В 2026 году правила оформления трудовой книжки для новых сотрудников полностью изменились.
Начиная с 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка (БТК) не выдаётся работнику, который впервые устраивается на официальную работу. Вместо неё создаётся электронная трудовая книжка (ЭТК), которую ведёт работодатель в электронном виде и отчитывает в Федеральный фонд социального страхования (ФФСС) через форму ЕФС‑1.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в системе ФФСС. В ней фиксируются все сведения о трудовом стаже, начислениях, отчислениях и других событиях, связанных с трудовой деятельностью сотрудника. Работник может получить выписку из ЭТК через портал Госуслуги или в МФЦ.
Кому нужна ЭТК?
- Новые сотрудники, которые впервые устраиваются на официальную работу после 31 декабря 2020 года.
- Сотрудники, которые уже имели трудовой стаж, но у которых была потеря бумажной трудовой книжки – в этом случае создаётся новая ЭТК с указанием факта утери.
- Индивидуальные предприниматели, которые открывают предприятие и нанимают сотрудников.
Порядок оформления ЭТК при первом трудоустройстве
- Приём на работу – работодатель оформляет договор о найме и фиксирует дату начала работы.
- Подготовка заявления – сотрудник (или работодатель) подготавливает заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. В заявлении указывается, что работник впервые устраивается на работу, дата и подпись.
- Форма ЕФС‑1 – работодатель заполняет форму ЕФС‑1 (отчёт о приёме на работу) и отправляет её в ФФСС. В разделе 1.1 указывается, что работник впервые получает трудовую книжку.
- Выбор способа ведения – работодатель сообщает работнику о выборе электронного способа ведения. В заявлении указывается, что работник согласен с использованием ЭТК.
- Создание ЭТК – ФФСС создаёт электронную трудовую книжку, присваивает ей уникальный номер и передаёт данные работодателю.
- Проверка и подтверждение – работник получает доступ к ЭТК через портал Госуслуги и подтверждает корректность данных.
Ключевые сроки
- Форму ЕФС‑1 необходимо отправить в ФФСС не позднее 25 дня месяца, следующего за месяцем приёма на работу.
- Согласование способа ведения трудовой книжки должно быть оформлено в течение недели со дня приёма на работу.
Как получить выписку из ЭТК
- Перейдите на портал Госуслуги.
- Выберите раздел «Трудовая книжка» и запросите выписку.
- Подтвердите данные и получите PDF‑файл выписки.
Как оформить дубликат трудовой книжки
Если ЭТК потеряна, повреждена или работник переезжает в другой регион, дубликат оформляется по той же форме ЕФС‑1, но с указанием причины (потеря, повреждение, переезд). ФФСС выдаст новую ЭТК с тем же номером, но с отметкой о дублировании.
Особые случаи
Работник уже имел трудовой стаж
Если сотрудник уже работал ранее, но у него была потеря бумажной трудовой книжки, то при новом приёме оформляется новая ЭТК с указанием факта утери. В ЭТК сохраняется история предыдущего стажа, если она была сохранена в системе ФФСС.
Индивидуальный предприниматель
ИП, открывающий предприятие и нанимающий сотрудников, обязан вести ЭТК для каждого работника. При регистрации ИП в ФФСС необходимо предоставить сведения о планируемом персонале и их должностях.
Где можно получить необходимые формы и образцы
- Форма ЕФС‑1 – Федеральная служба статистики (раздел «Трудовые ресурсы»).
- Образцы заявлений и выписок – доступны на портале Госуслуги и в МФЦ.
- Инструкции по работе с ЭТК – в справочнике «Трудовое право» на сайте Консультант Плюс.
В 2026 году оформление трудовой книжки впервые осуществляется полностью в электронном виде. Работодатель должен:
- Своевременно подать форму ЕФС‑1 в ФФСС.
- Обеспечить сотруднику доступ к ЭТК и подтвердить корректность данных.
- Соблюдать сроки подачи заявлений и согласования способа ведения.
- При необходимости оформить дубликат по форме ЕФС‑1 с указанием причины.
Следуя этим рекомендациям, вы гарантируете законность и корректность оформления трудовой книжки для нового сотрудника, а также обеспечите его права на социальное страхование и пенсионное обеспечение.