С 2020 года в России постепенно вводится система электронных трудовых книжек (ЭТК). Цифровизация охватывает почти все сферы жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. В статье подробно рассмотрим‚ какие шаги необходимо выполнить работодателю и работнику‚ какие документы требуются и какие нюансы следует учитывать при заведении ЭТК.

Правовая база

• Федеральный закон от № 473‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (переход на электронный формат трудовой книжки).
• Приказ Минтруда России от № 1н «Об утверждении порядка ведения и использования электронной трудовой книжки».
• Постановление Правительства РФ от № 2075 «Об организации электронного документооборота в сфере труда».

Кто может вести ЭТК?

ЭТК может вести любой работодатель‚ зарегистрированный в системе Госуслуги и имеющий доступ к Единой государственной информационной системе «Трудовой портал». Работник‚ в свою очередь‚ обязан иметь подтверждённый аккаунт в Госуслуги (или в мобильном приложении «Госуслуги»).

Основные этапы заведения ЭТК

1. Подготовка работодателя
   • Регистрация в системе Трудовой портал (https://trud.gov.ru).
   • Получение сертификата электронной подписи (ЭП) для юридических лиц.
   • Назначение ответственного за ведение ЭТК (обычно HR‑специалист).
2. Согласование с работником
   • Работник должен дать согласие на ведение ЭТК (это делается в личном кабинете «Госуслуги»).
   • Если у работника уже есть электронная трудовая книжка‚ необходимо проверить её статус (активна/заблокирована).
3. Создание записи в ЭТК
   • В системе Трудовой портал вводятся данные о работнике: ФИО‚ СНИЛС‚ ИНН‚ дата рождения‚ паспортные данные.
   • Указывается дата начала трудовых отношений‚ наименование организации‚ должность‚ условия труда.
   • Все сведения автоматически сохраняются в базе данных Фонда социального страхования (ФСС).
4. Уведомление работника
   • После успешного создания записи система отправляет работнику уведомление на электронную почту и в приложение «Госуслуги».
   • Работник может в любой момент просмотреть свою ЭТК в личном кабинете.
5. Ведение и обновление ЭТК
   • Все последующие изменения (переводы‚ повышения‚ увольнения) вносятся в ЭТК тем же способом – через Трудовой портал с использованием ЭП.
   • Работодатель обязан вносить изменения в течение 5 рабочих дней с момента их фактического наступления.

Необходимые документы

Регистрация в книге учёта

С 2022 года обязательным считается регистрация всех электронных трудовых книжек в единой книге учёта‚ которая являеться частью Трудового портала. При заведении новой ЭТК запись автоматически появляется в этой книге‚ поэтому отдельного бумажного реестра вести не требуется.

Права и обязанности сторон

Работодатель

• Обеспечить корректность и своевременность внесения данных.
• Сохранять конфиденциальность персональных данных.
• Предоставлять работнику доступ к ЭТК в любой момент.
• Своевременно информировать о любых изменениях (перевод‚ повышение‚ увольнение).

Работник

• Своевременно предоставить достоверные данные.
• Подтвердить согласие на ведение ЭТК в системе «Госуслуги».
• Контролировать правильность внесённых сведений и при обнаружении ошибок – требовать их исправления.
• Иметь возможность использовать ЭТК при поиске новой работы‚ оформлении пенсии и т.д.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да‚ но в случае наличия обеих форм работнику следует указать предпочтительный вариант. При переходе на ЭТК бумажный документ считается закрытым.

Что делать‚ если работник отказывается от ЭТК?

Работодатель обязан предоставить возможность выбора. Если работник отказывается‚ он сохраняет право вести традиционную бумажную трудовую книжку.

Как восстановить утерянную ЭТК?

ЭТК хранится в государственном реестре‚ поэтому «утерять» её нельзя. Доступ к данным восстанавливается через личный кабинет «Госуслуги» после подтверждения личности.

Нужно ли регистрировать ЭТК в бухгалтерском учёте?

Да. При заведении ЭТК в бухгалтерском учёте необходимо отразить факт начала трудовых отношений (дебет 70‚ кредит 70) и указать‚ что запись ведётся в электронном виде.

Можно ли вносить исправления в уже закрытую запись?

В случае обнаружения ошибок работодатель в течение 30 дней может подать запрос на исправление. После этого запись будет помечена как «исправлена» с указанием причины.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие согласия работника. Без подтверждения в «Госуслуги» запись считается недействительной.
• Неправильный ввод даты начала работы. Ошибки в датах могут привести к неверному расчёту стажа и пенсии.
• Отсутствие ЭП у работодателя. Без электронной подписи невозможно отправить запись в систему.
• Необновление данных при изменении условий труда. Увольнение‚ перевод или изменение должности должны фиксироваться в течение 5 дней.
• Игнорирование уведомлений от системы. Работодатель получает автоматические напоминания о предстоящих сроках – их игнорирование может привести к штрафам.

Штрафы и ответственность

Согласно Трудовому кодексу РФ‚ за несоблюдение сроков внесения сведений в ЭТК предусмотрена административная ответственность:

• Для работодателя – штраф от 5 000 до 10 000 рублей за каждое нарушение.
• Для ответственного лица – штраф от 2 000 до 5 000 рублей.

Перспективы развития ЭТК

В ближайшие годы планируется расширить функционал ЭТК:

• Интеграция с пенсионным фондом для автоматического расчёта пенсионных баллов.
• Возможность добавления сертификатов и лицензий (например‚ профессиональных квалификаций).
• Подключение к системам электронного документооборота в государственных органах (для упрощения подачи заявлений о выплатах‚ соцзащите и т.д.).

Заведение электронной трудовой книжки – это не просто формальная процедура‚ а важный шаг к полной цифровизации трудовых отношений в России. Правильное оформление‚ своевременное внесение данных и соблюдение требований законодательства позволяют избежать штрафов‚ упростить процесс трудоустройства и обеспечить надёжный учёт трудового стажа для будущих пенсионных выплат.

Если у вас остались вопросы‚ рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому учёту или в отдел HR вашей организации.