Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который в России стал обязательным с 1 января 2026 года. В статье мы разберём, как правильно вести ЭТК в момент увольнения сотрудника, какие сроки и процедуры необходимо соблюдать, а также какие нюансы могут возникнуть в разных типах трудовых отношений.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это электронный реестр трудовой деятельности работника, который хранится в системе Федеральной службы по труду (ФСТ) и доступен работодателю и работнику через портал «Электронная государственная служба» (ЕГС). В отличие от бумажной версии, в ЭТК сохраняется полный исторический список всех трудовых договоров, начислений, отпусков, а также сведения о стаже и квалификации.
Ключевые даты перехода на ЭТК
- 1 января 2026 года – завершение переходного периода. После этой даты все новые трудовые договоры оформляются только в электронной форме.
- С 2021 года – в некоторых случаях работодатели уже обязаны вести только ЭТК, но при наличии бумажной трудовой книжки допускается одновременное хранение, если работник не отказался от бумажной версии.
- 10 июня 2026 года – в Украине завершится обязательная оцифровка бумажных трудовых книжек в электронный реестр застрахованных лиц.
Процесс увольнения с учётом ЭТК
Подготовка к увольнению
- Проверка данных в ЭТК – убедитесь, что все сведения о трудовой деятельности сотрудника актуальны: даты начала и окончания работы, должности, начисления.
- Согласование с работником – обсудите с сотрудником дату увольнения и уточните, нужна ли ему бумажная копия трудовой книжки.
- Подготовка документов – заявление об увольнении, приказ о приёме на работу (если применимо), справка о стаже.
Оформление записи об увольнении в ЭТК
Запись об увольнении должна быть внесена в ЭТК работодателя в течение 5 рабочих дней с даты увольнения. В системе ФСТ это делается через модуль «Трудовые договоры»:
- Откройте профиль сотрудника.
- Выберите пункт «Добавить запись» и выберите тип «Увольнение».
- Заполните поля: дата увольнения, причина (например, «по собственному желанию»), сведения о последнем месте работы.
- Подтвердите запись и сохраните.
Подача заявления о переходе на бумажную трудовую книжку (если необходимо)
Если работник хочет получить бумажную копию, он должен подать заявление в отдел кадров. В заявлении указывается:
- ФИО, дата рождения, ИНН.
- Дата увольнения.
- Сведения о последнем месте работы.
- Причина перехода на бумажную версию.
После получения заявления работодатель выдает бумажную трудовую книжку и вносит запись о переходе в ЭТК.
Что делать, если работник отказался от бумажной трудовой книжки?
Согласно законодательству, если работник не подал заявление об отказе от бумажной версии, то в ЭТК автоматически создаётся запись о переходе на электронный формат. В этом случае:
- Работодатель не выдает бумажную трудовую книжку.
- В ЭТК фиксируеться дата перехода и причина (отказ от бумажной версии).
- Сотрудник может запросить электронный сертификат, подтверждающий стаж.
Особенности увольнения при наличии нескольких статусов
Сотрудник может одновременно работать как штатный, так и внутренний совместитель. В таком случае в ЭТК необходимо вести отдельные записи для каждого статуса:
- Для штатного сотрудника – запись о приёме, стаже, увольнении.
- Для внутреннего совместителя – отдельный договор, дата начала и окончания, а также сведения о начислениях.
При увольнении по одному из статусов запись об увольнении должна быть внесена в соответствующий раздел ЭТК, а в другом статусе – оставить запись о продолжении работы.
Как проверить корректность записи об увольнении?
- Войдите в портал ЕГС и откройте профиль сотрудника.
- Проверьте, что дата увольнения совпадает с датой, указанной в приказе.
- Убедитесь, что причина увольнения соответствует действительности.
- Проверьте, что в разделе «Стаж» учтено правильное количество лет и месяцев.
Что делать в случае ошибок?
Если в ЭТК обнаружена ошибка, необходимо:
- Сразу уведомить службу поддержки ФСТ через портал ЕГС.
- Предоставить копию приказа об увольнении и документы, подтверждающие правильные данные.
- Сотрудник может запросить исправление через форму «Запрос на изменение данных».
- Всегда вносите запись об увольнении в ЭТК в течение 5 рабочих дней.
- Проверяйте актуальность данных до увольнения.
- Если работник не отказался от бумажной версии, в ЭТК фиксируется переход на электронный формат.
- При наличии нескольких статусов ведите отдельные записи.
- В случае ошибок незамедлительно исправляйте данные через портал ЕГС.
Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите корректное ведение электронной трудовой книжки и избежите возможных юридических рисков при увольнении сотрудников.