Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового документооборота в России; Переход на цифровой формат происходил постепенно, и сейчас, в 2026 году, правила оформления сотрудников на первое место работы стали окончательно ясными. Если вы или ваш сотрудник устраиваетесь на работу впервые, эта статья поможет разобраться во всех нюансах создания ЭТК.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Она хранится в базе Социального фонда России (СФР) и содержит полную информацию о трудовом стаже, приемах на работу, переводах и увольнениях работника. Главным отличием от бумажного формата является то, что ЭТК не может быть утеряна, испорчена или залита кофе, а данные в ней защищены от несанкционированного доступа.
Кому оформляется только электронная трудовая книжка?
Согласно действующему трудовому законодательству, новые бумажные трудовые книжки больше не заводяться. Если человек впервые устраивается на работу в 2021 году и позднее (включая 2025 и 2026 годы), у него нет права выбора между бумажным и электронным форматом. Для него трудовая книжка будет вестись исключительно в электронном виде.
Таким новичкам не нужно писать никаких заявлений о выборе формата — работодатель автоматически начнет формировать для них ЭТК.
Как оформить ЭТК впервые: пошаговая инструкция для работодателя
Процесс заведения электронной трудовой книжки для нового сотрудника не требует от работодателя сложных манипуляций. Порядок оформления строго регламентирован и выглядит следующим образом:
- Сбор необходимых данных. У работника, который нигде ранее не работал, нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки. Работодателю не нужно ничего запрашивать из предыдущих мест работы.
- Подача отчета ЕФС-1. Это ключевой шаг. Именно путем сдачи отчета ЕФС-1 (Единая форма сведений) в Социальный фонд России работодатель фактически «заводит» электронную трудовую книжку на нового сотрудника. В отчете отражаются сведения о приеме на работу.
- Выдача справки СТД-Р. По просьбе работника или при его увольнении работодатель обязан выдать ему справку СТД-Р, которая подтверждает данные, внесенные в ЭТК.
Важное уточнение
Работодателю не нужно идти на Госуслуги, в МФЦ или СФР, чтобы «создать» книжку там. Формирование ЭТК происходит автоматически в момент, когда СФР обрабатывает ваш отчет ЕФС-1 с данными о новом сотруднике.
Как работнику посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Поскольку ЭТК не выдается на руки в виде физического документа, у работника часто возникает вопрос: как узнать, что книжка заведена, и как посмотреть свой стаж?
Существует несколько способов получить выписку из ЭТК:
- Через портал Госуслуг. Это самый быстрый и популярный способ. Необходимо авторизоваться на портале, перейти в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажать кнопку «Получить выписку». Как правило, документ готов буквально через несколько минут, хотя регламент предусматривает срок до трех рабочих дней.
- Через Социальный фонд России (СФР). Работник может лично обратиться в СФР и получить справку СТД-СФР.
- У текущего работодателя. Сотрудник имеет право запросить у своего работодателя справку СТД-Р. Она предоставляется бесплатно.
- В МФЦ. Выписку также можно заказать через многофункциональные центры предоставления государственных услуг.
Преимущества и недостатки ЭТК для новичков
Плюсы электронного формата:
- Исключена утеря или порча документа (сведения хранятся на защищенных серверах СФР).
- Работник может получать информацию о своем стаже в любое время суток через интернет.
- Упрощается процесс трудоустройства: не нужно носить с собой оригинал документа и бояться, что работодатель его задержит.
- Снижение бюрократии: не нужно писать заявления о выдаче дубликата при утере.
Риски и недостатки:
- Зависимость от интернета и работы электронных сервисов (Госуслуги, сайт СФР).
- Возможные технические сбои или ошибки в отчетности работодателя, из-за которых данные могут не вовремя отобразиться в ЭТК.
- Необходимость контролировать правильность внесенных данных самостоятельно.
Как исправить данные в ЭТК, если допущена ошибка?
Если работодатель внес неверные сведения в отчет ЕФС-1 (например, ошибся в дате приема или должности), эти данные отразятся в электронной трудовой книжке сотрудника. Для исправления ситуации работодатель должен подать в СФР корректирующие сведения. Самостоятельно работник не может отредактировать ЭТК, он должен обратиться к работодателю, который допустил неточность.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли мне писать заявление, чтобы мне завели электронную трудовую книжку на первой работе?
Нет. Если вы впервые устраиваетесь на работу в 2026 году, по закону у вас нет выбора — трудовая книжка ведется только в электронном виде. Никаких заявлений писать не нужно.
Что делать, если на новой работе просят принести трудовую книжку, а у меня ее нет?
Сообщите работодателю, что вы устраиваетесь на работу впервые. В этом случае бумажная трудовая книжка вам не положена, работодатель сам передаст сведения о вашем трудоустройстве в СФР через отчет ЕФС-1.
Могу ли я попросить работодателя выдать мне бумажную трудовую книжку?
Нет. Начиная с 2021 года, на лиц, впервые вступающих в трудовые отношения, бумажные трудовые книжки не оформляются. Права выбора формата для таких работников законодательство не предусматривает.
Как подтвердить свой стаж, если нет бумажной книжки?
Для подтверждения стажа вам достаточно заказать выписку из ЭТК через Госуслуги, СФР или МФЦ. Также вы можете взять справку СТД-Р у текущего работодателя.
Заведение электронной трудовой книжки впервые в 2026 году — это полностью автоматизированный процесс, который не требует от работника никаких активных действий по созданию документа. Главное, что нужно помнить: ЭТК для новичков — это единственный законный формат учета стажа. Работодателю достаточно корректно сдать отчет ЕФС-1, а работнику — уметь проверять свои данные через портал Госуслуг или запрашивать справку СТД-Р. Цифровой формат делает учет трудового стажа более прозрачным и надежным.