С 2021 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам — электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс стал частью масштабной цифровизации государственных услуг и упрощения кадрового учета. Однако многие работники до сих пор не уверены: обязательно ли подавать заявление на переход на ЭТК? И что будет, если ничего не делать? Давайте разберемся подробно.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. В ней хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения, награды и другие важные данные. Информация в ЭТК вносится работодателем в информационную систему Пенсионного фонда России (ПФР) через систему СЗВ-ТД.

ЭТК доступна работнику через:

• Личный кабинет на сайте ПФР (pfrf.ru)
• Портал Госуслуг (gosuslugi.ru)
• Мобильное приложение «ПФР»

Электронная книжка защищена цифровой подписью и не может быть подделана. Она всегда доступна, не теряется, не рвется и не выгорает от времени — в отличие от бумажного варианта.

Обязательно ли подавать заявление на ЭТК?

Нет, подавать заявление на ведение электронной трудовой книжки не обязательно — если вы не хотите отказываться от бумажной.

Согласно законодательству РФ (Федеральный закон № 439-ФЗ от ), переход на ЭТК происходит только по инициативе работника. Это означает:

• Если вы ничего не делаете — ваша трудовая книжка продолжает вестись в бумажном виде, как и раньше.
• Если вы подаете заявление — ваша бумажная книжка перестаёт вестись, и все сведения о вашей трудовой деятельности начинают фиксироваться в ЭТК.
• Если вы подаете заявление об отказе от ЭТК — вы возвращаетесь к бумажному варианту (если ранее уже перешли на электронный).

Когда заявление подавать обязательно?

Заявление на ведение ЭТК обязательно подаётся только в следующих случаях:

1. При первоначальном трудоустройстве с 1 января 2021 года — работодатель обязан предложить вам выбрать формат ведения трудовой книжки. Если вы не подадите заявление, то по умолчанию вам выдадут бумажную книжку.
2. При переходе на новую постоянную работу — если у вас уже есть ЭТК, вы должны подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД) в новую организацию. Без этого заявления новая компания не сможет получить ваши данные из ПФР.
3. Если вы хотите отказаться от бумажной книжки — тогда необходимо подать заявление о переходе на ЭТК.

Что будет, если не подавать заявление?

Если вы не подадите заявление на ведение электронной трудовой книжки, то:

• Ваша трудовая книжка продолжит вестись в бумажном виде — как и до 2021 года.
• Ваш работодатель не имеет права самостоятельно перевести вас на ЭТК без вашего согласия.
• Вы сохраняете право на бумажную книжку на всю оставшуюся трудовую жизнь — это гарантировано законом.

Однако есть важный нюанс: если вы устраиваетесь на новую работу и у вас уже есть ЭТК, но вы не подадите заявление о предоставлении сведений, то новая организация не сможет получить ваши данные из ПФР. В этом случае вам могут выдать новую бумажную трудовую книжку, и информация о предыдущем стаже не будет автоматически перенесена — это может создать проблемы при оформлении пенсии.

Как подать заявление на ЭТК?

Процедура подачи заявления проста и бесплатна. Вы можете сделать это:

1. В бумажной форме — написать заявление на имя работодателя (образец можно запросить в отделе кадров или скачать на сайте ПФР).
2. Электронно, через личный кабинет на портале Госуслуг или в личном кабинете на сайте ПФР.

Образец заявления:

Заявление
Я, [ФИО полностью], [дата рождения], паспорт: [серия, номер, кем и когда выдан], прошу перевести мою трудовую книжку на ведение в электронной форме в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от .
После подачи заявления работодатель в течение 3 рабочих дней должен направить в ПФР сведения о вашем выборе в форме СЗВ-ТД. После этого все последующие изменения в вашей трудовой деятельности будут фиксироваться только в ЭТК.
Можно ли вернуться к бумажной книжке?
Да, можно. Если вы уже перешли на ЭТК, но передумали — вы можете подать заявление об отказе от электронной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан:

Выдать вам бумажную трудовую книжку с внесенными в неё всеми сведениями, которые есть в ЭТК на момент подачи заявления.
После этого вести трудовую книжку только в бумажном виде.

Важно: одновременное ведение двух форм (бумажной и электронной) запрещено. После возврата к бумажной книжке — ЭТК перестаёт обновляться, но сохраняется в архиве ПФР.
Почему стоит подумать о переходе на ЭТК?
Хотя переход на ЭТК не обязателен, есть весомые преимущества:

Надёжность — книжка не потеряется, не испортится, не будет утеряна при смене работы.
Доступность — вы всегда можете посмотреть свою историю трудовой деятельности в любое время.
Удобство при трудоустройстве — новому работодателю не нужно запрашивать бумажную книжку — он получит данные напрямую из ПФР.
Быстрое оформление пенсии — ПФР уже имеет полную историю вашей трудовой деятельности, что ускоряет процесс назначения выплат.
Снижение рисков мошенничества — подделать электронную запись практически невозможно.

Что делать, если вы устраиваетесь на работу в 2026 году?

Все новые работники, устраивающиеся на работу впервые, получают только электронную трудовую книжку, если не подадут заявление об отказе.
Работники, уже имеющие бумажную книжку, могут продолжать её вести — никто не имеет права навязать ЭТК.
Если вы устраиваетесь на новую работу и у вас есть ЭТК — обязательно подайте заявление о предоставлении сведений (СЗВ-ТД), чтобы ваш стаж был корректно учтён.

Заявление на ведение электронной трудовой книжки подавать не обязательно — если вы хотите сохранить бумажную книжку.
Но если вы:

Устраиваетесь на новую работу и хотите, чтобы ваш стаж автоматически передался в новую организацию — подайте заявление.
Хотите избежать рисков потери или повреждения бумажной книжки, перейдите на ЭТК.
Планируете выходить на пенсию в ближайшие годы — ЭТК упростит и ускорит процесс.

Всё, что вам нужно, это осознанный выбор. Закон даёт вам право на бумажную книжку, но цифровая эпоха предлагает более удобный и безопасный вариант. Подумайте, что для вас важнее: традиция или технология?
Помните: ваше решение необратимо только в одном случае — если вы подали заявление об отказе от ЭТК и получили бумажную книжку. После этого вернуться к электронной форме можно только через новое заявление.
Если сомневаетесь — проконсультируйтесь с кадровиком вашей организации или обратитесь в ближайшее отделение Пенсионного фонда. Лучше перестраховаться, чем потом разбираться с утерянным стажем.