С 1 января 2021 года для всех впервые устраивающихся на работу в России бумажная трудовая книжка (ТК) не заводится․ Все сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде (ЭТК)․ Этот цифровой документ хранится в информационной системе Социального фонда России (СФР)․ Но если записи в бумажной книжке подписывались физической подписью должностного лица‚ то как происходит подписание в безбумажном формате? Давайте разберемся․

Ключевое отличие: подпись vs․ электронная подпись

Главный принцип остался прежним: работодатель обязан внести в трудовую книжку (бумажную или электронную) все сведения о трудовой деятельности работника․ Однако способ подтверждения этих сведений изменился․

• Бумажная ТК: Записи о приеме‚ увольнении‚ переводах подписываются руководителем организации (директором‚ генеральным директором) или уполномоченным должностным лицом (например‚ начальником отдела кадров‚ главным бухгалтером)‚ если такая делегация полномочий предусмотрена локальными актами․
• Электронная ТК (ЭТК): Все записи вносятся работодателем в электронном виде и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного представителя работодателя․ Физическая подпись на бумажном носителе не требуется․

Кто именно подписывает ЭТК в организации?

Подписание ЭТК УКЭП — это юридически значимое действие‚ эквивалентное собственноручной подписи․ Поэтому подписывать сведения должен уполномоченный представитель работодателя‚ имеющий действующую УКЭП․ Им может быть:

1. Руководитель организации (директор‚ гендиректор)‚ который обычно является первым лицом с УКЭП;
2. Иное должностное лицо‚ наделенное полномочиями в соответствии с:
   • Трудовым договором;
   • Доверенностью;
   • Локальным нормативным актом (ЛНА) организации (например‚ Положением о кадровом делопроизводстве или Приказом о распределении полномочий)․

Важно: В ЛНА должно быть четко прописано‚ кто из сотрудников имеет право подписи сведений о трудовой деятельности с использованием УКЭП․ Это защищает и работодателя‚ и работника․

Обязанность ознакомления работника с записями в ЭТК

Закон обязывает работодателя ознакомить работника с вносимыми в его ЭТК записями под подпись․ Но как это сделать‚ если записи электронные?

• Если ведется бумажная ТК (как дополнение к ЭТК): Работник ставит свою личную подпись в графе 6 (или иной предусмотренной форме) после ознакомления с записями․ Это подтверждает‚ что он видел информацию․
• Если ЭТК ведется в чистом электронном виде (без бумажного носителя): Порядок ознакомления должен быть четко прописан в ЛНА организации․ Это может быть:
  • Направление работнику по внутренней корпоративной почте или через личный кабинет на портале СФР уведомления о внесении записи с требованием подтвердить ознакомление;
  • Распечатка записи на бумаге с последующей подписью работника (если такая возможность предусмотрена ЛНА);
  • Иной способ‚ зафиксированный в локальном акте (например‚ подписание отдельного акта ознакомления)․

Рекомендация: Даже если у сотрудника только ЭТК‚ многие компании для удобства и наглядности продолжают выдавать ему распечатанную выписку из ЭТК для подписи․ Это хорошая практика‚ снижающая риски споров․

Переход на электронную трудовую книжку: как и кто подписывает уведомление?

При переходе с бумажной на электронную форму (или при первом приеме на работу после 2021 года) работодатель обязан уведомить работника․ Этот документ также требует подписания․

• Кто подписывает уведомление работника: Уведомление подписывается уполномоченным представителем работодателя (как и любые другие кадровые документы) — директором или лицом‚ наделенным полномочиями․
• Кто подписывает уведомление в СФР (при переходе): Запись о переходе на ЭТК вносится в систему СФР работодателем с использованием его УКЭП․ Это действие автоматически фиксируется в системе․

Практические шаги для работодателя

1. Назначьте ответственного за ведение ЭТК (обычно это специалист отдела кадров или бухгалтерии)․
2. Получите и активируйте УКЭП для уполномоченного лица в аккредитованном удостоверяющем центре․
3. Разработайте и утвердите ЛНА‚ который регулирует:
   • Порядок внесения записей в ЭТК;
   • Порядок ознакомления работников с этими записями;
   • Перечень должностных лиц‚ имеющих право подписи УКЭП․
4. При приеме на работу уточните у нового сотрудника‚ есть ли у него ранее оформленная бумажная ТК․ Если есть — примите ее и внесите сведения из нее в его ЭТК в СФР (в сокращенном виде‚ если стаж до 2020 года)․
5. Вносите записи о каждом событии в трудовой истории (прием‚ перевод‚ увольнение и т․д․) в ЭТК через личный кабинет работодателя на портале СФР‚ подписывая их УКЭП․
6. Ознакомьте работника с внесенной записью в установленном ЛНА порядке․

Что должен знать работник?

• Ваша трудовая история с 1 января 2020 года (а для новых — с первого дня работы) хранится в ЭТК в СФР․
• Вы имеете право получить выписку из своей ЭТК в любой момент (через личный кабинет на портале Госуслуг или СФР‚ или через работодателя);
• Вы должны быть ознакомлены под подпись с каждой внесенной в вашу ЭТК записью․ Если этого не сделали — вы вправе потребовать․
• Бумажная трудовая книжка‚ если она у вас есть‚ является дополнением к ЭТК и хранится у вас․ Сведения из нее (до ) уже переданы в СФР․

Кто подписывает электронную трудовую книжку? — Уполномоченный представитель работодателя с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП)․ Физическая подпись на самом электронном документе отсутствует․ Ключевым является соблюдение процедуры ознакомления работника с внесенными записями‚ порядок которого должен быть детально прописан во внутренних документах компании․ Это обеспечивает юридическую чистоту трудовых отношений и защищает интересы обеих сторон․

Основано на положениях Трудового кодекса РФ (ст․ 66․1‚ 91)‚ Федерального закона от № 152-ФЗ «О персональных данных»‚ инструкциях Социального фонда России․