С 1 января 2021 года в Российской Федерации вступил в силу новый порядок ведения учета трудовой деятельности работников — введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Этот переход регулируется статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), которая устанавливает правила формирования, хранения и передачи сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В 2026 году данная норма является обязательной для всех работодателей, а порядок оформления записей в бумажных трудовых книжках при переходе на электронный формат требует особого внимания со стороны кадровых служб и самих работников.
Что говорит статья 66.1 ТК РФ?
Статья 66.1 ТК РФ устанавливает, что:
- Работодатель обязан формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности каждого работника (далее, сведения о трудовой деятельности).
- Эти сведения передаются в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) через единую информационную систему, в т.ч. с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг (Госуслуги).
- Сведения оформляются в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.
- Работник имеет право выбора: продолжить ведение бумажной трудовой книжки или перейти на электронный формат.
Важно: электронная трудовая книжка не заменяет бумажную полностью. Бумажная трудовая книжка сохраняется как исторический документ, а в неё вносятся только ключевые записи, связанные с переходом на ЭТК.
Когда и как вносится запись в бумажную трудовую книжку?
Согласно статье 66.1 ТК РФ, запись в бумажной трудовой книжке вносится в следующих случаях:
- При первом трудоустройстве после 1 января 2021 года, работодатель не ведёт бумажную трудовую книжку. Вместо этого формируется только электронная трудовая книжка.
- При подаче работником заявления о переходе на электронный формат — работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче такого заявления.
- При прекращении трудовых отношений, работодатель выдаёт работнику бумажную трудовую книжку с последней записью, если она ещё существует, и предоставляет сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
Форма записи в бумажной трудовой книжке
Запись вносится в разделе «Сведения о работе» (обычно в графу 4 — «Основание») и должна содержать следующие реквизиты:
- Дата подачи заявления (например, ).
- Содержание записи: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Номер и дата заявления (если заявление регистрируется в журнале).
- Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) и печать организации (если используется).
Пример записи:
Графа 3:
Графа 4: Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации
Графа 5: № 045 от
Графа 6: Подпись _________ /И.И. Иванов/
Обязанности работодателя в 2026 году
В 2026 году работодатель обязан:
- Принять письменное заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку (форма заявления утверждена Приказом Минтруда России от № 585н).
- Внести запись в бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления.
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику с внесённой записью (даже если работник не требует её — выдать обязательно).
- Передать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде в течение 1 рабочего дня с даты приёма на работу, перевода, увольнения или иного изменения.
- Обеспечить доступ работника к своим сведениям через личный кабинет на портале Госуслуг или через работодателя (по запросу).
- Хранить бумажные трудовые книжки работников, не перешедших на ЭТК, в соответствии с требованиями законодательства (не менее 75 лет).
Важно: Что делать, если работник не подал заявление?
Если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку в обычном порядке. Переход на ЭТК — это право, а не обязанность работника. Работодатель не вправе принудительно переводить сотрудников на электронный формат.
Кто не может получить электронную трудовую книжку?
Согласно статье 66.1 ТК РФ, электронная трудовая книжка не формируется для:
- Работников, которые подали заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (до — для тех, кто уже работал).
- Работников, не имеющих доступа к интернету или не желающих использовать электронные сервисы (в этом случае сохраняется бумажный вариант).
- Работников, чьи сведения о трудовой деятельности ведутся иным законом (например, военнослужащие, сотрудники ФСБ и т.п.).
Частые ошибки работодателей
- Не вносят запись о подаче заявления, это нарушение статьи 66.1 ТК РФ и может повлечь штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Не выдают бумажную трудовую книжку после внесения записи — работник имеет право требовать её в любое время.
- Отказываются принимать заявление — работодатель обязан принять заявление в любом виде (на бумаге, в электронной форме через внутреннюю систему, по почте).
- Не передают данные в ПФР в срок — это приводит к нарушению прав работника на формирование стажа и начисление пенсии.
Как работнику проверить свои сведения в ЭТК?
Работник может:
- Зайти на портал Госуслуги и открыть раздел «Электронная трудовая книжка».
- Получить выписку из ЭТК через работодателя (в письменной или электронной форме).
- Обратиться в территориальное управление ПФР с паспортом и СНИЛС.
Сведения в ЭТК содержат:
- Наименование работодателя
- Дата приёма и увольнения
- Должность, профессия
- Основания для приёма и увольнения
- Награды, поощрения (по желанию работодателя)
Статья 66.1 ТК РФ — это важный этап цифровизации кадрового учёта в России. В 2026 году электронная трудовая книжка — это не просто нововведение, а стандартный инструмент учёта трудового стажа. Однако бумажная трудовая книжка остаётся актуальной для тех, кто не перешёл на электронный формат, и для внесения в неё обязательной записи о переходе.
Ключевое правило для работодателей: если работник подал заявление о переходе на ЭТК — обязательно внесите запись в бумажную трудовую книжку и выдайте её на руки. Это не формальность, это требование закона, нарушение которого влечёт административную ответственность.
Ключевое правило для работников: если вы хотите, чтобы ваш трудовой стаж учитывался в электронном виде — подайте заявление. Если вы не уверены — сохраняйте бумажную трудовую книжку: она остаётся вашим официальным документом о трудовой деятельности.
Помните: электронная трудовая книжка — это удобство, а не замена права на документальное подтверждение стажа. Закон гарантирует защиту ваших трудовых прав в любом формате.