С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) у работников и кадровых служб возникло множество вопросов о том, нужно ли продолжать вести бумажный документ и какие записи следует вносить при переходе на электронный формат. В данной статье подробно рассмотрены правовые основания, порядок действий и практические рекомендации.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это официальный учёт трудовой деятельности гражданина, ведомый в единой государственной информационной системе «Единый реестр сведений о трудовой деятельности» (далее – Реестр ЭТК). Информация вносится работодателем через личный кабинет на портале Госуслуги или специализированные кадровые системы, интегрированные с Реестром.
Основные преимущества ЭТК:
- Минимизация риска утери или повреждения документа;
- Быстрый доступ к сведениям о стаже, должностях и периодах работы;
- Возможность получения выписок в электронном виде без посещения отдела кадров;
- Снижение административной нагрузки на работодателей.
Нормативная база
Регулирование ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) осуществляется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования учёта трудовой деятельности»;
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 66.1 – порядок ведения и выдачи трудовых книжек);
- Постановление Правительства РФ от № 1476 «О порядке ведения электронных трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России от № 33н «Об утверждении формы заявления о переходе на электронную трудовую книжку».
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки: бумажную, электронную или обе одновременно. Выбор оформляется письменным заявлением сотрудника.
Нужно ли вести бумажную трудовую при использовании ЭТК?
Ответ зависит от того, какой вариант выбрал работник и есть ли у него уже бумажная трудовая книжка.
Работник, ранее имевший только бумажную трудовую
Если сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК, то:
- С даты, указанной в заявлении (как правило, с первого дня следующего месяца после подачи), работодатель начинает вести исключительно электронную трудовую книжку;
- Бумажная трудовая книжка остаётся у сотрудника на руках, но в неё не вносятся новые записи о трудовой деятельности;
- В бумажную трудовую необходимо внести закрывающую запись о том, что работник перешёл на электронный формат и с указанной даты ведение трудовой книжки осуществляется в электронном виде (п. 3 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ).
Работник, не подавший заявление о переходе
Если сотрудник не изъявил желания перейти на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку в соответствии с общими правилами ТК РФ. Ведение электронной трудовой книжки в этом случае является добровольным и может осуществляться только по инициативе работника (например, для получения выписки).
Новый сотрудник, принимаемый на работу
При приёме на работу сотрудник обязан предоставить работодателю бумажную трудовую книжку (если она у него есть). Если трудовая отсутствует (например, впервые устраивается на работу), работодатель выдаёт новую бумажную трудовую книжку и одновременно может открыть электронную трудовую книжку, если сотрудник подаст соответствующее заявление.
Как оформить запись о переходе на электронную трудовую книжку?
Процедура включает несколько шагов:
- Получение заявления от работника – заявление подаётся в произвольной форме, но должно содержать:
- ФИО сотрудника;
- Номер СНИЛС;
- Просьбу о переходе на электронную трудовую книжку с указанием желаемой даты начала ведения ЭТК;
- Подпись и дата.
- Внесение записи в бумажную трудовую (если она есть) – в разделе «Сведения о трудовой деятельности» делается запись вида:
«С «__.__.____» г. трудовая книжка ведётся в электронном виде в соответствии с заявлением работника от «__.__.____» г. № ___.»
Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (если печать используется).
- Регистрация в Реестре ЭТК – работодатель в личном кабинете на портале Госуслуги создаёт запись о приёме на работу, переводе, увольнении и т.д., указывая дату начала ведения электронной трудовой книжки.
- Информирование сотрудника – выдаётся выписка из ЭТК (можно распечатать или направить в электронном виде) и, при необходимости, возвращается бумажная трудовая с закрывающей записью.
Важно: запись о переходе обязательна. Без неё выдача новой бумажной трудовой книжки или продолжение ведения существующей считается нарушением ст. 66.1 ТК РФ.
Что делать с уже существующей бумажной трудовой книжкой?
После перехода на ЭТК бумажная трудовая книжка остаётся у сотрудника в качестве архивного документа. Её дальнейшее использование возможно только в следующих случаях:
- Для подтверждения стажа, полученного до перехода (например, при назначении пенсии);
- В случае необходимости предоставления бумажного варианта по требованию государственных органов, которые пока не принимают электронные выписки (редко, но возможно);
- Как резервный документ при технических сбоях в Реестре ЭТК (хотя такие случаи крайне редки).
Вносить новые записи о работе после даты перехода в бумажную трудовую запрещено. Если такая запись всё же сделана, её необходимо аннулировать, оформив акт о неверной записи и внеся исправление в ЭТК.
Особенности для отдельных категорий работников
Работники, у которых нет бумажной трудовой
Если у newly hired сотрудника никогда не было бумажной трудовой (например, впервые устраивается на работу после 2021 года), работодатель:
- Выдаёт новую бумажную трудовую книжку (обязательно по форме, утверждённой Постановлением Правительства РФ от № 1476);
- Одновременно открывает электронную трудовую книжку, если сотрудник подал заявление о переходе;
- В бумажную трудовую вносится только запись о приёме на работу; последующие записи ведются исключительно в ЭТК.
Работники, работающие по совместительству
Для каждого места работы ведётся отдельная трудовая книжка (бумажная или электронная). Сотрудник может иметь, например, бумажную трудовую по основному месту работы и электронную – по совместительству, либо наоборот. Важно, чтобы в каждой книжке отсутствовали дублирующие записи о одном и том же периоде работы.
Работники, находящиеся на удалёнке или в филиалах за границей
Электронная трудовая книжка ведётся в Реестре РФ независимо от фактического места выполнения работы. При работе за границей, если иностранное законодательство требует ведения локального трудового документа, сотрудник может иметь одновременно российскую ЭТК и локальную бумажную трудовую (или её электронный аналог, если таковая существует в стране пребывания).
Как исправить ошибки в записях?
Ошибки в бумажной трудовой книжке исправляются согласно инструкции по ведению трудовых книжек (утверждённой Приказом Минтруда России от № 69). Основные шаги:
- Ошибочная запись зачёркивается одной тонкой линией так, чтобы оставалась читаемой;
- Сверху пишется правильная информация;
- Под исправлением ставится подпись уполномоченного лица и дата исправления;
- При необходимости ставится печать организации.
Ошибки в электронной трудовой книжке исправляются через личный кабинет работодателя на портале Госуслуги:
- В разделе «Исправление сведений» выбирается нужная запись;
- Вносятся корректные данные и указывается причина исправления (например, «опечатка», «неверная дата»);
- После подтверждения изменения запись обновляется в Реестре, а сотруднику направляется уведомление об исправлении.
Важно: любые исправления должны быть документально обоснованы и не могут приводить к утере информации о стаже.
- Электронная трудовая книжка является полноценным документом, подтверждающим трудовую деятельность, и может вестись независимо от бумажной версии.
- Если работник выбрал электронный формат, бумажная трудовая книжка больше не ведётся (кроме случаев, когда сотрудник не подал заявление о переходе).
- При переходе на ЭТК в бумажную трудовую необходимо внести закрывающую запись о переходе; иначе продолжение ведения бумажной книжки считается нарушением.
- Новый сотрудник обязан предоставить бумажную трудовую (если она есть); при отсутствии – работодатель выдаёт новую бумажную трудовую и, при желании сотрудника, открывает ЭТК.
- Исправления в бумажной и электронной трудовой книжках регламентированы различными нормативными актами, но в обоих случаях требуют документального подтверждения и сохранения исходных данных.
- Соблюдение указанных правил гарантирует корректный учёт стажа, своевременное начисление пенсионных пособий и защиту прав работника в случае споров с работодателем или государственными органами.
Таким образом, ответ на вопрос «Электронная трудовая книжка нужно ли делать запись бумажный» зависит от выбранного формы ведения трудовой книжки и наличия у сотрудника заявления о переходе. При переходе на ЭТК запись в бумажную трудовую делается только один раз – закрывающая, после чего новые сведения вносятся исключительно в электронный вариант.
Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 год.