С 1 января 2020 г. работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд РФ. С 1 января 2026 г. переходный период по внедрению ЭТК завершится, и каждый работник сможет полностью перейти на цифровой формат. Ниже приведены подробные инструкции, как правильно оформить заявление, какие сроки и какие документы нужны, а также ответы на самые частые вопросы.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. В ней хранится:

• ФИО, СНИЛС, дата рождения;
• Сведения о стаже работы, должностях, окладах;
• Сведения о стаже по отработанным дням, выходных и отпускных;
• Сведения о начислениях и удержаниях.

ЭТК хранится в Социальном фонде (СФР) и доступна через портал государственных услуг РФ.

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие ЭТК:

1. Федеральный закон № 439-ФЗ «О социальном страховании гражданского населения» (ст. 66.1 ТК РФ);
2. Постановление Правительства РФ от 10 декабря 2025 г. о переходе на электронные трудовые книжки;
3. Указ Президента РФ от 28 июня 2025 г. о начале работы системы электронных трудовых книжек.

Переходный период и сроки

С 1 января 2020 г. работодатели обязаны формировать сведения в электронном виде. До 31 декабря 2020 г. включительно каждый работник должен подать письменное заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажной или электронной). С 1 января 2026 г. переходный период завершится, и работник может в любой момент перейти на ЭТК, подав новое заявление.

Как подать заявление о переходе на ЭТК

Заявление может быть составлено в свободной форме, но рекомендуется использовать шаблон, чтобы не упустить важные детали. Ниже приведен образец заявления.

Шаблон заявления (бумажный вариант)

[ФИО работника]
[должность]
[дата]

В [название организации]
[адрес организации]

ЗАЯВЛЕНИЕ
о переходе на электронную трудовую книжку

Я, [ФИО работника], прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ и Федеральным законом № 439-ФЗ.
Сведения о моей трудовой деятельности будут храниться в Социальном фонде и доступны через портал государственных услуг РФ.

Подпись: ___________________

Шаблон заявления (электронный вариант)

Если вы хотите полностью отказаться от бумажной трудовой книжки, оформите заявление в электронном виде (через портал госуслуг, электронную почту работодателя или систему «Контур.Экстерн»). В тексте обязательно укажите:

• ФИО, должность, СНИЛС;
• Номер телефона и адрес электронной почты;
• Запрос о переходе на ЭТК и подтверждение согласия с условиями хранения;
• Подпись (электронная подпись или скан).

Порядок действий после подачи заявления

1. Работодатель в бумажной трудовой книжке делает запись: «Выбор перехода на ЭТК»;
2. Сотрудник и руководитель подписывают запись;
3. Работодатель передает копию заявления в СФР (через «Контур.Экстерн» или портал госуслуг);
4. После подтверждения в системе СФР сотрудник получает доступ к ЭТК.

Как проверить наличие ЭТК

Для проверки можно:

• Войти в личный кабинет на портале госуслуг РФ и перейти в раздел «Трудовая книжка»;
• Обратиться в отдел кадров работодателя с запросом о наличии ЭТК;
• Проверить в системе «Контур.Экстерн» (если ваш работодатель использует эту систему).

Как получить выписку из ЭТК

Выписку можно запросить через портал госуслуг, где доступен сервис «Получить выписку из электронной трудовой книжки». В заявлении указывайте:

• ФИО, дата рождения, СНИЛС;
• Период, за который нужна выписка;
• Адрес электронной почты для получения PDF‑файла.

Как отозвать заявление о переходе на ЭТК

Если вы решите вернуться к бумажной трудовой книжке, подайте заявление об отзыве. В системе СФР это оформляется документом «Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности». После обработки сотрудник снова получает бумажную трудовую книжку.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если работник не подал заявление об отказе от бумажной версии, обе системы работают параллельно.

Что делать, если работодатель не передал данные в СФР?

Обратитесь в отдел кадров с просьбой уточнить статус передачи. Если данные не поступили, можно написать в службу поддержки СФР.

Как быстро получить доступ к ЭТК после подачи заявления?

В большинстве случаев это занимает от 3 до 7 рабочих дней.

Можно ли изменить дату начала работы в ЭТК?

Изменения возможны только в рамках корректировок, подтверждённых работодателем и СФР.

Переход на электронную трудовую книжку — это шаг к более прозрачному и удобному учёту трудового стажа. С 1 января 2026 г. переходный период завершится, и каждый работник сможет полностью перейти на цифровой формат. Следуйте приведенным инструкциям, подайте заявление в срок и получите доступ к своей ЭТК через портал госуслуг РФ.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в службу поддержки СФР.