С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон № 439‑ФЗ‚ вводящий электронную трудовую книжку (ЭТК). С 2026 года завершается переходный период‚ и все сведения о трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде и хранятся в Пенсионном фонде РФ (ПФР). Ниже – пошаговая инструкция‚ как оформить ЭТК через ПФР для работодателей и сотрудников.

Что такое электронная трудовая книжка?

• Электронный аналог традиционной бумажной трудовой книжки.
• Содержит сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ периодах работы‚ стаже и других кадровых мероприятиях.
• Хранится в единой информационной системе ПФР и доступна гражданам через:
• Личный кабинет на сайте ПФР;
• Портал «Госуслуги»;
• Мобильные приложения ПФР и Госуслуг;
• Многофункциональные центры (МФЦ).

Основные нормативные акты

1. ФЗ‑439 от «О страховых пенсиях в Российской Федерации» (в редакции‚ действующей с ).
2. Постановление Правительства РФ № 590 от – установление сроков представления сведений о трудовой деятельности в ПФР.
3. Приказ Минтруда России № 102н от – утверждение формы СЗВ‑ТД и порядка её заполнения.
4. Информация ПФР от (данные из сети) – актуальные рекомендации по работе с ЭТК в 2026 году.

Кто и когда должен подавать сведения в ПФР?

Работодатель обязан:

• Подать Заявление о подключении к ЭДО ПФР (форма ЗПЭД) – один раз при переходе на электронный документооборот.
• Ежеквартально (или при возникновении события) направлять отчёт по форме СЗВ‑ТД – сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении и других кадровых мероприятиях.
• При переходе конкретного сотрудника на ЭТК – получить от него заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец 2026 года);

Сотрудник может:

• Подать заявление о переходе на ЭТК работодателю (или напрямую в ПФР через личный кабинет).
• Получить выписку из ЭТК в любой момент через Госуслуги‚ личный кабинет ПФР или МФЦ.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Подключение к ЭДО ПФР
   • Заполнить форму ЗПЭД (Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР).
   • Отправить заявление через ТКС (телекоммуникационные каналы связи) или загрузить в личном кабинете страхователя на сайте ПФР.
   • Получить подтверждение подключения (обычно в течение 1‑3 рабочих дней).
2. Получение согласия сотрудников
   • Раздать сотрудникам образец заявления о переходе на ЭТК (2026 года).
   • Собрать подписанные заявления и зарегистрировать их в кадровой системе (1С‚ SAP и т.д.).
3. Формирование и отправка отчёта СЗВ‑ТД
   • В кадровой системе настроить автоматическое формирование отчёта по форме СЗВ‑ТД при каждом кадровом событии (приём‚ перевод‚ увольнение‚ отпуск по уходу за ребёнком и т.п.).
   • Проверить корректность заполнения полей: СНИЛС‚ ФИО‚ дата события‚ вид мероприятия‚ реквизиты документа (приказ‚ трудовой договор).
   • Отправить отчёт в ПФР через ТКС или через личный кабинет страхователя (раздел «Отчётность»).
4. Хранение и предоставление выписок
   • После загрузки сведений в ПФР они становятся доступными для просмотра сотрудником в его личном кабинете.
   • При запросе сотрудника выдать выписку из ЭТК (можно сформировать в личном кабинете ПФР или через Госуслуги).

Как сотруднику оформить ЭТК через ПФР?

1. Войти в личный кабинет гражданина на сайте ПФР (https://lk.pfrf.ru) или через портал «Госуслуги».
2. Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка» → «Получить выписку».
3. Если ещё не подключён к ЭТК‚ нажать «Подключиться к электронной трудовой книжке» и заполнить заявление (требуется СНИЛС‚ паспортные данные‚ согласие на обработку персональных данных).
4. Подтвердить заявление кодом из SMS или через ЭЦП.
5. После подтверждения работодатель начнёт передавать сведения о вашей трудовой деятельности в ПФР.
6. Получить выписку можно сразу же – она формируется за несколько минут и доступна для скачивания в PDF.

Где ещё можно посмотреть или получить выписку из ЭТК?

• Портал Госуслуг – раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
• Мобильное приложение ПФР (доступно в App Store и Google Play).
• Многофункциональные центры (МФЦ) – обратиться с паспортом и СНИЛСом‚ получить распечатку выписки.
• Клиентская служба территориального органа ПФР – личное обращение или запрос через почту.

Важные нюансы и часто задаваемые вопросы

Нужно ли сдавать бумажную трудовую книжку?

После перехода на ЭТК бумажная книжка больше не ведётся. Если у сотрудника уже есть бумажная ТК‚ её можно сдать в архив работодателя или оставить у себя – она не имеет юридической силы для новых записей.

Какие сроки представления сведений в ПФР?

Согласно постановлению № 590‚ сведения о кадровых мероприятиях должны быть представлены не позднее пятого рабочего дня следующего месяца после события. При массовых мероприятиях (например‚ ежегодная аттестация) допускается квартальная отчётность.

Что делать‚ если обнаружилась ошибка в СЗВ‑ТД?

Нужно подать уточняющий отчёт (форма СЗВ‑ТД с пометкой «Исправление») в течение 5 рабочих дней после обнаружения ошибки.

Можно ли одновременно использовать бумажную и электронную ТК?

Нет. Закон допускает только один вид трудовой книжки на одного застрахованного лица. Выбор делается сотрудником при подаче заявления о переходе на ЭТК.

Как быть с периодами работы до 2020 года?

Сведения о трудовой деятельности до не вносятся в ЭТК автоматически. Их можно перенести в электронный вид через загрузку сканов бумажной ТК в личном кабинете ПФР (раздел «Загрузка исторических данных»).

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт ПФР: https://www.pfrf.ru
• Личный кабинет гражданина ПФР: https://lk.pfrf.ru
• Портал Госуслуг – ЭТК: https://www.gosuslugi.ru/pgu/ets
• Образец заявления о переходе на ЭТК (2026 года) – можно скачать в разделе «Нормативные документы» на сайте ПФР.
• Инструкция по заполнению формы СЗВ‑ТД – Приказ Минтруда № 102н.

Оформление электронной трудовой книжки через ПФР – это простой и обязательный процесс для всех работодателей и сотрудников с 2026 года. Следуя представленной пошаговой инструкции‚ вы обеспечите корректное ведение трудовой истории‚ избежите штрафов за несвоевременную отчётность и получите быстрый доступ к выпискам в любое удобное время.

Помните: ключевой момент – своевременное подключение к ЭДО ПФР‚ получение согласия сотрудников и регулярная отправка отчёта СЗВ‑ТД. Тогда ваша электронная трудовая книжка будет актуальной‚ надёжной и полностью соответствовать требованиям законодательства.