С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работник имеет право выбрать электронный формат ведения сведений о своей трудовой деятельности. Однако при таком выборе у него на руках остается бумажный документ — его трудовая книжка, в которую вносится последняя запись и которая выдается ему на хранение. Процедура регламентирована Федеральным законом № 439-ФЗ от и Трудовым кодексом РФ.

Правовая основа

Ключевые нормы:

• Часть 3 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ: Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан оформить и выдать ему бумажную трудовую книжку на руки.
• Статья 66.1 ТК РФ: Регулирует порядок предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Правила ведения электронных трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ).

Когда необходимо выдать бумажную книжку на руки?

Выдача на руки производится в двух основных случаях:

1. При уже существующем трудовом стаже: Работник, ранее имевший бумажную трудовую книжку, подает заявление о переходе на электронный формат. Работодатель завершает ведение бумажного документа и выдает его работнику.
2. При приеме на работу с выбором ЭТК сразу: Новый сотрудник с первого дня работы выбирает электронный формат. В этом случае в его бумажную книжку (если она у него уже есть) вносятся записи о приеме и о выборе электронного формата, после чего книжка выдается ему на руки.

Пошаговая инструкция для работодателя (кадровика)

Шаг 1. Получение письменного заявления от работника

Работник должен подать письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку и о выдаче ему бумажного документа на руки. В заявлении должны быть четко указаны обе просьбы.

Пример формулировки в заявлении:
«Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии со ст; 66.1 Трудового кодекса РФ и выдать мне на руки бумажную трудовую книжку с последней записью на основании п. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ.»

Шаг 2. Внесение записи в бумажную трудовую книжку

В графу 13 (Особые отметки) бумажной трудовой книжки необходимо сделать следующую запись:

«Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО работника) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.»

Далее работник ставит свою подпись и дату получения.

Шаг 3. Заверение записи

Запись в графе 13 обязательно заверяется:

• Печатью организации (штампом).
• Подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица (например, начальника отдела кадров), ответственного за ведение трудовых книжек.

Важно: Работодатель не обязан заверять печатью и подписью все предыдущие записи в книжке (о приеме, увольнении, награждениях) при ее выдаче в связи с переходом на ЭТК. Заверяется только новая запись в графе 13.

Шаг 4. Оформление приема/увольнения (если это приход нового сотрудника)

Если сотрудник принят на работу с выбором ЭТК, порядок записей в его бумажную книжку следующий:

1. Запись о приеме на работу (графы 1-12) с указанием даты заключения трудового договора.
2. Запись в графе 13 о переходе на электронный формат и о выдаче книжки на руки (как указано выше).

Шаг 5. Выдача трудовой книжки работнику

Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи им заявления. При выдаче:

• Работник проверяет правильность внесенных записей.
• Работник ставит свою подпись в графе 13 (или на отдельной расписке, если запись уже подписана ранее) о получении книжки.

Шаг 6. Отметка в Книге учета движения трудовых книжек

В Книге учета движения трудовых книжек (форма Т-21 или иная, используемая организацией) необходимо сделать соответствующую запись о выдаче книжки на руки работнику. В графе «Особые отметки» можно указать: «Выдана на руки в связи с переходом на электронную трудовую книжку на основании заявления от (дата)».

Образец записи в графе 13 трудовой книжки

Ниже представлен образец текста для внесения в графу 13:

 
 Выдана на руки на основании письменного заявления Иванова Ивана Ивановича 
 от о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой 
 деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 
 Трудового кодекса Российской Федерации.
 
 _______________________ (подпись руководителя/ответственного лица)
 Печать организации
 
 "___" _____________ 20__ г.
 Получил: _______________________ (подпись работника)
 
 

Важные нюансы и частые вопросы

А если работник не просит выдать книжку на руки?

Если в заявлении работник не указал просьбу о выдаче бумажного документа на руки, работодатель не обязан его выдавать. Бумажная трудовая книжка в этом случае остается у работодателя и хранится в архиве вместе с другими документами по личному делу. Однако на практике рекомендуется уточнять этот момент у работника.

Что делать с трудовой книжкой, если у работника ее нет?

Если у вновь принятого сотрудника отсутствует трудовая книжка (например, он устроился впервые), он оформляет заявление на получение ЭТК. Бумажный документ в этом случае не издается, так как его просто не существует. Запись о приеме на работу вносится исключительно в электронную трудовую книжку.

Нужно ли заверять печатью старые записи?

Нет. Закон обязывает заверять печатью и подписью только новую запись в графе 13 о выдаче. Все предыдущие записи (о предыдущих местах работы, увольнениях) остаются в том виде, в котором они были внесены ранее. Их заверять повторно не требуется.

Как быть с награждениями и поощрениями?

Если после перехода на ЭТК работодатель планирует внести запись о награждении, она вноситься только в электронную трудовую книжку. В бумажный документ, выданный на руки, такая запись не вносится.

Процедура выдачи бумажной трудовой книжки на руки при переходе на электронный формат четко регламентирована. Ключевые действия кадровика: получить заявление, внести корректную запись в графе 13, заверить ее печатью и подписью, выдать документ работнику в течение 3 рабочих дней и сделать отметку в Книге учета. Соблюдение этих шагов защищает и работодателя, и работника от возможных споров в будущем.

Дата актуальности информации: май 2026 года. Перед применением рекомендуется свериться с действующими редакциями законов.