С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). К 2026 году этот процесс завершён: все новые сотрудники оформляются исключительно с ЭТК, а работодатели обязаны вносить в неё все ключевые сведения о трудовой деятельности. Сегодня более 24 миллионов россиян используют электронные трудовые книжки, что делает эту систему не просто удобной, а обязательной частью трудовых отношений.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения, награждения и другие значимые события. Данные хранятся в защищённой информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступны работнику через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.

Кто обязан вносить сведения в ЭТК?

Обязанность вносить информацию в электронную трудовую книжку лежит исключительно на работодателе — юридическом лице или индивидуальном предпринимателе, заключившем трудовой договор с работником. Работник не может самостоятельно вносить данные — это исключительно компетенция работодателя.

Когда необходимо вносить сведения?

Сведения в ЭТК вносятся в следующих случаях:

• При приёме на работу (первичная запись)
• При переводе на другую должность или в другое подразделение
• При увольнении
• При присвоении звания, награждении почетной грамотой, медалью или иным знаком отличия (если это связано с трудовой деятельностью)
• При изменении наименования организации, её реквизитов или структуры

Какие сведения необходимо вносить?

Согласно законодательству (Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства № 1064 от ), в ЭТК вносятся следующие данные:

1. ФИО работника
2. Дата приёма на работу
3. Наименование организации (с указанием ОГРН и ИНН)
4. Должность, профессия, специальность с указанием квалификации
5. Основание для приёма (например, приказ по форме № Т-1)
6. Дата и основание перевода на другую работу
7. Дата и основание увольнения
8. Сведения о награждениях, поощрениях, связанных с трудовой деятельностью (например, почетная грамота, благодарность от руководства, знак «Отличник производства»)

Важно: Награждения и ЭТК

На сайте Онлайнинспекции подтверждено: работодатель обязан вносить в ЭТК сведения о награждениях, если они связаны с трудовой деятельностью. Например:

• Почётная грамота от организации
• Благодарность от генерального директора за достижения в работе
• Звание «Лучший сотрудник года»

Однако не вносятся награды, не связанные с трудом: спортивные достижения, общественные награды, личные благодарности без отношения к профессиональной деятельности.

Как внести сведения в ЭТК: пошаговая инструкция для работодателя

Процедура внесения данных в ЭТК осуществляется через информационную систему ПФР. Вот пошаговая инструкция:

Шаг 1: Убедитесь, что работник согласен на ЭТК

Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, он должен подать заявление о переходе на ЭТК. Если работник устраивается на работу впервые после 1 января 2021 года — ЭТК оформляется автоматически.

Шаг 2: Получите доступ к системе ПФР

Работодатель должен иметь:

• Электронную подпись (ЭЦП)
• Доступ к личному кабинету работодателя на сайте ПФР: https://cabinets.pfrf.ru

Шаг 3: Зарегистрируйте работника в системе

После приёма на работу работодатель в течение одного рабочего дня должен:

1. Зайти в личный кабинет работодателя
2. Выбрать раздел «Электронная трудовая книжка»
3. Нажать «Добавить работника»
4. Ввести СНИЛС работника
5. Система автоматически найдёт профиль работника в ПФР
6. Заполнить данные о приёме: дата, должность, основание (номер приказа)
7. Подписать и отправить сведения

Шаг 4: Внесение последующих изменений

При переводе, увольнении или награждении работодатель также должен в течение одного рабочего дня:

• Сформировать приказ (в бумажном или электронном виде)
• Зайти в систему ПФР
• Найти профиль работника
• Выбрать тип события (перевод, увольнение, награждение)
• Внести дату, номер приказа, описание события
• Отправить информацию

Что делать, если работник хочет сохранить бумажную трудовую книжку?

С 1 января 2026 года новые работники не могут получать бумажные трудовые книжки — они оформляются только с ЭТК. Однако работники, уже имеющие бумажную книжку, могут:

• Подать заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки
• Сохранить её до увольнения
• При увольнении получить бумажную книжку с последними записями

При этом работодатель обязан вести двойной учёт: вносить сведения как в бумажную, так и в электронную книжку, если работник не подал заявление о переходе на ЭТК.

Как работнику проверить свои данные в ЭТК?

Каждый работник может самостоятельно проверить точность и полноту данных:

• Зайти на портал Госуслуги → раздел «Пенсия и социальные выплаты» → «Электронная трудовая книжка»
• Или на сайт ПФР: https://www.pfrf.ru → «Личный кабинет гражданина» → «Электронная трудовая книжка»

Если обнаружены ошибки или отсутствуют записи — необходимо:

1. Обратиться к работодателю с письменным запросом
2. Приложить копии приказов, трудовых договоров
3. Требовать внесения исправлений в течение 5 рабочих дней

Последствия несвоевременного или неполного внесения данных

Нарушение сроков или отказ вносить сведения в ЭТК — это нарушение трудового законодательства. Работодатель может быть оштрафован:

• Для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей

Кроме того, работнику могут быть нарушены права на:

• Начисление пенсии
• Получение пособий
• Учёт стажа для льгот

С 2026 года электронная трудовая книжка стала стандартом для всех работодателей в России. Она обеспечивает:

• Безопасность данных (никаких потерь, порчи, кражи)
• Мгновенный доступ к информации при смене работы
• Автоматический учёт стажа для пенсии
• Снижение административной нагрузки на бухгалтерию и отдел кадров

Работодателю — не откладывайте внесение данных. Сделайте это в день оформления приказа. Работнику — регулярно проверяйте свою ЭТК через Госуслуги. Только так вы защитите свои трудовые права на будущее.

💡 Совет: Сохраните скриншоты своих записей в ЭТК — это может пригодиться при подаче документов на пенсию, кредит или господдержку.