Обновлено: 22 мая 2026 года
Важно! Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современная форма учета трудовой деятельности, которая постепенно заменяет бумажные аналоги.
При увольнении работника необходимо соблюдать особые правила ведения и оформления документов, чтобы избежать правовых последствий.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая содержит все сведения о трудовой деятельности работника:
- Дата приема на работу и увольнения
- Занимаемые должности и специальности
- Квалификация и виды деятельности
- Основания для приема, перевода и увольнения
- Иные сведения, предусмотренные трудовым законодательством
С 2020 года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном формате для новых сотрудников, а с 2023 года — для всех работников, если они не написали заявление о сохранении бумажной формы.
Процедура увольнения с электронной трудовой книжкой
Подготовка к увольнению
Перед увольнением работодатель должен:
- Оформить приказ об увольнении (по форме Т-8 или иной)
- Внести соответствующие записи в электронную трудовую книжку
- Подготовить комплект документов для выдачи работнику
Внесение записи об увольнении в ЭТК
В отличие от бумажной трудовой книжки, в электронной версии не отражаются причины увольнения (ст. 66.1 ТК РФ). В ЭТК фиксируются:
- Дата расторжения трудового договора
- Основание увольнения (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон»)
- Ссылка на соответствующий приказ
Обратите внимание: Если работник подал заявление об увольнении менее чем за 3 рабочих дня до даты увольнения, трудовая книжка (или выписка из ЭТК) выдается ему не позднее дня увольнения.
Документы, выдаваемые работнику при увольнении
При увольнении работнику должны быть выданы следующие документы:
- Бумажная трудовая книжка (если велась ранее) или выписка из электронной трудовой книжки
- Выписка из ЭТК содержит все сведения о трудовой деятельности в вашей организации
- Справка о сумме заработка за последние 2 года (форма 182н) — для расчета пособий по временной нетрудоспособности
- Расчетный лист с расшифровкой всех выплат за последний месяц работы
- Выписки о трудовом стаже и пенсионных взносах (при необходимости)
- Сведения о предоставлении сведений о трудовой деятельности (если работник обращался с таким заявлением)
Особые случаи при увольнении
Работодатель не внес запись об увольнении в ЭТК
Если работодатель, который должен был внести запись об увольнении, ликвидирован или по иным причинам не выполнил свои обязанности, работник может:
- Обратиться в территориальный орган Пенсионного фонда РФ
- Получить сведения через Многофункциональный центр (МФЦ)
- Использовать личный кабинет на портале Госуслуги
Важно! Работодатель обязан внести запись об увольнении в ЭТК не позднее дня увольнения. В случае нарушения этих сроков работник вправе обратиться в трудовую инспекцию или суд.
Работник продолжает работать с бумажной трудовой книжкой
Если работник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, при увольнении:
- В бумажную трудовую книжку вносится запись об увольнении
- В ЭТК также вносятся соответствующие сведения
- Работнику выдается либо бумажная трудовая книжка, либо выписка из ЭТК на выбор
Что делать, если записи в ЭТК отсутствуют или неверны?
Если работник обнаружил, что в его электронной трудовой книжке отсутствуют сведения о работе или они неверны, он может:
- Обратиться к работодателю с требованием внести корректировки
- Если работодатель отказывается или ликвидирован — обратиться в ПФР или суд
- Получить дубликат выписки из ЭТК через портал Госуслуг
Ответственность работодателя за нарушения
За нарушение порядка ведения электронной трудовой книжки или непредоставление сведений при увольнении работодатель может быть привлечен к ответственности:
- Административной (ст. 5.27 КоАП РФ) — штраф до 50 000 рублей
- Материальной — возмещение ущерба, причиненного работнику
- Дисциплинарной — замечание, выговор или увольнение
Часто задаваемые вопросы
Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если ведется ЭТК?
Да, работник может запросить бумажную трудовую книжку у работодателя. Если ранее велась бумажная форма, она должна быть выдана при увольнении.
Нужно ли вносить причину увольнения в ЭТК?
Нет, в электронной трудовой книжке не отражаются причины увольнения, только дата и основание (например, «по собственному желанию»).
Можно ли получить сведения из ЭТК после ликвидации работодателя?
Да, сведения можно получить через Пенсионный фонд РФ, МФЦ или портал Госуслуг.
Рекомендации работникам
- Проверяйте записи в ЭТК после каждого увольнения или перевода
- Своевременно получайте выписки из ЭТК при смене работы
- Сохраняйте все документы, связанные с трудовой деятельностью (приказы, справки, расчетные листы)
- Обращайтесь за помощью в трудовую инспекцию или профсоюз при нарушениях прав
Полезный совет: Если у вас возникли вопросы по электронной трудовой книжке, вы можете обратиться на горячую линию Пенсионного фонда РФ или в службу поддержки портала Госуслуг.
Электронная трудовая книжка — это современный инструмент учета трудовой деятельности, который упрощает ведение записей и доступ к ним. Однако при увольнении важно соблюдать все процедуры, чтобы избежать проблем с трудоустройством в будущем.
Работодатель обязан:
- Своевременно вносить записи в ЭТК
- Выдавать работнику все необходимые документы
- Соблюдать сроки предоставления сведений
Работник, в свою очередь, должен:
- Проверять корректность внесенных данных
- Своевременно получать выписки из ЭТК
- Обращаться за помощью при нарушениях своих прав
Помните: Электронная трудовая книжка — это ваш официальный документ, который может потребоваться при устройстве на новую работу, оформлении пенсии или получении льгот.