В 2020 г․ в России был введён новый формат трудовой книжки – электронная трудовая книжка (ЭТК)․ С тех пор работодатели и работники используют её для подтверждения стажа, оформления документов и ведения кадровой информации․ В этой статье мы разберём, как правильно работать с ЭТК, какие формы нужно заполнять, как передавать данные работодателю и какие преимущества даёт этот формат․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, хранящийся в Едином портале госуслуг․ В ней фиксируются все сведения о трудовой деятельности сотрудника: дата приёма, переводов, увольнений, смены должностей и т․д․ В отличие от бумажной версии, ЭТК не подвержена подделке и доступна в любой точке страны․
Как работник получает ЭТК?
- Работник заполняет заявление о переходе на электронную трудовую книжку (форма СТД-Р)․
- Заявление отправляется в службу кадрового учета (СОК) через личный кабинет на портале госуслуг․
- После проверки данных работодатель получает электронный документ․
В 2020 г․ в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) закреплено, что работодатель обязан выдавать сведения о трудовой деятельности сотрудника в форме СТД-Р в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления․
Порядок получения ЭТК работодателем
Новый сотрудник, пришедший с ЭТК, должен пройти несколько простых шагов:
- В личном кабинете сотрудника открыть раздел «Мои заявления»․
- Выбрать готовое заявление «СТД-ПФР» (сведения о трудовой деятельности для Пенсионного фонда РФ)․
- Активировать пункт меню «Переслать на e‑mail» и указать электронный адрес работодателя․
- После подтверждения работодатель получает справку в электронном виде напрямую с портала госуслуг․
Таким образом, работодатель получает полную и достоверную информацию о стаже сотрудника без риска подделки․
Формы, которые нужно знать
| Форма | Назначение | Кому выдается |
|---|---|---|
| СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности) | Сведения о работе сотрудника в конкретной компании (приём, перевод, увольнение)․ | Работодателю и работнику․ |
| СТД-СФР (Сведения о трудовой деятельности для Социального фонда) | Сведения о стаже, передаваемые в социальный фонд․ | Социальному фонду и работодателю․ |
| СТД-ПФР (Сведения о трудовой деятельности для Пенсионного фонда РФ) | Сведения о стаже для расчёта пенсионных начислений․ | Пенсионному фонду и работодателю․ |
Все эти формы вводятся одновременно с ЭТК и оформляются на специальном бланке согласно приказу Минтруда РФ от N 713н․
Как проверить достоверность ЭТК?
Проверка проводится через портал госуслуг:
- Открыть личный кабинет сотрудника․
- Перейти в раздел «Мои заявления» → «Сведения о трудовой деятельности»․
- Найти нужную форму (СТД-Р, СТД-СФР, СТД-ПФР) и убедиться, что все данные совпадают с тем, что указано в бумажной версии (если она есть)․
Если данные не совпадают, работодатель может запросить уточнение у работодателя или в социальном фонде․
Что делать, если сотрудник пришёл без бумажной трудовой книжки?
Если сотрудник устраивается на первое место работы, бумажную трудовую книжку ему не выдают․ В этом случае работодатель обязан:
- Попросить сотрудника предоставить форму СТД-Р или СТД-СФР, если он ранее работал․
- Если это первый опыт работы, оформить справку СТД-Р в соответствии с приказом Минтруда․
Эта справка будет служить официальным подтверждением стажа до начала работы․
Плюсы и минусы электронных трудовых книжек
- Преимущества:
- Отсутствие риска подделки․
- Удобство доступа из любой точки страны․
- Сокращение бумажных процессов․
- Быстрый обмен данными с государственными органами․
- Недостатки:
- Необходимость доступа к интернету и электронному сервису․
- Требуется обучение сотрудников работе с порталом госуслуг․
- Возможные технические сбои в системе․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить ЭТК, если работник уже имеет бумажную? – Да, приём на работу с бумажной книжкой предусматривает её передачу в электронный формат․
- Что делать, если сотрудник не заполнил заявление о переходе на ЭТК? – Работодатель может запросить у сотрудника заполнить форму СТД-Р самостоятельно․
- Как долго сохраняеться ЭТК? – В течение всей трудовой деятельности сотрудника, а также после увольнения, если это требуется по закону․
- Можно ли получить копию ЭТК в бумажном виде? – Да, но это будет только печатная копия, а не оригинал․
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации кадровой системы и повышению прозрачности трудовых отношений․ Для работодателя это упрощает процессы оформления, ускоряет обмен данными с государственными органами и снижает риск ошибок․ Для сотрудника – это удобство доступа к своим данным и защита от подделки․ Важно знать, какие формы нужно заполнять, как правильно их передавать и какие требования предъявляет Трудовой кодекс РФ․
Если вы столкнулись с вопросами по работе с ЭТК, не стесняйтесь обращаться к специалистам по кадровому учёту или к службе поддержки портала госуслуг․ Удачной работы!