Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК). Сегодня, в 2026 году, ЭТК стала неотъемлемой частью кадрового документооборота. В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой электронная трудовая книжка, как она заполняется, какие формы используются и где посмотреть образцы заполненных документов.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия трудовой книжки, которая хранится в системе Социального фонда России (СФР). В соответствии с законом, все основные сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже работы формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в СФР (ранее — ПФР).
Важно понимать, что в электронной трудовой книжке сохраняется практически весь перечень сведений, которые традиционно фиксировались в бумажной:
- Сведения о работнике;
- Сведения о местах работы;
- Сведения о трудовой функции и кодах ОКЗ;
- Сведения о переводах на другую работу;
- Сведения об увольнении;
- Основания прекращения трудового договора.
Как работает ЭТК: отчетность вместо ручного заполнения
Многие кадровики задаются вопросом: как заполнить электронную трудовую книжку? Здесь есть ключевое отличие от бумажного варианта. Поскольку электронные трудовые книжки формирует и хранит СФР, работодателю не нужно вносить записи вручную в какую-либо электронную базу самого фонда. Задача работодателя, правильно заполнять отчеты, на основании которых СФР вносит данные в ЭТК.
Таким отчетом является форма ЕФС-1 (Единая форма сведений). В 2025 году вступили в силу поправки к отчету ЕФС-1, поэтому при заполнении необходимо использовать актуальные бланки и инструкции.
Кто в компании отвечает за ЭТК?
Руководитель организации самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести электронные трудовые книжки и подавать в СФР отчет по форме ЕФС-1. Обычно это специалист отдела кадров или бухгалтер.
Форма СТД-Р: выписка из электронной трудовой книжки
Хотя сама ЭТК хранится в базе СФР, работнику необходимо получать сведения о своем стаже для предъявления новому работодателю или в другие инстанции. Для этого предусмотрена специальная форма — СТД-Р.
Краткое название формы СТД-Р расшифровывается как «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Именно эта форма является, по сути, заполненным образцом электронной трудовой книжки, который выдается на руки сотруднику.
В каких случаях выдавать СТД-Р сотруднику?
- При увольнении — выдача сведений по форме СТД-Р в день увольнения обязательна.
- По заявлению работника — в период работы сотрудник имеет право запросить выписку, и работодатель обязан предоставить ее в сроки, установленные законодательством.
Переход на ЭТК: заявления и бумажная книжка
Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. Если же сотрудник выбрал электронный формат, процедура выглядит так:
- Работник пишет заявление о переходе на ЭТК (ст. 66, 66.1 ТК РФ).
- Работодатель вносит в бумажную трудовую книжку запись о том, что работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
- Бумажная трудовая книжка выдается на руки работнику.
Запись в бумажной трудовой книжке при переходе на ЭТК
При выдаче трудовой книжки на руки, если выбран электронный вариант ее ведения, необходимо сделать соответствующую запись. Образец заполнения 2025-2026 годов в графе «Сведения о работе» выглядит так:
«Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (статья 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации)».
После этого бумажная трудовая книжка перестает использоваться, а работник получает на руки форму СТД-Р при каждом увольнении.
Где посмотреть и как получить выписку из ЭТК?
Сведения из электронной трудовой книжки можно получить несколькими способами:
- Через портал Госуслуг — самый быстрый и удобный способ посмотреть свои данные онлайн.
- В МФЦ или СФР — можно обратиться лично для получения выписки на бумажном носителе;
- У работодателя — по заявлению работника предоставляется форма СТД-Р.
Особенности настройки в программах (например, 1С:ЗУП)
С появлением электронных трудовых книжек действует новый порядок записей, который несколько облегчает работу кадровиков. Однако для корректной передачи данных в СФР необходимо правильно настроить учетные программы.
Например, в программе 1С:ЗУП важно правильно настроить трудовые функции и коды ОКЗ для электронной трудовой книжки и отчета ЕФС-1. Программа работает на основе справочников и классификаторов, поэтому некорректно внесенная информация приведет к ошибкам при отправке отчетности.
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?
Частый вопрос среди работников: возможно ли возобновление бумажной трудовой книжки после перехода на ЭТК? Законодательство предусматривает, что если работник однажды выбрал электронный формат и получил бумажную книжку на руки, то вернуть этот документ работодателю и продолжить его ведение в бумажном виде нельзя. Бумажная книжка с записью о переходе на ЭТК становится закрытым документом.
Электронная трудовая книжка — это удобный и современный инструмент учета стажа. Для работодателя главное — своевременно и корректно сдавать отчет ЕФС-1 и выдавать сотрудникам форму СТД-Р при увольнении или по запросу. А для работника ЭТК гарантирует сохранность данных о трудовом стаже, доступ к которым можно получить в любой момент через Госуслуги или СФР.