С 1 января 2020 г. в Российской Федерации введено обязательное ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Это изменение затронуло как работодателей, так и сотрудников, которым предоставлено право выбора: продолжать вести традиционную бумажную трудовую книжку или перейти на полностью электронный формат. Ниже представлен подробный обзор процедуры подачи заявления, нормативных требований и практических рекомендаций.

Нормативная база и ключевые сроки

• 1 января 2020 г. – работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд РФ (ЭТК).
• 31 декабря 2020 г. – последний день, когда сотрудник должен подать письменное заявление о своём выборе:
  • продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде;
  • или перейти на электронный формат сведений о трудовой деятельности.
• 1 января 2021 г. – для newly hired сотрудников, у которых до этой даты не было трудового стажа, сведения о трудовой деятельности фиксируются исключительно в электронном виде.
• После 31 декабря 2020 г. – сотрудник может в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК (или о возврате к бумажной книжке), но такое заявление можно подать только один раз в течение всей профессиональной деятельности.

Эти положения закреплены в нормативных актах КонсультантПлюс, Контур.Норматив и разъяснениях Справочника кадровика.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это совокупность сведений о трудовой деятельности гражданина, хранящаяся в информационных системах Пенсионного фонда РФ (СФР). Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через:

• портал Госуслуги;
• личный кабинет СФР (Пенсионный фонд).

В ЭТК отражаются все записи о приёме, переводе, увольнении, награждениях и других событиях, которые ранее вносились в бумажную трудовую книжку.

Как оформить заявление о переходе на ЭТК

Заявление подаётся в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

1. ФИО сотрудника;
2. должность и структурное подразделение;
3. дата подачи заявления;
4. четкое указание выбора:
   • «Прошу вести трудовую книжку в электронном виде»;
   • или «Прошу сохранить ведение трудовой книжки в бумажном виде».
5. подпись сотрудника.

После получения заявления работодатель обязан:

• внести запись о переходе на электронную трудовую книжку (или о сохранении бумажной формы) в бумажную трудовую книжку сотрудника;
• выдать сотруднику на руки бумажную трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (если сотрудник выбрал бумажный вариант);
• обеспечить передачу сведений о трудовой деятельности в электронном виде в Пенсионный фонд РФ.

Важно: если сотрудник ранее уже подавал заявление о выборе формы ведения трудовой книжки, повторное подача заявления не допускается.

Пример заявления (образец)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности инженера-конструктора отдела проектирования, 
прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде с момента подачи настоящего заявления.

Подпись: _____________ /Иванов И.И./

При желании сохранить бумажную форму достаточно заменить фразу «вести мою трудовую книжку в электронном виде» на «сохранить ведение трудовой книжки в бумажном виде».

Что происходит после подачи заявления

Если выбран электронный формат

• Кадровик вносит в бумажную трудовую книжку запись о трудоустройстве (если она ещё не была оформлена) и затем запись о переходе на электронную трудовую книжку.
• Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через Госуслуги или личный кабинет СФР.
• Все последующие изменения в трудовой деятельности (переводы, увольнения, награждения и т.д.) фиксируются исключительно в электронном виде.

Если выбран бумажный формат

• Работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку в привычном порядке.
• Одновременно сведения о трудовой деятельности передаются в Пенсионный фонд РФ в электронном виде (как требует закон).
• Сотрудник может в любой момент (но только один раз) подать новое заявление о переходе на ЭТК.

Сроки выдачи бумажной трудовой книжки

Согласно разъяснениям Справочника кадровика, после получения заявления о сохранении бумажной формы работодатель обязан выдать сотруднику бумажную трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли изменить свой выбор после подачи заявления?

Нет. Закон допускает только одно заявление о выборе формы ведения трудовой книжки на протяжении всей трудовой деятельности.

Что делать, если я потерял доступ к своему личному кабинету СФР?

Необходимо обратиться в ближайшее отделение Пенсионного фонда РФ или воспользоваться услугой восстановления доступа через портал Госуслуги.

Нужно ли нотариально заверять заявление?

Нет. Заявление подаёться в простой письменной форме и не требует нотариального заверения.

Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?

Сотрудник имеет право обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или в суд. Отказ работодателя незаконен, поскольку закон гарантирует право выбора формы ведения трудовой книжки.

Практические рекомендации для сотрудников

1. Определитесь с предпочтительной формой ведения трудовой книжки заранее, изучив плюсы и минусы каждого варианта.
2. Сформируйте заявление согласно образцу, проверьте правильность указания ФИО, должности и даты.
3. Подайте заявление непосредственно своему непосредственному руководителю или в отдел кадров (в зависимости от внутренних регламентов организации).
4. Сохраните копию поданного заявления (можно сделать фото или скан) для личного архива.
5. После получения подтверждения от отдела кадров проверьте, что запись о переходе (или сохранении бумажной формы) внесена в вашу трудовую книжку.
6. При выборе электронного формата зарегистрируйтесь на портале Госуслуги и привяжите свой СНИЛС к личному кабинету СФР для доступа к ЭТК.

Переход на электронные трудовые книжки – это важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Знание порядка подачи заявления, соблюдение сроков и понимание своих прав помогут сотруднику избежать недоразумений и обеспечить корректное ведение своей трудовой истории. Независимо от выбранной формы, главное – своевременно оформить своё желание и сохранить подтверждающие документы.

Будьте внимательны, соблюдайте установленные сроки и пользуйтесь возможностями современных сервисов для доступа к своей трудовой книжке в электронном виде.