме на работу работодатель требует следующий пакет документов:

1. Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
2. СНИЛС;
3. Документы воинского учёта (для мужчин призывного возраста);
4. Документы об образовании;
5. Трудовую книжку только в случае её наличия (см. ниже, когда она обязательна).

Когда бумажную трудовую книжку брать обязательно?

Наличие уже существующей книжки

Если у соискателя уже есть бумажная трудовая книжка, работодатель обязан её принять, внести запись о приёме на работу и вести её дальше в соответствии с правилами ТК РФ.

Отказ от перехода на ЭТК

Сотрудник, который в прошлом году отказался от перехода на электронную трудовую книжку, может вновь отказаться и потребовать вести бумажный документ. В этом случае работодатель фиксирует отказ и продолжает вести бумажную книжку.

Совместительство и вахтовый метод

Для работников, поступающих на работу на условиях совместительства (п. 65 ТК РФ) или вахтовым методом, бумажная трудовая книжка может потребоваться, если они не согласны на электронный вариант.

Случаи, когда законодательство явно требует бумажный вариант

• Трудовой договор заключается впервые и сотрудник отказывается от ЭТК;
• Работник имеет ограничения по использованию электронных средств (например, возрастные ограничения, отсутствие доступа к интернету).

Когда бумажную книжку можно не брать?

• Сотрудник впервые поступает на работу после 1 января 2021 года и согласен вести ЭТК – в этом случае бумажную книжку оформлять не требуется (п. 8 ст. 2 закона № 439‑ФЗ).
• При переходе с бумажной на электронную книжку работник заполняет в бумажной книжке запись о переходе, после чего дальнейшее ведение происходит в электронном виде.
• Если у соискателя нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки (например, выпускник без опыта), достаточно предоставить СНИЛС – трудовой стаж будет учитываться в системе ПФР.

Как происходит переход от бумажной к электронной трудовой книжке?

1. Работник подаёт заявление «О переходе на электронную трудовую книжку» (форма СТД‑Р или СТД‑СФР).
2. Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит в бумажную книжку запись о переходе и передаёт данные в информационную систему ПФР.
3. После подтверждения в системе ПФР работнику выдается электронный документ (в виде QR‑кода или в личном кабинете «Госуслуги»).
4. Бумажная книжка при этом сохраняется в архиве организации, но дальнейшее ведение осуществляется в электронном виде.

Обязанности работодателя

• Принять бумажную трудовую книжку, если она у соискателя есть, и оформить запись о приёме на работу.
• Если сотрудник согласен на ЭТК, оформить заявление о переходе и передать сведения в ПФР.
• Хранить бумажные трудовые книжки в надёжном месте (не менее 5 лет после прекращения трудовых отношений) согласно п. 65 ТК РФ.
• Обеспечить работнику возможность ознакомиться с записью в ЭТК (через портал «Госуслуги» или мобильное приложение).

Практические рекомендации для соискателя

1. Узнайте, есть ли у вас бумажная трудовая книжка. Если она есть, подготовьте её к передаче.
2. Если вы впервые устраиваетесь на работу, рассмотрите возможность перехода сразу на электронный вариант – это экономит время и упрощает процесс.
3. В случае отказа от ЭТК подготовьте заявление о сохранении бумажного формата и обсудите его с работодателем.
4. Сохраняйте копии всех записей (фото или скан) – это поможет в случае потери оригинала.

Итак, при приёме на работу бумажную трудовую книжку нужно брать только в определённых случаях:

• Если у соискателя уже есть бумажный документ;
• Если он отказывается от электронного формата;
• При совместительстве или вахтовой работе, когда законодательство допускает использование бумажного варианта.

Для большинства новых сотрудников, впервые выходящих на рынок труда после 2021 года, достаточно оформить электронную трудовую книжку. Это упрощает процесс трудоустройства, ускоряет передачу данных в Пенсионный фонд и соответствует современным требованиям законодательства.

Полезные ссылки

• Министерство труда РФ – нормативные акты
• Пенсионный фонд России – электронные трудовые книжки
• Госуслуги – личный кабинет для ЭТК

Помните: правильное оформление трудовой книжки (в любой форме) – залог надёжного подтверждения вашего трудового стажа и будущих пенсионных прав.