Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала полноценным цифровым аналогом традиционного бумажного документа. Переход на цифровую форму ведения стажа регламентирован законом 439-ФЗ и продолжается по сей день. Если вы хотите отказаться от бумажного формата и перейти на онлайн трудовую книжку, важно понимать правильную последовательность действий как для работника, так и для работодателя. В этой статье мы подробно разберем все этапы перехода, необходимые документы и способы проверки своих данных.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК — это цифровой формат учета сведений о трудовой деятельности и стаже работника. Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Важно понимать, что фактически ЭТК — это не отдельный файл или документ, а информационная база Социального фонда России (СФР). Работодатель по запросу предоставляет сведения в специальной справке, и именно её можно считать выпиской из электронной трудовой книжки.

Кто может перейти на ЭТК?

Если работник завел трудовую книжку до 2020 года, у него остается право выбора: вести бумажный аналог, перейти полностью на электронный формат или использовать оба варианта одновременно. Однако в любой момент сотрудник имеет право отказаться от бумажного документа и полностью перейти на электронную трудовую книжку.

Для тех, кто впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заводится вовсе — их стаж ведется только в электронном виде.

Пошаговая инструкция для работника

Переход на онлайн трудовую книжку по инициативе работника — это простая процедура, которая требует минимум действий:

1. Принятие решения. Определитесь, хотите ли вы полностью отказаться от бумажной версии или оставить её параллельно с электронной.
2. Написание заявления. Необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде.
3. Получение документа на руки. После обработки заявления работодатель внесет соответствующую запись в бумажную трудовую и выдаст её вам на руки. С этого момента работодатель перестает вести бумажный бланк.

Что должен сделать работодатель

Для работодателя главное в этом деле — соблюсти нужную последовательность действий и корректно оформить все документы. Инструкция по переводу сотрудника на ЭТК выглядит следующим образом:

• Получение заявления. Работодатель регистрирует заявление сотрудника.
• Внесение записи в бумажную трудовую. Необходимо сделать пометку о переходе на электронную книжку. Это важный шаг, который подтверждает прекращение ведения бумажного документа.
• Выдача трудовой книжки. Бумажный бланк выдаеться работнику на руки под роспись.
• Учет движения документов. В соответствии с действующими инструкциями, необходимо сделать в книге учета движения трудовых книжек следующую запись: указать, что бумажная трудовая книжка выдана на руки в связи с переходом на электронный формат.
• Настройка кадрового учета. В кадровых программах (например, в системе СБИС) необходимо открыть карточку сотрудника, перейти на вкладку «Зарплата» в раздел «Трудовая книжка» и установить соответствующий статус ведения ЭТК.

Где посмотреть электронную трудовую книжку и получить выписку?

Сведения о вашем стаже и кадровых событиях хранятся в защищенной системе. Посмотреть информацию из ЭТК и заказать выписку можно несколькими способами:

1. Через портал Госуслуг. Это самый быстрый и популярный способ; В соответствующем разделе можно оформить выписку онлайн.
2. Через Социальный фонд России (СФР). Вы можете обратиться в отделение фонда лично или воспользоваться электронными сервисами СФР.
3. В МФЦ. Многофункциональные центры также предоставляют услугу по выдаче выписок из ЭТК.
4. У текущего работодателя. По запросу работника отдел кадров обязан предоставить сведения о трудовой деятельности в виде специальной справки.

Как внести исправления или добавить старые записи?

Поскольку формирование электронной базы началось в 2020 году, в вашей ЭТК могут отсутствовать данные о стаже за предыдущие годы. Чтобы включить эти сведения в электронный формат, необходимо:

1. Прийти в отделение СФР (бывший ПФР) с бумажной трудовой книжкой на руках.
2. Написать заявление о добавлении сведений о прошлых местах работы.
3. Сотрудники фонда перенесут информацию из бумажного документа в цифровую базу.

Если в ЭТК была допущена ошибка, работодатель обязан внести исправления путем подачи корректирующих сведений в СФР.

Переход на электронную трудовую книжку — это удобный и современный шаг, который защищает ваши данные от утери или порчи. Процесс перехода не требует сложных манипуляций: от работника требуется только написать заявление, а от работодателя, корректно внести записи, выдать бумажный бланк на руки и продолжить ведение учета в цифровом формате. Вы всегда можете проверить свой стаж через Госуслуги или СФР, а при необходимости — дополнить электронную базу данными из вашей сохраненной бумажной трудовой.