С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году этот процесс завершён, и большинство новых сотрудников уже получают только электронные записи о трудовой деятельности. Однако для работников, трудоустроенных до 2020 года, сохраняется право на выбор: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат. В этой статье подробно разберём, как правильно оформить переход на электронную трудовую книжку, какие записи нужно внести в бумажную книжку, в какие сроки и на основании каких документов.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения, награды и другие важные данные. Информация в ЭТК формируется автоматически работодателем и передаётся в Пенсионный фонд России (ПФР) через систему электронного документооборота.

Преимущества ЭТК:

• Нет риска потери, порчи или утери документа;
• Доступ к данным, в любое время через личный кабинет на портале Госуслуги;
• Автоматическое формирование стажа для назначения пенсии;
• Сокращение бумажной отчётности для работодателей;
• Возможность подачи заявлений в электронном виде — без посещения кадровой службы.

Кто может перейти на ЭТК?

Право на переход на электронную трудовую книжку имеют все работники, независимо от даты трудоустройства:

• Работники, трудоустроенные до 2020 года — могут сохранить бумажную книжку или подать заявление о переходе на ЭТК в любой момент;
• Работники, трудоустроенные с 1 января 2020 года — по умолчанию получают ЭТК, если не подали заявление о желании сохранить бумажную форму;
• Работники, трудоустроенные с 1 января 2022 года — получают только ЭТК, бумажные книжки им не выдаются (за исключением случаев, когда работник подал заявление о сохранении бумажной формы).

Как оформить переход на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция

Шаг 1: Работник подаёт заявление

Переход на ЭТК возможен только по инициативе работника. Он должен подать работодателю письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ.

Заявление можно подать:

• в бумажном виде — лично или через почту;
• в электронном виде, через сервисы кадрового электронного документооборота (например, Nopaper, Контур.Документооборот), если работодатель использует такие системы.

Важно! Заявление должно содержать:

• ФИО работника;
• дату подачи;
• указание на статью 66.1 ТК РФ;
• подпись работника (в электронном виде — с ЭЦП, если подаётся онлайн).

Шаг 2: Работодатель вносит запись в бумажную трудовую книжку

В течение 3 рабочих дней с даты получения заявления работодатель обязан:

1. Внести в бумажную трудовую книжку работника запись о переходе на ЭТК;
2. Заверить запись печатью и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя);
3. Выдать трудовую книжку работнику на руки.

Форма записи в трудовой книжке (по утверждённому образцу):

Пример записи:

Графа 1: 12
Графа 2:
Графа 3: Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации
Графа 4: Заявление № 045 от г.

Шаг 3: Работодатель передаёт данные в ПФР

В течение 5 рабочих дней с даты подачи заявления работодатель обязан:

• Внести сведения о переходе на ЭТК в информационную систему ПФР;
• Отправить данные в формате, утверждённом Минтрудом (форма СТД-Р).

После этого в личном кабинете работника на портале Госуслуги появится запись о переходе на электронную трудовую книжку.

Шаг 4: Выдача бумажной трудовой книжки работнику

После внесения записи и передачи данных в ПФР работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки. После этого работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение этой трудовой книжки.

Важно! Работник получает бумажную книжку с записью о переходе на ЭТК — это его официальный документ, подтверждающий историю трудовой деятельности до момента перехода. Дальнейшие сведения о работе будут отражаться только в ЭТК.

Что делать, если работник передумал?

Работник имеет право в любой момент отказаться от ЭТК и вернуться к бумажной трудовой книжке. Для этого он должен подать новое заявление — о желании получить сведения из ЭТК в бумажном виде.

Работодатель обязан:

• В течение 3 рабочих дней выдать работнику бумажную трудовую книжку с полной историей трудовой деятельности (на основании данных из ЭТК);
• Сделать в ней запись: «Сведения о трудовой деятельности, полученные из электронной трудовой книжки, внесены в настоящую трудовую книжку»;
• Заверить запись подписью и печатью.

После этого работодатель прекращает ведение ЭТК для этого работника и возобновляет ведение бумажной трудовой книжки.

Что делать с трудовой книжкой при приёме на работу?

Если работник, имеющий бумажную трудовую книжку, устраивается на новую работу в 2026 году:

• Если он не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель вносит запись о приёме в бумажную книжку и продолжает вести её;
• Если он подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель вносит запись о приёме в бумажную книжку, затем делает запись о переходе на ЭТК и выдаёт книжку на руки.

Важно! Нельзя игнорировать бумажную трудовую книжку — даже если работник выбрал ЭТК, все сведения о его трудовой деятельности до момента перехода должны быть в ней отражены.

Что будет, если не внести запись о переходе?

Если работодатель не внесёт запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку, это нарушение трудового законодательства. Последствия:

• Работник может обратиться в трудовую инспекцию;
• Работодатель может быть оштрафован на сумму до 50 000 рублей (по ст. 5.27 КоАП РФ);
• Возможны споры при оформлении пенсии — ПФР не сможет корректно сформировать стаж, если отсутствует подтверждение перехода.

Как получить сведения из ЭТК?

Работник может получить выписку из электронной трудовой книжки в любое время:

• Через личный кабинет на Госуслугах, бесплатно и в режиме онлайн;
• Через офис Пенсионного фонда — по письменному заявлению;
• Через работодателя — по запросу (форма СТД-Р).

Работодатель обязан выдать работнику выписку из ЭТК в течение 3 рабочих дней после получения запроса.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку?

Нет. С 2020 года ведение двойной отчётности (и в бумажной, и в электронной книжке) не допускается. Если работник выбрал ЭТК — бумажная книжка становится архивным документом, и новые записи в неё не вносятся.

Нужно ли заверять запись печатью?

Да. Запись о переходе на ЭТК в бумажной трудовой книжке обязательно должна быть заверена подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она используется).

Можно ли подать заявление на ЭТК через Госуслуги?

Нет. Заявление подаётся работодателю, а не напрямую в ПФР. Однако после перехода работнику доступны сведения из ЭТК через личный кабинет на Госуслугах.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если бумажная трудовая книжка утеряна до перехода на ЭТК — работодатель обязан восстановить её на основании документов (приказы, трудовые договоры, справки с предыдущих мест работы). После восстановления, внести запись о переходе на ЭТК и выдать книжку.

Переход на электронную трудовую книжку — это не просто нововведение, а важный шаг к цифровизации трудовых отношений. Для работников — это удобство и надёжность хранения данных. Для работодателей — снижение административной нагрузки и риск-менеджмент.

Ключевые правила для работодателей в 2026 году:

• Не игнорируйте заявления работников о переходе на ЭТК;
• Вносите запись в бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней;
• Выдавайте книжку на руки — это ваша юридическая обязанность;
• Передавайте данные в ПФР в срок — не позднее 5 рабочих дней;
• Храните копии заявлений и журналы учёта — это ваша защита в случае проверки.

Помните: работник всегда имеет право выбрать формат — и это право нужно уважать. Грамотное оформление перехода на ЭТК — залог спокойной работы и отсутствия претензий со стороны контролирующих органов.

Если у вас остались вопросы — обращайтесь к юристу по трудовому праву или консультанту ПФР. Лучше перестраховаться, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.