Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который появился в России около пяти лет назад. С её помощью работодатели вносят сведения о трудовой истории сотрудника в режиме онлайн, а работник может просматривать и скачивать записи через портал «Госуслуги» или специализированные мобильные приложения.
Законодательная база
- Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных».
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), статья 66‑1.
- Приказ Минтруда России от № 525н «Об утверждении Положения о введении в действие электронной трудовой книжки».
- Постановление Правительства РФ от № 2265 «О порядке ведения и хранения электронных трудовых книжек».
Что необходимо знать перед заполнением записи об увольнении
При оформлении увольнения в ЭТК необходимо указать полностью следующие сведения:
- Дата увольнения.
- Основание увольнения (по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.д.).
- Наименование организации‑работодателя.
- Код ОКПО организации.
- Должность, которую занимал сотрудник.
- Ставка (полный/неполный рабочий день, процент от ставки).
- Сведения о выплате компенсаций (если есть).
- Электронная подпись (ЭП) работодателя и печать (в виде скана).
Пошаговый алгоритм заполнения записи об увольнении в ЭТК
- Подготовка документов
- Трудовой договор (или его дополнения).
- Заявление работника об увольнении (если увольнение по инициативе работника).
- Приказ работодателя об увольнении.
- Справка о заработной плате и компенсациях (если требуется).
- Вход в личный кабинет
Перейдите на портал Госуслуги → «Электронная трудовая книжка». Введите логин и пароль, подтвердите вход через СМС‑код.
- Выбор записи «Увольнение»
В меню «Мои записи» нажмите кнопку «Добавить запись», выберите тип записи «Увольнение».
- Заполнение полей
Заполните все обязательные поля (см. пункт 2). Пример заполнения приведён ниже.
- Подтверждение записи
После ввода данных нажмите «Сохранить», система сформирует электронный документ. Затем необходимо подписать запись ЭП работодателя (обычно это делает уполномоченный специалист HR‑отдела).
- Уведомление сотрудника
Сотруднику автоматически отправляется уведомление о том, что запись об увольнении внесена в его ЭТК. Он может просмотреть её в личном кабинете.
- Печать (по необходимости)
Если требуется бумажный вариант, в системе есть функция «Скачать PDF». Печатный документ может быть использован в случае проверки в Пенсионном фонде.
Образец заполнения записи об увольнении
| Запись об увольнении | |
|---|---|
| Дата увольнения | |
| Основание увольнения | По инициативе работника (заявление работника от ) |
| Наименование организации | ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678 |
| Должность | Ведущий инженер‑программист |
| Ставка | 100 % (полный рабочий день) |
| Сведения о выплате | Выплачена компенсация за неиспользованный отпуск – 12 000 ₽; выходное пособие – 30 000 ₽. |
| Электронная подпись работодателя | Подпись: ЭП Ивана Иванова (HR‑менеджер) |
| Печать организации | Скан печати (при необходимости) |
После сохранения записи в системе появится статус «Запись подтверждена», а в личном кабинете сотрудника будет отображена новая запись с указанными данными.
Типичные ошибки при заполнении ЭТК
- Неправильный формат даты. В ЭТК используется формат ДД.MM.ГГГГ.
- Отсутствие кода ОКПО. Без него запись считается неполной и будет отклонена системой.
- Не указана причина увольнения. ТК РФ требует точного указания основания.
- Отсутствие подписи или печати. Электронная подпись обязана быть действующей, а скан печати – чётким.
- Дублирование записей. При повторном вводе одной и той же информации система выдаст ошибку.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
С 2023 года для всех новых работников обязательным является ведение ЭТК. Отказ возможен только в случае, если работодатель не имеет технической возможности вести ЭТК (например, небольшие предприятия без доступа к интернету), но такие случаи редки.
Как проверить, что запись об увольнении внесена корректно?
В личном кабинете «ЭТК» нажмите «История записей», найдите запись с датой увольнения и проверьте все поля. При обнаружении ошибок можно запросить исправление у работодателя.
Нужна ли бумажная копия записи об увольнении?
Для большинства государственных органов (Пенсионный фонд, ФСС) достаточно электронного варианта. Однако при необходимости (например, при проверке в суде) рекомендуется скачать PDF‑версию и распечатать её.
Сколько времени занимает процесс подписи записи?
Подписание ЭТК электронной подписью работодателя обычно занимает от 5 до 15 минут, в зависимости от загруженности системы.
Электронная трудовая книжка упрощает процесс оформления увольнения, делает его более прозрачным и ускоряет обмен информацией между работодателем и сотрудником. Главное – внимательно заполнять все обязательные поля, использовать правильный формат даты и не забывать про электронную подпись. При соблюдении этих простых правил запись об увольнении будет принята без замечаний, а сотрудник получит корректный документ, подтверждающий его трудовую историю.