Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный способ ведения трудовых отношений, который заменил традиционную бумажную форму․ С 2020 года все работодатели обязаны перейти на электронный формат, если сотрудник не отказался от бумажного варианта․ В этой статье подробно рассмотрим, как правильно оформить и заполнить электронную трудовую книжку, какие документы нужны и где их можно получить․

Правовая основа

Для понимания процесса заполнения ЭТК важно знать основные нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 66 и 66․1 – порядок ведения электронных трудовых книжек․
• Постановление Правления ПФР от № 245‑п – образцы форм и требований․
• Приказ Минтруда России от № 320н – правила оформления ЭТК․

Эти документы регламентируют:

• подачу заявления о переходе на ЭТК;
• формат и содержание записи в книжке;
• переходные процедуры при смене работы или увольнении․

Ключевые положения ст․ 66․1 ТК РФ

Работник может требовать ведения своей трудовой деятельности в электронном виде․ Для этого он подаёт заявление о переходе на электронную форму и получает подтверждение от работодателя․

Приказ о введении ЭТК

Обязательный документ, который официально фиксирует переход компании на электронный формат․ В нём указываются:

1. дату начала действия ЭТК;
2. список работников, которым предоставлена электронная книжка;
3. контактные данные ответственного за кадровый отдел․

Как оформить заявление о переходе на ЭТК

Заявление о переходе на электронную форму – первый шаг к получению ЭТК․ Ниже приведён образец заявления, который можно использовать в 2025‑2026 гг․

Образец заявления

В _______________________ (наименование организации)
от _______________________ (ФИО работника, должность)

Заявление
о переходе на электронное ведение трудовой книжки
Я, _______________________ (ФИО), прошу оформить мою трудовую книжку в электронном виде
согласно ст․ 66․1 ТК РФ и приказах Минтруда и ПФР․ Прошу внести информацию о
моей трудовой деятельности в электронный документ и предоставить доступ к
некоторым сведениям через личный кабинет на портале Госуслуги или
системе СФР․

Подпись: _______________________

После подачи заявления работодатель обязан выдать сотруднику подтверждение
о переходе на ЭТК и предоставить доступ к электронному документу․

Приказ о введении ЭТК (образец)

ПРИКАЗ № ___
от «__» __________ 2025 г․

О ВЕДЕНИИ ЭЛЕКТРОННОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

В связи с требованиями ст․ 66․1 ТК РФ и Постановлением Правления ПФР от № 245‑п
приказываю:

С «__» __________ 2025 г․ вести трудовые книжки всех сотрудников в электронном виде․
Обеспечить доступ к электронным документам через личный кабинет на портале
 Госуслуги и систему СФР․
Утвердить образцы заполнения электронной трудовой книжки, прилагаемые к
 настоящему приказу․
Подпись руководителя: _______________________

Как заполнить электронную трудовую книжку

Электронная трудовая книжка имеет структуру, аналогичную бумажному варианту, но
в ней используется цифровой формат․ Ниже описаны основные разделы и примеры
заполнения․

ьный лист

Раздел 1․ Общие сведения

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Паспортные данные;
• Сведения о месте жительства․

Сведения о месте работы

Раздел 2․ Сведения о работе

• Наименование организации;
• ОГРН/ИНН;
• Дата начала работы;
• Должность;
• Подразделение/отдел․

История занятости

Раздел 3․ История занятости

Сведения о квалификации и поощрениях

Раздел 4․ Квалификации, повышения квалификации, поощрения

• Дата присвоения квалификации – инженер 1‑й категории, ;
• Награды – Почётный знак «Лучший сотрудник», ;
• Повышения квалификации – Курс «Новые технологии в ИТ», ․

Сведения о отпуске и больничных

Эти данные заполняются автоматически из системы СФР, но могут быть
добавлены вручную, если требуется уточнение․

Подпись работника и работодателя

После заполнения всех разделов в электронном документе ставятся подписи
обеих сторон․ В электронном виде подпись может быть реализована через
криптографический сертификат или через сервис «Электронная подпись» на
портале Госуслуги․

Где посмотреть сведения из электронной трудовой книжки

Получить доступ к своей ЭТК можно несколькими способами:

1. Личный кабинет на портале «Госуслуги» – после авторизации в разделе
   «Трудовая деятельность» отображаются все записи․
2. Система СФР – через личный кабинет работодателя можно экспортировать
   выписку из ЭТК․
3. МФЦ – при личном визите можно запросить выписку в печатном виде․
4. Электронная почта – некоторые организации отправляют выписку на
   корпоративный ящик․

Для получения выписки необходимо указать ФИО, номер страхового свидетельства
ИНН и period (период) отчёта․

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжки?
  Да, если работник не отказывается от бумажного варианта․ В этом случае
  обе формы ведутся параллельно․
• Нужно ли оформлять отдельный документ при смене работодателя?
  При переходе на новую работу в ЭТК вносится запись о расторжении
  трудового договора с предыдущим работодателем и заключении нового․
• Как подтвердить наличие ЭТК у работника?
  Работодатель может предоставить выписку из СФР или ссылку на личный
  кабинет в «Госуслуги»․
• Что делать, если в ЭТК допущена ошибка?
  Ошибку можно исправить через заявление в кадровый отдел,
  после чего будет внесена корректировка и обновлена электронная запись․

Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации
кадрового учёта, который упрощает работу как работодателям, так и сотрудникам․
Правильное заполнение ЭТК, соблюдение требований законодательства и
использование официальных образцов заявлений и приказов позволяют избежать
ошибок и обеспечить прозрачность трудовой деятельности․

Если у вас возникнут вопросы по оформлению электронной трудовой книжки,
обратитесь в кадровый отдел или в консультанта по трудовому праву․

Источники: информация из открытых интернет‑ресурсов, официальные
документы Минтруда РФ, ПФР, Приказ № 320н от , Постановление Правления
ПФР от № 245‑п․