С 1 января 2020 года в Российской Федерации стартовала масштабная реформа по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). На текущий момент, май 2026 года, система полностью отлажена, и электронный формат стал основным способом фиксации трудового стажа. В этой статье мы подробно разберем порядок работы с ЭТК, актуальные сроки сдачи отчетности и права работников.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка, это не отдельный файл или пластиковая карта, а совокупность сведений о трудовой деятельности гражданина, хранящихся в информационной системе Социального фонда России (СФР, ранее ПФР). Эти данные формируются на основе отчетов, которые ежемесячно (или ежедневно) направляют работодатели.
Ключевые особенности ЭТК:
- Доступность: работник может получить выписку в любое время через Госуслуги, в МФЦ или в отделении СФР.
- Надежность: данные защищены от потери, порчи или подделки, так как хранятся в централизованной базе.
- Универсальность: сведения используются для подтверждения стажа при назначении пенсии, оформлении кредитов и виз.
Кто и как переходит на электронный формат?
Правила перехода зависят от даты начала трудовой деятельности сотрудника:
Сотрудники, впервые поступающие на работу после 1 января 2021 года
Для этой категории работников бумажные трудовые книжки не заводятся. Вся информация об их трудовой деятельности ведется исключительно в электронном виде. Работодатель обязан передавать сведения в СФР, а сотрудник может получить выписку по запросу.
Сотрудники, работавшие до 2021 года
У этой категории сохранилось право выбора:
- Оставить бумажную книжку. В этом случае работодатель ведет и бумажный, и электронный варианты параллельно. Записи в бумажную книжку вносятся по старым правилам, а в СФР отправляются электронные отчеты.
- Перейти на электронную версию. Для этого работник должен был подать соответствующее заявление (срок подачи истек в конце 2020 года, но для тех, кто не подал заявление тогда, бумажная книжка выдается на руки, а дальнейшее ведение идет только в электронном виде при смене работы или по новому заявлению).
Обязанности работодателя: сроки и порядок сдачи отчетности
Работодатель является основным источником информации для формирования ЭТК. Порядок и сроки представления сведений строго регламентированы законодательством РФ.
Сроки передачи данных в СФР
Существует два основных режима сдачи отчетности, которые действуют и в 2026 году:
- Ежедневный режим (оперативный):
- Касается событий: прием на работу и увольнение.
- Срок: не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения).
- Пример: Если приказ об увольнении подписан 20 мая, отчет нужно сдать до конца 21 мая;
- Ежемесячный режим:
- Касается событий: переводы на другую должность, переименование организации, подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки и иные кадровые мероприятия.
- Срок: не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
- Пример: Данные о переводе сотрудника, произошедшем в апреле, необходимо передать до 15 мая.
Как работнику получить информацию из ЭТК?
Сотрудник имеет полное право контролировать свои данные. Получить выписку (информацию о трудовой деятельности) можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуг: самый быстрый способ, выписка формируется мгновенно в виде PDF-файла с цифровой подписью.
- В клиентской службе СФР: при личном посещении или через законного представителя.
- В МФЦ: по предъявлению паспорта.
- У работодателя: по последнему месту работы сотрудник может запросить копию сведений, которые работодатель передавал в фонд.
Что делать в случае ошибок?
Если работник обнаружил неверную запись в электронной трудовой книжке, ему следует обратиться к работодателю, допустившему ошибку. Работодатель обязан:
- Провести внутреннюю проверку.
- Внести корректирующие сведения в следующий отчетный период (указав, что предыдущая запись является ошибочной).
- Направить исправленные данные в Социальный фонд России.
Важно помнить, что аннулирование записей в ЭТК происходит путем внесения новой записи с указанием на ошибку, сама история изменений сохраняется в системе.
Переход на электронные трудовые книжки к 2026 году стал стандартом делового оборота. Для работодателей это означает необходимость строгого соблюдения сроков сдачи отчетности (особенно по приемам и увольнениям), а для работников — прозрачность трудового стажа и удобство доступа к данным. Соблюдение порядка работы с ЭТК гарантирует отсутствие проблем при оформлении пенсии и подтверждении стажа в будущем.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и методических рекомендаций по состоянию на май 2026 года.