С 2021 года в России начался переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК)․ К 2026 году этот процесс стал массовым, и каждый работодатель обязан знать, как правильно оформить нового сотрудника — с бумажной или электронной трудовой книжкой․ В этой статье мы подробно разберём все аспекты: от законодательных основ до пошаговой инструкции по оформлению, чтобы вы избежали ошибок и штрафов․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения и другие важные данные․ Ведётся она в электронном виде через портал Госуслуги и доступна работнику и работодателю через личные кабинеты․

Основные преимущества ЭТК:

• Нет риска потери, порчи или утери документа;
• Доступ к данным — круглосуточно и из любой точки мира;
• Автоматическая передача данных в Пенсионный фонд РФ;
• Снижение административной нагрузки на кадровую службу;
• Снижение рисков ошибок при внесении записей․

Законодательная база

Правила ведения электронной трудовой книжки регулируются:

• Трудовым кодексом РФ (ст․ 66․1, 66․2, 66․3);
• Постановлением Правительства РФ № 1170 от (о порядке ведения ЭТК);
• Приказом Минтруда № 595н от (о форме СЗВ-ТД);
• Федеральным законом № 439-ФЗ от (внедрение ЭТК)․

Согласно закону, работник имеет право выбрать: оставить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную․ Работодатель не вправе навязывать форму ведения․

Как оформить нового сотрудника в 2026 году: пошаговая инструкция

Шаг 1: Определите, какую трудовую книжку предоставил сотрудник

При приёме на работу новый сотрудник должен предоставить:

• Бумажную трудовую книжку — если он не подавал заявление о переходе на ЭТК;
• Заявление о переходе на ЭТК — если он хочет отказаться от бумажной книжки;
• СНИЛС — обязательно для идентификации в системе ПФР;
• Паспорт — для подтверждения личности․

Важно! Если сотрудник впервые устраивается на работу и не имеет бумажной трудовой книжки — ему оформляется только электронная трудовая книжка․ Бумажная в этом случае не выдаётся․

Шаг 2: Получите заявление о выборе формы трудовой книжки

Если сотрудник имеет бумажную трудовую книжку, но хочет перейти на ЭТК, он должен подать заявление в произвольной форме (или по утверждённому образцу работодателя)․ Пример заявления:

Заявление

Я, [ФИО полностью], паспорт: серия ____ № ______, выдан __________,

зарегистрирован по адресу: _____________________________,

прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид в соответствии с ч․ 3 ст․ 66․1 ТК РФ․
Заявление подаётся до или в день приёма на работу․ После получения заявления работодатель обязан в течение не позднее 15 календарных дней передать сведения в ПФР через форму СЗВ-ТД․
Шаг 3: Заполните форму СЗВ-ТД
Форма СЗВ-ТД, это электронный документ, который передаётся в Пенсионный фонд РФ․ В ней указываются:

ФИО работника;
Дата рождения;
СНИЛС;
Дата приёма на работу;
Должность;
Выбранная форма трудовой книжки (бумажная / электронная)․

Важно: СЗВ-ТД подаётся в день приёма на работу или не позднее следующего рабочего дня․ Отправка осуществляется через Кабинет страхователя на сайте ПФР или через специализированные программы (например, 1С, Контур․Экстерн, СБИС)․
Шаг 4: Оформите трудовой договор и приказ о приёме
Электронная трудовая книжка не меняет стандартный порядок оформления нового сотрудника․ Обязательно:

Подписать трудовой договор (в 2 экземплярах);
Издать приказ о приёме на работу (форма Т-1 или Т-1а);
Ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами (ПВТР, положения об оплате труда и т․д․) — под роспись․

Шаг 5: Внесите запись в трудовую книжку (если есть бумажная)
Если сотрудник предоставил бумажную трудовую книжку — в неё вносится запись о приёме на работу․ Запись должна содержать:

Дата приёма;
Наименование организации;
Должность;
Основание (например, «в соответствии с трудовым договором № ___ от ___»);
Подпись ответственного лица и печать организации (если есть)․

Важно! Если сотрудник подал заявление на ЭТК — в бумажную книжку вносится запись: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде в соответствии с заявлением работника от ___»․ После этого бумажная книжка возвращается работнику, а в дальнейшем в неё больше не вносятся записи․
Шаг 6: Зарегистрируйте трудовую книжку в журнале учёта
Даже при наличии ЭТК работодатель обязан вести Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма № Т-2)․ В него вносятся:

ФИО работника;
Дата приёма;
Номер трудовой книжки (если есть);
Дата выдачи книжки;
Подпись работника при получении․

Журнал ведётся в бумажном или электронном виде, но должен быть доступен для проверки инспекцией труда․
Что делать, если сотрудник не имеет трудовой книжки?
Если человек впервые устраивается на работу — бумажная трудовая книжка не оформляется․ В этом случае:

Работодатель заполняет заявление о приёме на работу;
Сотрудник предоставляет СНИЛС и паспорт;
Работодатель подаёт СЗВ-ТД с указанием: «Электронная трудовая книжка»;
ПФР автоматически создаёт ЭТК на основе СНИЛС;
Сотрудник может посмотреть свою ЭТК на портале Госуслуги․

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Работник может предоставить работодателю:

Выписку из ЭТК с портала Госуслуг (распечатанную или в электронном виде);
Ссылку на личный кабинет на Госуслугах с доступом к данным;
Сведения, полученные через сервис «Личный кабинет гражданина» на сайте ПФР․

Работодатель может проверить наличие ЭТК через Кабинет страхователя ПФР, в разделе «Сведения о трудовой деятельности» по СНИЛС работника․
Частые ошибки работодателей и как их избежать

Не получили заявление о переходе на ЭТК, если сотрудник хочет перейти, но не подал заявление, вы обязаны вести бумажную книжку․ Без заявления — переход невозможен․
Не подали СЗВ-ТД в срок — штраф до 50 000 рублей за нарушение сроков подачи․
Внесли запись в бумажную книжку после перехода на ЭТК — это нарушение․ После перехода бумажная книжка становится архивным документом․
Не ведут журнал учёта — даже при наличии ЭТК журнал обязателен;
Навязывают ЭТК — работник имеет право выбрать форму․ Принуждение, нарушение ТК РФ․

Электронная трудовая книжка, это не замена бумажной, а дополнительный, удобный и безопасный формат․ Главное правило: работник выбирает сам․ Ваша задача — обеспечить соблюдение его выбора и вовремя передать данные в ПФР․
Ключевые действия работодателя:

Получите документы (паспорт, СНИЛС, трудовую книжку или заявление);
Оформите трудовой договор и приказ;
Подайте СЗВ-ТД в день приёма или на следующий день;
Внесите запись в бумажную книжку (если есть) — только один раз;
Зарегистрируйте книжку в журнале учёта;
Храните бумажную книжку до увольнения (если она есть)․

Электронная трудовая книжка, это не просто нововведение, а шаг к цифровой трансформации кадрового учёта․ Правильно организованный процесс экономит время, снижает риски и повышает доверие сотрудников к компании․
Если у вас остались вопросы — обратитесь к специалисту по кадрам или в Пенсионный фонд РФ․ Лучше перепроверить один раз, чем получить штраф за ошибку, которую можно было избежать․
Помните: ваша задача — не просто оформить сотрудника, а сделать это правильно, законно и с уважением к его правам․