С переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК) многие вопросы, связанные с оформлением кадровых событий, стали проще и прозрачнее. Но что делать, если вы были уволены и хотите получить новый электронный документ? Ниже разберём все нюансы, требования и порядок действий.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в базе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступен работнику в личном кабинете. В ней фиксируются:
- дата приёма на работу и основания
- должность, квалификация, зарплата
- даты и основания увольнения, перевода, перехода на другую организацию
- другие кадровые события
Преимущества ЭТК:
- отсутствие риска потери или порчи документа
- снижение затрат на хранение и выдачу бумажных экземпляров
- быстрый доступ к данным при оформлении пенсии и других социальных выплат
- полностью заменяет бумажную трудовую книжку с 2025 года
Кто обязан выдавать ЭТК?
Обязанность по выдаче и ведению ЭТК возлагается на работодателя. Согласно п. 7.1 Инструкции 58 «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»:
- при приёме работника в компанию он должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек
- в отделе кадров (или другом подразделении, осуществляющем оформление приёма и увольнения) ведётся учёт
При увольнении работника с ЭТК работодатель обязан выдать сведения по форме СТД‑Р (Справка о трудовой деятельности) и оформить данные в системе ПФР.
Что делать, если вы были уволены?
Получить копию существующей ЭТК
Если вы уже имели электронную трудовую книжку, она остаётся в системе ПФР. При увольнении работодатель обязан предоставить вам копию данных в форме СТД‑Р. Это документ, подтверждающий ваш трудовой стаж и основания увольнения.
Как получить копию:
- Обратитесь к отделу кадров вашего бывшего работодателя с письменным заявлением.
- Укажите, что вам нужна копия ЭТК в формате PDF (или другой удобный формат).
- Работодатель выдает вам СТД‑Р и, при необходимости, электронный сертификат.
Оформить новую ЭТК при новом приёме
Если вы нашли новую работу, ваш новый работодатель создаст новую электронную трудовую книжку для вас. Это отдельный документ, который начинается с даты приёма в новую организацию.
Порядок действий:
- При приёме в новую компанию вам выдадут заявление на оформление ЭТК.
- Вы подпишете заявление и предоставите необходимые документы (паспорт, СНИЛС, справку о предыдущем месте работы).
- Работодатель заполнит форму ЕФС‑1 (Единый формат сведений о трудовой деятельности) и передаст данные в ПФР.
- После регистрации в системе ПФР вы сможете увидеть свой новый ЭТК в личном кабинете.
Перевести бумажную трудовую книжку в электронный формат
Если у вас остался бумажный экземпляр, вы можете запросить его конвертацию в электронный формат. Работодатель обязан:
- выдать вам бумажный экземпляр, если вы его попросили.
- передать данные о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде.
После этого вы сможете получить электронный документ, но он будет отдельным от новой ЭТК, созданной при новом приёме.
Можно ли «завести» новую ЭТК, если вы ранее не имели её?
Да. Если вы никогда не пользовались электронным документом, то при первом приёме в любой компании вы получите новую ЭТК. Работодатель обязан:
- выдать вам заявление о приёме в ЭТК.
- заполнить форму ЕФС‑1 и передать данные в ПФР.
- передать вам доступ к личному кабинету ПФР.
Таким образом, даже если вы были уволены ранее, вы можете получить новую электронную трудовую книжку при новом приёме.
Ключевые юридические требования
- ПФР хранит данные о трудовой деятельности в электронном виде с 2025 года.
- Работодатель обязан в день увольнения выдать работнику сведения по форме СТД‑Р.
- При приёме в новую организацию работодатель обязан оформить ЭТК в течение 5 рабочих дней.
- Работник имеет право в любое время просмотреть данные о своей трудовой деятельности в личном кабинете ПФР.
Что делать, если работодатель отказывается предоставить ЭТК?
Если работодатель отказывается выдать вам копию ЭТК или сведения о трудовой деятельности, вы можете обратиться в:
- ПФР – запросить копию данных о трудовой деятельности.
- Трудовой инспекции – подать жалобу на нарушение трудовых прав.
- Юридическую консультацию – получить помощь в защите своих прав.
Итак, можно ли завести новую электронную трудовую книжку после увольнения? Да, можно. При новом приёме в другую компанию работодатель создаст новую ЭТК, а при увольнении он обязан предоставить вам копию данных в форме СТД‑Р. Если у вас остался бумажный экземпляр, вы можете запросить его конвертацию в электронный формат. Главное – знать свои права и порядок действий, чтобы не потерять важные сведения о трудовой деятельности.
Если вы хотите убедиться, что ваши данные корректно задокументированы, регулярно проверяйте свой личный кабинет в ПФР и сохраняйте копии всех кадровых документов.