Внимание! С 1 января 2026 года в России полностью отменено ведение бумажных трудовых книжек для всех новых трудовых отношений. Переход на электронный формат (ЭТК) стал обязательным. Если вы уже работаете, ваш работодатель обязан перевести вашу книжку в электронный вид. Вернуться к бумажному варианту после выбора электронного невозможно.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это официальный цифровой документ, который ведётся в Единой системе кадрового учёта (ЕСКУ) и хранится в Социальном фонде России (СФР). Она полностью заменяет бумажный бланк и имеет такую же юридическую силу.
Основные реквизиты ЭТК:
- Полные ФИО работника
- Дата рождения
- Номер СНИЛС
- Наименование работодателя (с указанием ИНН)
- Дата приема и увольнения
- Должность, структурное подразделение
- Основания прекращения трудового договора
- Подпись уполномоченного лица работодателя и печать (в электронном виде)
Кто и когда должен переходить?
Переход обязателен для всех:
- Для новых сотрудников: с бумажная трудовая книжка не оформляется. Все записи вносятся только в электронный вид.
- Для действующих сотрудников: работодатель обязан до 31 декабря 2025 года включить ваши данные из бумажной книжки в ЕСКУ. Если вы не подали заявление о сохранении бумажного варианта до этого срока, ваша книжка автоматически становится электронной.
- Для работодателей: все организации и ИП обязаны вести кадровый учёт в ЕСКУ и формировать ЭТК.
Пошаговая инструкция по переходу
Шаг 1: Для сотрудника — подача заявления (если хотите сохранить бумажную книжку)
Важно! Это право можно реализовать только до 31 декабря 2025 года. После этой дата переход на ЭТК будет окончательным и безвозвратным.
Образец заявления (упрощённый):
Директору [Название организации]
от [ФИО сотрудника], паспорт [данные],
проживающего по адресу [адрес]Заявление
Прошу оформить и выдать мне бумажную трудовую книжку вместо электронной в соответствии с частью 3 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ.
«___» __________ 20__ г.
_________________ / [Подпись] /
Заявление подаётся работодателю в письменной форме. Если он отказывает — обращайтесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Шаг 2: Для работодателя, техническая подготовка и регистрация в ЕСКУ
- Подключиться к ЕСКУ: получить учётную запись в системе через портал «Трудовая книжка» (входит в «Госуслуги для бизнеса») или через оператора ЭДО (например, «Контур.Экстерн», «СБИС»).
- Назначить ответственных: определить сотрудников, которые будут вносить записи и подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
- Установить программное обеспечение: использовать сервисы от ФНС/СФР или сторонних вендоров, интегрированные с ЕСКУ.
Шаг 3: Перенос данных из бумажных книжек (для действующих сотрудников)
Работодатель обязан до :
- Внести в ЕСКУ все сведения из имеющихся бумажных трудовых книжек сотрудников.
- Сформировать и направить в СФР электронные сведения по форме ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности).
- Уведомить сотрудников о переходе (например, через служебную записку или рассылку).
Шаг 4: Внесение новой записи (пример для приёма на работу)
При приёме нового сотрудника (с ):
- В учетной программе (в ЕСКУ) выбирается кадровое мероприятие «ПРИЕМ».
- Заполняются все обязательные поля: дата приема, должность, подразделение, основание (приказ о приеме).
- Запись подписывается УКЭП уполномоченного лица (например, директора или начальника отдела кадров).
- Сведения автоматически направляются в СФР. Сотрудник получает уведомление о поступлении записи.
Эксперт Екатерина Агаева отмечает: «Особое внимание при заполнении — выбор правильного кадрового мероприятия (ПРИЕМ, УВОЛЬНЕНИЕ, ПЕРЕВОД и т.д.). Ошибка в этом поле может привести к некорректному отражению стажа».
Шаг 5: Для сотрудника — как посмотреть свою ЭТК и получить выписку
У вас есть три основных способа:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтверждённая учётная запись). Раздел: «Трудовая деятельность».
- Через личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР) (требуется УКЭП или подтверждённая учётная запись).
- Через работодателя: по письменному заявлению работодатель обязан в течение 3 рабочих дней предоставить вам распечатку (выписку) из ЭТК на бумажном носителе за свой счёт. Эта выписка имеет ту же силу, что и оригинал.
Ключевые изменения и что нужно знать
Что изменилось для работодателя:
- Не нужно хранить бумажные книжки (если сотрудник не сохранил право на бумажный носитель).
- Не нужно изготавливать и вкладывать вкладыши в книжку при увольнении. Вся информация вносится в ЕСКУ.
- Обязанность по формированию и направлению сведений в СФР по форме ЕФС-1 (с новая форма).
- Штрафы за нарушения: по ст. 5.27 КоАП РФ, от 5 000 до 50 000 руб. для юрлиц, дисквалификация должностных лиц.
Что изменилось для сотрудника:
- Нет физической книжки в руках (если не сохранили бумажный вариант).
- Все данные доступны онлайн в любое время.
- При смене работы новая организация сразу видит вашу историю в ЕСКУ (после вашего согласия на предоставление данных).
- Для подтверждения стажа (например, при назначении пенсии) данные будут запрашиваться СФР напрямую из системы.
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка: Неверное указание кадрового мероприятия (например, «Приём» вместо «Перевод»).
Решение: Внимательно сверяйтесь с приказом. Используйте справочники в вашей кадровой программе. - Ошибка: Пропуск срока направления сведений в СФР (в течение месяца после события).
Решение: Настроить автоматическую отправку ЕФС-1 или внести в календарь контрольные даты. - Ошибка: Нет УКЭП у лица, подписывающего записи.
Решение: Обеспечить всех уполномоченных лиц действующими квалифицированными ЭЦП до начала работы. - Ошибка: Сотрудник не уведомлён о переходе на ЭТК.
Решение: Разработать и направить всем сотрудникам служебное уведомление с инструкцией, как проверить свои данные.
Где искать помощь и актуальную информацию?
- Официальный портал ЕСКУ: eska.trudvsem.ru
- Сайт Социального фонда России (СФР): sfr.gov.ru
- Госуслуги для бизнеса: раздел «Кадровый учёт».
- Обращение в call-центр СФР: ###-###-#### (бесплатно по России).
Переход на электронные трудовые книжки с 2026 года, это не просто смена формата, а полная цифровизация кадрового учёта. Ключевые действия:
- Сотрудникам: до решить, нужна ли бумажная книжка. После этого — следить за данными в Госуслугах/СФР.
- Работодателям: подключиться к ЕСКУ, обучить персонал, перенести данные, настроить процессы по новой форме ЕФС-1.
Своевременный и правильный переход избавит от штрафов, упростит кадровую работу и обеспечит надёжное хранение данных о трудовом стаже каждого россиянина.
Материал подготовлен на основе официальных данных Минтруда, СФР и ФНС РФ, а также экспертных комментариев. Дата актуальности информации: май 2026 года.