С 2019 года в России введена обязательная электронная трудовая книжка (ЭТК).
Для работодателей это значит, что сведения о трудовой деятельности сотрудников необходимо
передавать в Пенсионный фонд РФ (ПФР) в виде отчёта. Ниже – пошаговая инструкция,
правовая база, сроки и типичные ошибки.

Правовая основа

• Трудовой кодекс РФ (ст. 78, 79) – обязанность вести трудовую книжку.
• Постановление Правления ПФР от  № 730п – утверждает форму СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица).
• Приём заявок на подключение к ЭДО ПФР регулируется приказом ПФР «Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (ЗПЭД)».

Кто обязан сдавать отчёт

Отчёт обязаны сдавать все организации, у которых есть:

• сотрудники, выбравшие электронную форму ведения трудовой книжки;
• сотрудники, подавшие заявление о переводе в другой отдел (перемещение данных требуется в отчёте);
• сотрудники, которые переходят с бумажной ТК на электронную (и наоборот).

Сроки сдачи

Отчёт подаётся не позднее 15‑го числа месяца, следующего за тем, в котором было подано заявление;
Если 15‑е число выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день:

Важно: в 2020 году и в последующие годы сроки могут смещаться из‑за праздничных дней, поэтому проверяйте календарь.

Какие формы используются

1. СЗВ‑ТД – основной документ, утверждённый ПФР. В нём указываются:
   • ФИО, ИНН, СНИЛС сотрудника;
   • дата приёма и увольнения;
   • вид и форму трудовой книжки (электронная/бумажная);
   • переводы между подразделениями;
   • дополнительные сведения (период отпуска, командировки и т.п.).
2. ЕФС‑1 (Электронные формы сведений) – используется в некоторых сервисах (СБИС, Точка Банк). По сути это тот же набор данных, только в формате, пригодном для автоматической загрузки.

Как подготовить отчёт

Сбор данных

• Выписка из кадровой программы (1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Кадры, Главбух, СБИС и пр.).
• Проверка корректности ИНН, СНИЛС, даты рождения.
• Уточнение, какой способ ведения ТК выбран сотрудником (ЭТК или бумажная).

Формирование файла

В большинстве современных систем (1С, СБИС, Контур) есть готовый шаблон «СЗВ‑ТД». Пример в 1С:

1. Откройте раздел Кадры → Отчётность → Электронные трудовые книжки → СЗВ‑ТД.
2. Нажмите кнопку Создать и выберите нужный месяц.
3. Система автоматически сформирует файл в формате XML/ZIP.
4. Проверьте файл через встроенную валидацию (обычно кнопка «Проверить»).

Проверка ошибок

Самые частые причины отклонения:

• Несоответствие даты приёма/увольнения формату (дд.мм.гггг).
• Отсутствие СНИЛС или ИНН.
• Повторные записи одного сотрудника за один месяц.
• Неправильный код подразделения (ОК, ОКиД, ОКДП).

Подача отчёта в ПФР

Через личный кабинет «ПФР‑Онлайн»

1. Перейдите на https://lk.pfrf.ru и войдите в свой аккаунт (используйте ЭЦП или логин/пароль).
2. В меню выберите «Отчётность» → «Электронные трудовые книжки» → «СЗВ‑ТД».
3. Загрузите подготовленный файл (XML/ZIP).
4. Подтвердите отправку и сохраните подтверждающий PDF‑отчёт.

Через сервис «СБИС» (Система Бизнес‑Информационных Сервисов)

1. Войдите в личный кабинет СБИС.
2. Раздел «СФР» → «Трудовые книжки» → «Отчёт» → «ЕФС‑1».
3. Выберите нужный месяц, загрузите файл, нажмите «Отправить».
4. Система выдаст статус «Принято» или «Отклонено» с указанием ошибок.

Через 1С:Зарплата и управление персоналом

В 1С процесс полностью автоматизирован:

• После формирования отчёта нажмите кнопку «Отправить в ПФР».
• Программа использует сертификат ЭЦП, загружает файл в ПФР‑Онлайн и выводит результат.

Что делать, если отчёт отклонён

1. Сохраните сообщение об ошибке (PDF‑отчёт из ПФР).
2. Внесите исправления в исходный файл (обычно это корректировка даты, ИНН или кода подразделения).
3. Повторно загрузите файл в тот же день – ПФР принимает исправления в течение текущего месяца.
4. Если ошибка повторяется, обратитесь в службу поддержки ПФР (тел.: 8‑800‑200‑00‑00) или к вашему ИТ‑специалисту.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сдавать отчёт, если у меня только один сотрудник?

Да. Обязанность распространяется на всех работодателей, независимо от количества работников.

Можно ли отправлять отчёт без ЭЦП?

Для физического лица‑страхователя (ИП) допускается отправка через личный кабинет ПФР без ЭЦП, но для юридических лиц ЭЦП обязательна.

Как узнать, какой способ ведения ТК выбран сотрудником?

Сотрудник указывает свой выбор в заявлении о выборе формы трудовой книжки. В кадровой системе это поле обычно называется «Форма ТК».

Что делать, если сотрудник сменил форму ТК в течение месяца?

В таком случае в отчёте необходимо указать обе записи: одну – о переходе на электронную форму, вторую – о возврате к бумажной (если это произошло).

Как проверить, что данные действительно дошли до ПФР?

После успешной отправки в личном кабинете ПФР появляется статус «Принято» и ссылка на PDF‑подтверждение. Сохраните его – он является юридическим доказательством выполнения обязательств.

Сдача отчёта о трудовых книжках – обязательный процесс, который требует внимательности к срокам, правильному формату данных и использованию официальных каналов (ПФР‑Онлайн, СБИС, 1С). Следуя приведённой инструкции, вы избежите штрафов и обеспечите корректный учёт трудового стажа ваших сотрудников.

Помните: своевременная передача сведений в ПФР защищает права работников на пенсионные выплаты и социальные пособия.