С 1 января 2026 года в России завершается переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что каждый работник должен подать официальное заявление о переходе с бумажной формы на электронную. В статье разберём, как правильно оформить это заявление, какие требования предъявляются и какие шаги следует выполнить.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – цифровой аналог традиционной бумажной записи о трудовом стаже, местах работы, должностях и иных сведениях, подтверждающих трудовое право сотрудника. Она хранится в единой государственной системе и доступна работодателю, employee и контролирующим органам в онлайн‑режиме.

Преимущества ЭТК

• Скорость доступа к информации.
• Уменьшение риска потери или повреждения документов.
• Упрощение проверок и аудитов.
• Совместимость с другими электронными сервисами (например, в системе Трудовой инспекции).

Зачем сотрудник подаёт заявление?

Заявление служит официальным подтверждением желания сотрудника перейти на электронный формат своей трудовой истории. Это необходимо для:

1. Обновления данных в государственной базе.
2. Сохранения юридической силытрудовой книжки.
3. Обеспечения прозрачности и контроля со стороны работодателя.

Как правильно оформить заявление?

Форма и содержание

Заявление должно быть написано в свободной форме, но обязательно включать следующие элементы:

• ФИО сотрудника.
• Табельный номер (если он присвоен).
• Дата рождения и паспортные данные (для идентификации).
• Указание на желание перевести трудовые данные в электронный вид.
• Подпись сотрудника и дату составления.

Пример заявления

Заявление
о переходе на электронную форму трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, г. рождения, паспорт: 1234567890, выдан ОУФМС России , 
сEmployees № 12345, прошу внести мои трудовые данные в электронный формат в соответствии с 
положениями Федерального закона № 149-ФЗ «Об электронных трудовых книжках».

Подпись: _______________________ Дата: 

Куда подавать заявление?

Заявление передаётся в отдел кадров организации или в HR‑отдел, который затем отправляет его в соответствующий орган (например, Пенсионный фонд РФ) для внесения данных в единую государственную систему.

Сроки и особенности внедрения

По законодательству, переходный период завершается 1 января 2026 года. После этой даты все новые записи о трудовом стаже должны оформляться исключительно в электронном виде. Сотрудники, которые до этого момента не подали заявление, могут столкнуться с необходимостью самостоятельно оформить ЭТК вручную.

Что происходит после подачи заявления?

1. HR‑отдел проверяет корректность данных.
2. Данные заносятся в электронную систему.
3. Система генерирует подтверждение о внесении информации.
4. Сотрудник получает уведомление о завершении процесса.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отменить заявление? Да, в течение 30 дней с момента подачи сотрудник может отозвать заявление, подав новое.
• Что делать, если в ЭТК ошибся? Ошибку можно исправить через соответствующий запрос в HR‑отдел или в государственную систему.
• Нужна ли подпись работодателя? Подпись работодателя не обязательна, но рекомендуется для подтверждения факта получения заявления.

Рекомендации для сотрудников

1. Проверьте свои данные в текущей бумажной книжке.
2. Сформируйте заявление, следуя примеру выше.
3. Передайте заявление в HR‑отдел до 31 декабря 2025 г.
4. Убедитесь, что получено подтверждение о внесении данных в ЭТК.
5. Сохраните копию заявления и подтверждения для личных записей.

Переход на электронную форму трудовых книжек – важный шаг в модернизации системы ведения трудовых отношений. Правильно оформленное заявление от сотрудника гарантирует плавный переход, избежание потери данных и соблюдение требований законодательства. Не откладывайте подачу заявления до последнего дня – сделайте это своевременно и будьте уверены в правильности своей записи.

Источники: Федеральный закон № 149-ФЗ «Об электронных трудовых книжках», официальные рекомендации Министерства труда России, информационные материалы от Пенсионного фонда РФ.