В 2026 году переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) стал обязательным для всех работодателей, а работники могут добровольно отказаться от бумажного варианта в любой момент. Ниже вы найдете подробный разбор того, что такое ЭТК, какие нормативные акты регулируют этот процесс, как правильно составить заявление и где можно скачать готовый образец.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). В ней фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должность, стаж, начисления и выплаты. ЭТК полностью заменяет бумажную трудовую книжку, но при этом сохраняет юридическую силу.
Законодательная база
- Федеральный закон от 27 июня 2011 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» – определяет порядок обработки персональных данных в ЭТК.
- Приказ СФР от № 1462 – утверждает актуальную форму заявления о переходе на ЭТК.
- Постановление Правительства РФ от 31 декабря 2020 г. – установило срок получения работниками заявления о переходе на ЭТК (до 31 декабря 2020 г.). С момента истечения этого срока переход возможен только по инициативе работника.
- Форма СТД‑Р – используется для получения сведений из ЭТК и для исправления неточных данных.
Когда можно перейти?
Если работник ранее выбрал бумажный формат, он может в любой момент перейти на электронный. Для этого необходимо:
- Составить заявление о переходе на ЭТК.
- Подать его работодателю.
- Получить подтверждение о переходе (обычно это электронное уведомление от ПФР).
Обратите внимание: если работник уже отказался от бумажной книжки и оформил переход на ЭТК, изменить своё решение он уже не сможет.
Как написать заявление?
Структура заявления
Заявление должно быть составлено в свободной форме, но включать обязательные сведения:
- Наименование организации (если заявление подаётся работодателю).
- ФИО работника.
- Должность, отдел, отделение.
- Дата и место составления.
- Текст заявления с указанием желания перейти на ЭТК.
- Подпись работника.
Пример заявления
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
От: Иванов Иван Иванович, должность: менеджер по продажам, отдел: Отдел продаж, предприятие: ООО «Ритейл-Экспресс»
Место: Москва, ул. Ленина, д. 10.
Я, Иванов Иван Иванович, настоящим заявляю о добровольном отказе от бумажной трудовой книжки и прошу о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с действующим законодательством РФ.
Прошу отработать все необходимые действия по регистрации меня в системе ПФР и предоставить подтверждение о переходе.
Подпись: ___________________ (И. И. Иванов)
Где получить образец?
Скачать актуальный образец заявления можно:
- На официальном сайте Пенсионного фонда России – раздел «Документы».
- В сервисе ЭДО Nopaper – «Шаблоны договоров и заявлений».
- В юридических порталах (КонсультантПлюс, Гарант) – раздел «Формы и образцы».
Образец можно скачать в формате DOCX или PDF; При необходимости его можно отредактировать под конкретные условия вашего предприятия.
Как подать заявление работодателю?
- Составьте заявление в свободной форме (см. пример выше).
- Подайте заявление в отдел кадров или в непосредственного руководителя.
- Получите подтверждение о принятии заявления (обычно это письмо от работодателя).
- Работодатель обязан передать сведения в ПФР в течение 10 рабочих дней.
- После регистрации в системе ПФР вы получите электронную трудовую книжку и сможете просматривать её в личном кабинете ПФР.
Возможность возврата к бумажной форме
После перехода на ЭТК вернуть бумажную трудовую книжку невозможно. Если работник изменил решение, он должен продолжать использовать электронный формат. Однако в некоторых случаях работодатель может согласиться выдать копию бумажной книжки, но это не будет официально признано в ПФР.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли перейти на ЭТК после истечения 31 декабря 2020 г.? – Да, работник может в любой момент подать заявление о переходе.
- Нужен ли специальный бланк? – Нет, официального бланка нет. Можно использовать любой свободный формат.
- Как получить выписку из ЭТК? – Через личный кабинет ПФР по форме СТД‑Р.
- Что делать, если работодатель не передал данные в ПФР? – Обратитесь в отдел кадров с копией заявления. Если проблема не решится, можно обратиться в ПФР с жалобой.
- Можно ли оставить бумажную трудовую книжку и вести только электронную? – Да, но в официальном порядке это считается отказом от бумажной версии.
Ссылки и ресурсы
- ПФР – официальный сайт
- ЭДО Nopaper – шаблоны документов
- КонсультантПлюс – нормативные акты
- Гарант – юридические базы
Надеемся, что данная статья поможет вам правильно оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку и успешно пройти процедуру регистрации в системе ПФР.