С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это значит, что с этой даты все трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде, если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. Ниже подробно рассмотрен порядок внесения записей в трудовую книжку при выборе сотрудником электронного формата.
Нормативная база
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» (в редакции, действующей с ).
- Постановление Правительства РФ № 1400 от «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России № 543н от «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её заполнения».
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это персональный учётный документ, хранящийся в единой информационной системе Социального фонда России (СФР). В неё вносятся все сведения о трудовой деятельности гражданина: приём на работу, переводы, увольнения, награды, периоды нетрудоспособности и т.д.
Как оформляется запись в ЭТК, если работник выбрал электронный вариант?
Шаг 1. Получение согласия работника
При приёме на работу (или при переходе с бумажной на электронную форму) сотрудник заполняет заявление о выборе электронной трудовой книжки. Форма заявления утверждена Приказом Минтруда № 543н и доступна в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в отделе кадров организации.
Шаг 2. Внесение данных работодателем
После получения заявления кадровая служба организации вносит запись в ЭТК через специализированное программное обеспечение, интегрированное с системой СФР. Основные этапы:
- Авторизация в системе СФР (через личный кабинет работодателя или через Единый портал госуслуг).
- Выбор операции: «Приём на работу», «Перевод», «Увольнение», «Награждение» и т.д.
- Заполнение обязательных полей:
- ФИО сотрудника;
- СНИЛС;
- Дата и номер приказа о приёме/переводе/увольнении;
- Наименование организации, её ИНН и КПП;
- Должность, структурное подразделение;
- Условия труда (полная/неполная занятость, удалённая работа и т.п.);
- Дата начала и окончания трудового отношения;
- Основание записи (приказ, соглашение и т.д.).
- Подписание записи электронной подписью уполномоченного лица (руководителя или ответственного за кадровое делопроизводство).
- Отправка записи в СФР – система автоматически формирует извещение и направляет его в личный кабинет сотрудника на портале «Госуслуги».
Шаг 3. Подтверждение работником
Сотрудник получает уведомление о новой записи в своём личном кабинете. Он может:
- Просмотреть детали записи;
- Подтвердить её корректность (в случае согласия);
- При обнаружении ошибки подать заявление об исправлении через тот же кабинет.
Какие сведения вносятся в ЭТК?
Перечень обязательных полей записей регулируется Приказом Минтруда № 543н. К ним относятся:
- Дата и номер приказа (или иного основания);
- Вид трудовой деятельности (приём, перевод, увольнение, отпуск по беременности и родам, больничный и т.д.);
- Наименование организации, её ИНН/КПП;
- Должность, отдел, тарифный разряд (если предусмотрен);
- Дата начала и окончания периода;
- Основание записи (приказ, соглашение, трудовой договор и т.д.);
- Подпись уполномоченного лица (ЭЦП).
Преимущества электронного формата для работника и работодателя
Для работника:
- Мгновенный доступ к своей трудовой истории в любое время через «Госуслуги».
- Исключение риска утраты или повреждения бумажного документа.
- Возможность оперативно проверять, передаёт ли работодатель сведения в СФР.
- Упрощённая процедура получения справок и выписок (например, для кредита или пособия по безработице).
Для работодателя:
- Снижение затрат на ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
- Автоматизация передачи данных в СФР – меньше ошибок при ручном вводе.
- Возможность быстрого формирования отчётов по кадровому составу.
- Повышение прозрачности трудовых отношений и доверия со стороны сотрудников.
Возможные ошибки и порядок их исправления
Несмотря на автоматизацию, ошибки всё же могут возникнуть (например, неверный СНИЛС, опечатка в названии организации, неправильная дата). Исправление производится следующим образом:
- Работник обнаруживает несоответствие и подаёт заявление об исправлении через личный кабинет на «Госуслугах» (или обращается в отдел кадров).
- Работодатель вносит исправительную запись в ЭТК, указывая:
- Дата и номер исправительного приказа;
- Ссылка на ошибочную запись (номер и дата);
- Правильные сведения;
- Подпись ЭЦП.
- Система СФР автоматически обновляет запись и направляет уведомление сотруднику.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку, если я выбрал электронную?
Нет. При выборе электронного формата бумажная книжка не ведётся, если только вы не подадите отдельное заявление о сохранении бумажного варианта (одновременное ведение допустимо только по согласию сотрудника).
Что делать, если я уволился, а запись в ЭТК не появилась?
Сначала проверьте личный кабинет на «Госуслугах». Если запись отсутствует более 5 рабочих дней после даты увольнения, обратитесь к бывшему работодателю с требованием внести запись и, при необходимости, в трудовую инспекцию или в СФР.
Можно ли одновременно иметь электронную и бумажную трудовую книжку?
Да, но только если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. В этом случае кадровая служба ведёт две параллельные записи: одну в ЭТК, другую – в бумажную книжку.
Как проверить, что работодатель действительно передаёт данные в СФР?
В личном кабинете на портале «Госуслуги» есть раздел «Моя трудовая деятельность». Там отображаются все поступившие записи с отметкой о дате получения СФР. Если запись помечена как «не получена», следует немедленно связаться с работодателем.
Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Выбор электронного формата упрощает как учёт трудовой стажа для работника, так и отчётность для работодателя. Главное – своевременно оформить согласие на ведение ЭТК, правильно вносить все обязательные реквизиты и контролировать поступление данных в Социальный фонд России. При соблюдении этих правил электронная трудовая книжка становится надёжным и удобным инструментом подтверждения трудовой деятельности.
Статья актуальна на 22 мая 2026 года. Информация основана на действующем законодательстве и официальных разъяснениях Социального фонда России.