С 2024 г. в России введён электронный формат трудовой книжки (ЭТК), который полностью заменяет бумажный документ. Владелец трудовой книжки теперь получает доступ к сведениям о своей трудовой деятельности в режиме онлайн через портал «Мой Дело» и другие официальные сервисы. Ниже приведён подробный разбор того, как правильно оформлять записи в ЭТК, какие сведения должны быть включены, и какие сроки соблюдаются работодателем.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, созданный в соответствии с требованиями Федерального закона «О государственной системе электронных данных» и Трудового кодекса РФ. В ней фиксируются все события, связанные с трудовой деятельностью сотрудника: приём на работу, увольнение, перевод, изменение должности, изменение заработной платы, а также сведения о стаже и квалификации.
Права и обязанности сторон
- Работодатель обязан вести ЭТК, вносить записи в течение 3 дней после получения заявления сотрудника о переходе на электронный вариант.
- Сотрудник имеет право просматривать записи, запрашивать выписки и оспаривать некорректные сведения.
- Система автоматически сохраняет историю изменений и обеспечивает юридическую силу записей.
Процедура перехода на электронную трудовую книжку
- Сотрудник подаёт заявление о выборе электронного вида трудовой книжки (форма «ЕФС‑1»).
- Работодатель получает заявление и в течение 3 дней выдаёт бумажную трудовую книжку на руки, но делает запись только в электронный вариант.
- В бумажной книжке в шапке можно оставить отметку о переходе, но в большинстве случаев она не обязательна.
- Сотрудник может получить выписку из ЭТК через портал «Мой Дело» в любой момент.
Как выглядит запись в электронной трудовой книжке?
Запись состоит из нескольких обязательных полей:
- Номер и дата записи.
- Дата события (приём, увольнение, перевод и т.д.).
- Наименование организации, место работы.
- Должность, вид занятости, режим работы.
- Сумма заработной платы (если применимо).
- Сведения о стаже и квалификации.
- Приказ/решение, подтверждающий событие.
Образцы записей для различных событий
Приём на работу
Пример записи при приёме на работу в ЭТК:
№ 1 | | ООО «Ромашка» | 1-я линия, 12 | Москва | Менеджер по продажам | Полный рабочий день | 60 000 руб. | Приказ № 123 от
Увольнение по собственному желанию
Пример записи при увольнении:
№ 2 | | ООО «Ромашка» | 1-я линия, 12 | Москва | Менеджер по продажам | Полный рабочий день | 60 000 руб. | Приказ № 456 от
Перевод в другую организацию (внутренний перевод)
Пример записи при переводе:
№ 3 | | ООО «Ромашка» | 1-я линия, 12 | Москва | Менеджер по продажам | Полный рабочий день | 60 000 руб. | Приказ № 789 от
Изменение должности
Пример записи при смене должности:
№ 4 | | ООО «Ромашка» | 1-я линия, 12 | Москва | Старший менеджер по продажам | Полный рабочий день | 70 000 руб. | Приказ № 1011 от
Изменение заработной платы
Пример записи при повышении зарплаты:
№ 5 | | ООО «Ромашка» | 1-я линия, 12 | Москва | Старший менеджер по продажам | Полный рабочий день | 80 000 руб. | Приказ № 1213 от
Стаж и квалификация
Пример записи о подтверждении стажа и квалификации:
№ 6 | | ООО «Ромашка» | 1-я линия, 12 | Москва | Старший менеджер по продажам | Полный рабочий день | 80 000 руб. | Приказ № 1415 от | Стаж: 2 года | Квалификация: «Международный менеджер»
Как заполнить форму ЕФС‑1 (заявление о переходе на ЭТК)
Форма ЕФС‑1 доступна в формате Word и PDF на портале «Мой Дело». В ней необходимо указать:
- ФИО сотрудника.
- Дата рождения.
- Номер и дата записи в бумажной трудовой книжке.
- Дата перехода на электронный вариант.
- Подпись сотрудника и дата.
После отправки заявления работодатель получает уведомление и обязан в течение 3 дней внести запись в ЭТК.
Как получить выписку из ЭТК
Выписку можно запросить через портал «Мой Дело» в разделе «Выписки и справки». Для этого:
- Войдите в личный кабинет.
- Выберите «Трудовая книжка» → «Выписка».
- Укажите период, за который нужна выписка.
- Подтвердите запрос и дождитесь готовности документа.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли поставить дату выдачи книжки на руки сентябрем, если заявление на ЭТК написано в июне? — Да, дата выдачи на руки может отличаться от даты заявления, но запись в ЭТК должна отражать дату фактического перехода.
- Нужно ли в шапке бумажной книжки ставить запись о переходе на ЭТК? — В большинстве случаев это не требуется, но можно оставить отметку «Переход на электронный вариант» для удобства.
- Как исправить ошибку в записи ЭТК? — Сотрудник может подать запрос на исправление через «Мой Дело». Работодатель обязан внести корректировку в течение 3 дней.
- Можно ли вести трудовую книжку в двух форматах (бумажной и электронной)? — Да, но в бумажной книжке должна быть только запись о приёме, а все последующие события фиксируются в ЭТК.
Электронная трудовая книжка упрощает управление кадровыми данными, повышает прозрачность и защищает права работников. Чтобы избежать ошибок:
- Проверяйте корректность всех полей перед отправкой записи.
- Соблюдайте сроки: запись в ЭТК должна быть внесена в течение 3 дней после получения заявления.
- Храните копии всех приказов и решений, подтверждающих события.
- Регулярно проверяйте выписки в портале «Мой Дело».
Соблюдение этих рекомендаций обеспечит правильность и юридическую силу записей в электронной трудовой книжке.