Электронная трудовая книжка (ЭТК) — современный способ хранения сведений о трудовой деятельности работников. Она упрощает процесс оформления, хранения и передачи данных, а также уменьшает риск ошибок, которые могут сказаться на расчёте пенсии и иных выплатах. Ниже представлена подробная пошаговая инструкция по созданию, оформлению и ведению ЭТК в 2026 году;
Подготовка к переходу на электронную форму
Проверка требований законодательства
Перед тем как приступить к оформлению ЭТК, убедитесь, что ваш организации соответствует требованиям Трудового кодекса РФ и Федерального закона «О страховом взносе в Пенсионный фонд». Основные пункты:
- Работодатель имеет право вести трудовые книжки в электронном виде, если это предусмотрено внутренними нормативными актами.
- Работник должен подать заявление о переходе на электронную форму.
- Все сведения, содержащиеся в ЭТК, должны соответствовать тем, что находятся в бумажной форме.
Выбор подходящей ИТ‑платформы
Для работы с ЭТК обычно используют:
- Портал Госуслуг (раздел «Трудовая деятельность»).
- Систему СФР (Служба федерального расчёта).
- Внутренние кадровые программы (например, Контур.Экстерн, 1С:Зарплата и управление персоналом).
Оформление первой электронной трудовой книжки
Регистрация на портале
Чтобы начать, выполните следующие действия:
- Перейдите на сайт Госуслуг.
- Войдите в личный кабинет (или зарегистрируйтесь, если аккаунт ещё не создан).
- Выберите раздел «Трудовая деятельность» → «Электронные трудовые книжки».
- Нажмите кнопку «Создать новую ЭТК».
Заполнение первичных данных
В открывшейся форме введите сведения, которые обычно указываются в бумажной книжке:
- ФИО работника.
- Дата рождения.
- Паспортные данные.
- Сведения о месте рождения.
- Контактный телефон.
После заполнения нажмите «Сохранить».
Утверждение данных работодателем
После создания записи работодатель получает уведомление. Чтобы подтвердить данные:
- Войдите в личный кабинет как представитель организации.
- Откройте раздел «Мои сотрудники».
- Найдите только что созданную ЭТК.
- Нажмите «Утвердить сведения».
После утверждения запись становится официально оформленной.
Ведение электронной трудовой книжки
Добавление сведений о трудовой деятельности
Каждое новое событие (приём на работу, перевод, увольнение и т.д.) оформляется отдельным документом в системе.
- Приём на работу – введите дату начала, должность, подразделение, основной ставка.
- Перевод – укажите новую должность и дату перевода.
- Увольнение – укажите дату увольнения, основание (по статье, по соглашению и т.д.).
Внесение сведений о стаже работы
Для расчёта пенсии необходимо фиксировать:
- Периоды работы у разных работодателей.
- Сведения о местах работы, даты начала и окончания каждого периода.
- Сведения о среднем заработке (если требуется для расчёта пособий).
Обновление данных
Если произошли изменения (например, изменение паспортных данных), выполните:
- Открытие записи сотрудника.
- Клик «Изменить».
- Внесение новых данных.
- Сохранение и повторное подтверждение работодателем.
Получение выписки из электронной трудовой книжки
Как запросить выписку
Для получения официального документа:
- Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг.
- Перейдите в раздел «Электронные трудовые книжки».
- Выберите нужного сотрудника и нажмите «Получить выписку».
- Выберите формат (PDF, XML) и укажите получателя.
Использование выписки
Выписка может быть:
- Переданной работнику по электронной почте.
- Печатанной для подачи в пенсионный фонд.
- Отправленной в другие организации (например, в банк при оформлении ипотечного кредита).
Частые ошибки и как их избежать
Ошибка: отсутствие подписи работодателя
Если работодатель не подтвердил сведения, ЭТК считается недействительной. Решение – сразу после заполнения данных нажать «Утвердить».
Ошибка: несоответствие дат
Все даты в ЭТК должны быть в формате ДД.ММ.ГГГГ и соответствовать реальному хронологическому порядку. Проверяйте каждую запись перед сохранением.
Ошибка: пропуск обязательных полей
В каждой записи обязательны такие поля, как «Дата начала», «Должность», «Подразделение». Система не позволит сохранить запись, если хотя бы одно из них пустое.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжки?
Да. Работник имеет право оставить бумажный вариант, но при этом электронная версия будет вестись автоматически. При этом обе версии должны содержать одинаковые сведения.
Как перейти на ЭТК, если в компании уже есть бумажные книжки?
Необходимо:
- Получить от всех сотрудников заявления о переходе на электронную форму.
- Внести данные в ЭТК согласно инструкции.
- Отозвать бумажные книжки (по желанию работников).
Что делать, если в ЭТК отображаются неверные данные?
Сразу после обнаружения ошибки откройте запись, исправьте данные и подтвердите их работодателем. После подтверждения система автоматически обновит всю информацию.
Ведение электронных трудовых книжек – это процесс, требующий внимания к деталям и строгого соблюдения установленных процедур. При правильном подходе:
- Сокращается количество бумажных документов.
- Уменьшается вероятность ошибок при расчёте пенсии и других выплат.
- Упрощается получение выписок и подтверждение трудового стажа.
Следуя приведённой пошаговой инструкции, вы сможете без проблем перейти на электронный формат и вести ЭТК в полном соответствии с законодательством РФ.
Автор: кадровый консультант, 2026 год.