С 2021 года в Российской Федерации переход на электронный формат трудовой книжки стал обязательным для всех новых трудовых отношений. Это означает, что при первом заключении трудового договора работодатель обязан оформить трудовую книжку исключительно в электронном виде, а бумажный вариант выдаётся только по заявлению сотрудника.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе ПФР (Пенсионный фонд Российской Федерации). В ней фиксируются все сведения о трудовой деятельности: приёмы, переводы, увольнения, периоды работы, а также сведения о наградах и поощрениях.

Правовые основания

• Федеральный закон от № 27‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции, действующей с );
• Постановление Правительства РФ от № 1845 «О порядке ведения электронных трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её заполнения».

Процедура оформления ЭТК при первом трудоустройстве

1. Получение согласия сотрудника. При приёме на работу работник подписывает заявление о согласии на ведение трудовой книжки в электронном виде (форма утверждена Приказом Минтруда № 585н).
2. Регистрация в личном кабинете на портале «Госуслуги» или через личный кабинет работодателя в системе ПФР. Сотрудник указывает свои паспортные данные, СНИЛС и контактную информацию.
3. Формирование первой записи. Работодатель вносит в ЭТК сведения о приёме на работу: дата, должность, подразделение, номер и дата трудового договора.
4. Подтверждение записи. После внесения данных система генерирует уникальный номер записи и отправляет уведомление сотруднику и работодателю о successful сохранении.
5. Выдача выписки (по запросу). Если сотрудник нуждается в бумажном подтверждении, он может запросить выписку из ЭТК через личный кабинет на «Госуслугах» или в отделении ПФР.

Преимущества электронной формы

• Сокращение времени на оформление. Внесение записи занимает считанные минуты, тогда как заполнение бумажной книжки требует ручного ввода и подписи.
• Минимизация ошибок. Автоматические проверки формата дат, СНИЛС и других полей снижают риск неточностей.
• Доступность данных. Сотрудник может в любой момент посмотреть свою трудовую историю через личный кабинет, не обращаясь в отдел кадров.
• Сохранность. Электронные записи не подвержены физическому износу, perte или повреждению.
• Упрощение взаимодействия с ПФР. При назначении пенсии или пособий данные автоматически передаются в фонд, ускоряя процесс начисления.

Возможные сложности и способы их преодоления

Отсутствие доступа к интернету у сотрудника

Решение: работодатель может предоставить доступ к корпоративному порталу или организовать пункт выдачи выписок в офисе.

Ошибки при вводе данных (например, опечатка в СНИЛС)

Решение: использовать built‑in валидацию системы ПФР и дважды проверять введённые данные перед подтверждением записи.

Нежелание сотрудника переходить на электронный формат

Решение: провести разъяснительную беседу о преимуществах ЭТК и о праве получить бумажную выписку по первому требованию.

Рекомендации для работодателей

• Обеспечить обучение кадрового персонала работе с системой ПФР и порталом «Госуслуги».
• Внедрить внутренний регламент оформления ЭТК, включающий сроки внесения записей и ответственных лиц.
• Хранить подтверждающие документы (заявления о согласии, копии трудового договора) в электронном архиве не менее 50 лет.
• Регулярно проводить аудит записей ЭТК на предмет completeness и корректности;

Рекомендации для сотрудников

• При приёме на работу внимательно заполнять заявление о согласии на ведение ЭТК и сохранять копию.
• Регулярно проверять свою трудовую историю в личном кабинете на «Госуслугах» – это позволит вовремя обнаружить возможные неточности.
• При необходимости получить бумажную выписку оформлять запрос через личный кабинет или обращаться в ближайшее отделение ПФР.
• Сохранять свои логин и пароль от личного кабинета в безопасном месте, чтобы избежать несанкционированного доступа.

Переход на электронные трудовые книжки при первом трудоустройстве – это важный шаг к цифровизации трудовых отношений в России. Он упрощает процесс оформления, повышает точность данных и обеспечивает удобный доступ к информации как для работников, так и для работодателей. Соблюдение установленных процедур и рекомендаций позволит избежать распространённых ошибок и полностью воспользоваться преимуществами нового формата.