С 1 января 2020 года в России официально введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Это новый формат привычного документа, который теперь хранится в системе «Единый портал госуслуг» и обновляется автоматически через Социальный фонд России (СФР). Ниже вы найдёте подробный разбор того, как оформить ЭТК при приёме на новую работу, какие документы нужны, какие правила действуют и что важно знать каждому сотруднику.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который содержит все записи о трудовой деятельности работника: приёмы на работу, переводы, увольнения, смены должностей, совместительства и т.д. Она хранится в базе данных СФР и доступна через личный кабинет на портале госуслуг.

• Отсутствует риск подделки – данные поступают напрямую из портала.
• Удобство – доступ 24 / 7, без необходимости физического обращения к работодателю.
• Экономия времени – запись в ЭТК занимает несколько минут, а не часы.
• Совместимость – при переходе на бумажную форму можно получить дубликат по установленным правилам.

Кому и как оформлять ЭТК?

Начиная с 2021 года новые бумажные трудовые книжки не выдаются. Если у сотрудника уже есть бумажная книжка, она может быть использована для перехода на электронную форму, но в большинстве случаев новый работодатель сразу оформляет запись в ЭТК.

1. Приём на работу – работодатель получает данные сотрудника в электронной форме с портала госуслуг. Это исключает возможность подделки.
2. Проверка закрывающей записи – кадровый специалист проверяет наличие закрывающей записи в бумажной книжке (если она есть). Если запись отсутствует, работодатель оформляет запись о приёме в ЭТК.
3. Переход на электронную форму – сотрудник может добровольно перейти на ЭТК. Для этого ему необходимо заполнить заявление о переходе, которое подаёт в личный кабинет на портале госуслуг.
4. Получение дубликата – при необходимости сотрудник может запросить дубликат бумажной трудовой книжки по установленным правилам.

Требуемые документы

• Паспорт гражданина РФ.
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
• Трудовая книжка (если она есть) – в бумажном виде для проверки закрывающей записи.
• Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (если сотрудник хочет перейти).

Порядок оформления записи о приёме на работу

Новый работодатель обязан выполнить следующие шаги:

1. Получить данные сотрудника в электронной форме с портала госуслуг.
2. Сформировать электронную форму о приёме в течение трёх‑пяти рабочих дней.
3. Передать информацию в СФР через специальный кабинет работодателя.
4. СФР обновит ЭТК, и запись появится на портале госуслуг.

Если сотрудник пришёл на работу с бумажной трудовой книжкой, работодатель обязан внести запись о приёме в неё, а также оформить запись о переходе на ЭТК, если сотрудник согласен.

Переход на электронную трудовую книжку

Переход возможен только по желанию сотрудника. Он может подать заявление о переходе в личном кабинете на портале госуслуг. После одобрения СФР удалит бумажную запись и начнёт вести только ЭТК. Важно помнить:

• С 2021 года новые бумажные книжки не выдаются.
• В 2025 году и далее новый работодатель уже не обязан вести бумажную трудовую книжку.
• Если сотрудник отказался от бумажной книжки на предыдущем месте работы, ему оформляют и ведут только ЭТК.

Проверка записей и закрывающей записи

Кадровый специалист должен запросить у работника бумажную трудовую книжку, чтобы проверить, что в ней есть закрывающая запись. В случае её отсутствия работодатель оформляет запись о приёме в ЭТК. При увольнении или переводе сотрудника также необходимо внести запись о закрывающей записи в бумажной книжке (если она используется) и обновить ЭТК.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли получить новую трудовую книжку через Госуслуги, если у меня ещё нет работы? – Да, можно оформить дубликат или новый бланк, но для этого необходимо иметь хотя бы один документ о трудовой деятельности (например, справку о работе).
2. Нельзя ли установить испытательный срок при приёме на работу? – В соответствии с новыми правилами, при приёме на работу новый работодатель не обязан устанавливать испытательный срок, если это не предусмотрено договором.
3. Что делать, если в бумажной трудовой книжке отсутствует закрывающая запись? – Работодатель оформит запись о приёме в ЭТК и, при необходимости, запросит закрывающую запись в бумажной книжке.
4. Можно ли получить дубликат бумажной трудовой книжки? – Да, при необходимости сотрудник может запросить дубликат по установленным правилам.

Электронная трудовая книжка – это шаг к цифровизации кадровых процессов в России. Она упрощает жизнь как работодателей, так и сотрудников, повышает прозрачность и защищённость данных. При приёме на новую работу важно знать, какие документы нужны, как оформлять записи и какие правила действуют. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете быстро и без лишних хлопот оформить новую трудовую книжку и перейти на более удобный формат.

Дата публикации: 23 мая 2026 года. Если у вас возникли вопросы, обращайтесь в отдел кадров вашего работодателя или в службу поддержки портала госуслуг.