Актуально на 23 мая 2026 г. В 2020 году в России появилась возможность вести электронную трудовую книжку. С этого момента работник может выбрать способ учёта сведений о своей трудовой деятельности – в бумажном виде или в электронном. Ниже подробно разбираем, как правильно оформить заявление на переход на электронную трудовую книжку, какие документы нужны и какие сроки соблюдать.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она содержит все сведения о трудовой деятельности работника (места работы, периоды, должности, воинский учёт и т.д.) и хранится в информационной системе, доступной как работодателю, так и самому работнику.

Ключевые особенности

• Ведение в электронном виде возможно с 2020 года.
• Работник имеет право выбрать способ учёта: полностью электронный или одновременно бумажный + электронный.
• После перехода на электронную форму работодатель больше не несёт ответственность за содержание бумажной книжки.

Когда и как подавать заявление?

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку подаётся в любой момент, однако в практике часто оформляют его в рамках приёма на работу или в начале календарного года.

Сроки подачи

1. Заявление можно подать сразу при приёме на работу.
2. Если работник уже работает, подача возможна в любой период, но рекомендуется делать это до 31 декабря текущего года, чтобы избежать задержек в учёте.

Содержание заявления

В заявлении работник указывает:

• ФИО полностью.
• Номер и серию трудовой книжки (если она уже есть).
• Дата и номер регистрации в кадровой системе (графа 4 в электронной книжке).
• Выбор способа учёта: «Электронная трудовая книжка» или «Одновременное ведение в бумажном и электронном виде».
• Подпись работника и дату составления.

Образец заявления (2025 г.)

Заявление
о переходе на электронную трудовую книжку

Я, ________________________ (ФИО), паспорт: _______________ выдано _______________ (кем и когда), 
заявляю, что желаю вести свою трудовую деятельность в электронном виде, 
т. е. перейти на электронную трудовую книжку.

Выбираю способ учёта: 
☐ только в электронном виде
☐ одновременно в бумажном и электронном виде

Подпись: ______________________ Дата: «__» __________ 20__

Образец можно скопировать в любой текстовый редактор и распечатать.

Как работодатель оформляет переход?

После получения заявления от работника необходимо выполнить несколько формальных действий.

Внесение записи в бумажную книжку

Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, в ней делается отметка о выборе электронного способа учёта. Эта отметка подписывается как работником, так и работодателем.

Выдача подтверждения

Работодатель выдаёт работнику копию (или выписку) из электронной системы, подтверждающую регистрацию заявления. Это служит доказательством перехода.

Обновление данных в кадровой системе

В системе бухгалтерии/кадрового учёта в поле «Сведения о трудовой деятельности» указывается код формы «Электронная трудовая книжка» и заполняются соответствующие реквизиты (дата регистрации, номер записи и т.д.).

Ответственность сторон

После выдачи подтверждения работодатель больше не несет ответственности за содержание бумажной трудовой книжки. Все последующие изменения вносятся только в электронную форму.

Порядок доступа к электронной книжке работодателю

Для того чтобы работодатель мог просматривать сведения о трудовой деятельности сотрудника, необходимо:

1. Получить от сотрудника согласие на обработку персональных данных (в рамках 152‑ФЗ).
2. Подключить к системе электронного учёта (например, «Электронный кадровый портал»).
3. В графе 4 системы указать номер и дату заявления работника, а также номер регистрации.

Пример заполнения:

• Графа 4: «Заявление работника от «__» __________ 2025 г. № 12».
• Отметка о печати: ставится, если у работодателя есть печать.

Возможные вопросы и ответы

• Можно ли вернуться к бумажной форме после перехода? Да, но только при условии, что работник подаст новое заявление о ведении бумажной трудовой книжки и обе стороны согласятся на такой формат.
• Что делать, если электронная книжка потеряна? Восстановить данные можно через кадровую систему, запросив выписку из истории записей. При необходимости оформляется новое заявление и выдаётся новая электронная книжка.
• Какие сроки у работодателя на обработку заявления? Нет строгих нормативных сроков, однако рекомендуется обработать заявление в течение 5‑10 рабочих дней, чтобы избежать задержек в учёте.

Полезные ссылки и скачивание шаблонов

Для удобства вы можете скачать готовые формы и образцы:

• Национальный портал «Госуслуги» – образцы заявлений
• КонсультантПлюс – нормативно‑правовые акты
• Nopaper – юридически проверенные шаблоны
• Мой Дело – примеры заполнения

Скачать пустой бланк заявления в формате .doc можно по ссылке: Blank_zaklady.doc.

Переход на электронную трудовую книжку – это современный и удобный способ ведения кадровой документации. Главное требование – своевременное и правильное заявление от работника, а также корректное оформление работодателем соответствующей записи в системе. При соблюдении всех рекомендаций процесс перехода проходит без задержек, а данные о трудовой деятельности становятся доступными в реальном времени.

Помните: правильно составленное заявление – залог беспроблемного ведения электронной трудовой книжки и соответствие требованиям Трудового кодекса РФ.