С 2023 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Она заменяет традиционный бумажный документ и хранит сведения о трудовой истории в единой государственной базе – ФГИС «Труд». При увольнении работнику необходимо получить доступ к своей ЭТК, чтобы подтвердить стаж, оформить выплаты и использовать её при поиске новой работы. В статье подробно рассмотрены правовые основы, порядок получения ЭТК и ответы на типичные вопросы.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в Федеральной государственной информационной системе «Труд» (ФГИС Труд). Основные её характеристики:

• Записи вносит только работодатель через специализированную программу.
• Доступ к документу имеет работник через личный кабинет на портале trud.gov.ru.
• ЭТК имеет юридическую силу, равную бумажной трудовой книжке (ст. 71 Трудового кодекса РФ).
• Сведения в ней защищены шифрованием и могут быть проверены в любой момент.

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие электронные трудовые книжки:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 71, 71‑1) – признаёт электронный документ равноправным бумажному.
2. Федеральный закон № 273‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (2022 г.) – устанавливает порядок создания, ведения и выдачи ЭТК.
3. Приказ Минтруда России от №  «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек».
4. Приказ ФСТЭК России №  «Об обеспечении информационной безопасности в ФГИС Труд».

Почему важно оформить ЭТК при увольнении?

ЭТК необходима для:

• Получения пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по безработице).
• Подтверждения трудового стажа при расчёте пенсии.
• Оформления новой работы без необходимости предоставлять бумажные справки.
• Участия в государственных программах (молодёжные гранты, льготы и пр.).

Порядок получения электронной трудовой книжки при увольнении

Уведомление работодателя о желании получить ЭТК

Согласно пункту 2.1 Положения о порядке ведения ЭТК, работник обязан в письменной форме (можно по электронной почте) уведомить работодателя о желании получить доступ к своей ЭТК. Рекомендуется использовать следующую форму:

 Заявление
 ______________________ (ФИО)
 ______________________ (должность)
 ______________________ (наименование организации)
 Прошу оформить доступ к моей электронной трудовой книжке в системе ФГИС Труд в связи с увольнением.
 Дата, подпись.
 

Подготовка работодателем записи об увольнении

Работодатель в течение трёх рабочих дней после получения заявления вносит в ЭТК запись об увольнении, указывая:

• Дата начала и окончания трудового договора;
• Основание увольнения (по инициативе работника, работодателя, по соглашению сторон и т.д.);
• Сведения о выплате компенсаций и расчёте.

Регистрация в личном кабинете ФГИС Труд

После того как запись внесена, работнику необходимо:

1. Перейти на портал trud.gov.ru и выбрать пункт «Электронная трудовая книжка».
2. Ввести ИНН (или СНИЛС) и номер телефона, указанный в личном кабинете работодателя.
3. Получить одноразовый код подтверждения, который придёт в SMS.
4. Ввести код и создать пароль доступа (рекомендовано использовать комбинацию букв, цифр и спецсимволов).

Проверка и скачивание ЭТК

После входа в личный кабинет работник может:

• Просмотреть всю трудовую историю в виде таблицы.
• Скачать документ в формате PDF (подпись будет электронная, подтверждённая ФГИС Труд).
• Распечатать копию, если требуется предоставить её в бумажном виде (например, в отдел кадров новой компании).

Завершение процесса

Работодатель обязан в течение трёх дней после получения подтверждения от работника о получении доступа в системе закрыть доступ к редактированию ЭТК (только просмотр). Это гарантирует, что запись об увольнении не будет изменена без согласия сторон.

Необходимые документы

Для получения доступа к ЭТК обычно требуются:

1. Паспорт гражданина РФ (скан или фото).
2. ИНН (или СНИЛС) – идентификационный номер в системе ФГИС Труд.
3. Трудовая книжка в бумажном виде (если была до перехода на электронный формат) – для сверки записей.
4. Заявление о получении доступа (можно в электронном виде).
5. Согласие работодателя (подтверждение, что запись об увольнении внесена).

Возможные проблемы и способы их решения

Не приходит SMS‑код

• Проверьте, правильно ли указан номер телефона в личном кабинете работодателя.
• Убедитесь, что у вас включён приём SMS‑сообщений от неизвестных отправителей.
• Если проблема сохраняется – обратитесь в службу поддержки ФГИС Труд (тел.: 8‑800‑555‑33‑33).

Запись об увольнении не отображается

• Уточните у работодателя, внесена ли запись в ЭТК (требуется подтверждение от ИТ‑отдела).
• Проверьте, не возникла ли ошибка в ИНН/СНИЛС, указанных при входе.
• Если запись внесена, но не отображается – подайте запрос в Росстандарт (раздел «Трудовые споры»).

Ошибки в данных (даты, должности)

• Сотрудник должен написать заявление‑корректировку и направить его работодателю.
• Работодатель вносит исправления и повторно подтверждает запись.
• После исправления работник проверяет обновлённую информацию в личном кабинете.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить бумажную копию ЭТК?

Да. На портале есть функция «Скачать PDF». Распечатанную копию можно использовать как традиционную трудовую книжку, однако в официальных документах предпочтительно указывать, что это электронный документ.

Что делать, если работодатель отказывается оформить ЭТК?

Согласно ст. 71‑1 ТК РФ, отказ работодателя считается нарушением трудового законодательства. Работнику следует написать письменный запрос с требованием оформить запись, а при отсутствии реакции – обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд.

Можно ли передать ЭТК другому человеку?

Нет. Трудовая книжка (в любой форме) привязана к конкретному физическому лицу и не может быть передана.

Сохраняются ли данные из бумажной трудовой книжки?

При переходе на электронный формат все записи из бумажной книжки переносятся в ФГИС Труд. Работник может запросить копию «истории миграции» у работодателя.

Как долго хранится электронная трудовая книжка?

ЭТК хранится в системе без ограничения срока, пока существует запись о трудовых отношениях. При смерти работника данные передаются в архив, доступ к которым имеет уполномоченный орган.

Электронная трудовая книжка – современный и удобный инструмент, который упрощает процесс оформления увольнения, получения пособий и подтверждения трудового стажа. Чтобы получить доступ к своей ЭТК при увольнении, необходимо:

1. Уведомить работодателя о желании получить ЭТК;
2. Убедиться, что запись об увольнении внесена в ФГИС Труд;
3. Зарегистрироваться в личном кабинете на портале trud.gov.ru;
4. Скачать и, при необходимости, распечатать документ.

Соблюдая указанные шаги и имея под рукой необходимые документы, вы сможете без проблем оформить электронную трудовую книжку и использовать её в дальнейшем.

Дата публикации: