С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон № 439‑ФЗ‚ который ввёл обязательное ведение сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. С 26 апреля 2020 года постановлением Правительства РФ № 590 установлены новые сроки передачи этих сведений в Социальный фонд России (СФР). Ниже – пошаговое руководство для работодателей‚ как правильно оформить приём на работу‚ когда у сотрудника используется электронная трудовая книжка.

Нормативная база

• ФЗ‑439 от – введение электронных трудовых книжек;
• Постановление Правительства РФ № 590 от – сроки представления сведений в СФР;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 66.1) – порядок ведения и хранения трудовых книжек;
• Приказ Минтруда России № 12н от – форма и содержание выписки из ЭТК.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это не бумажный документ‚ а совокупность сведений о трудовой деятельности гражданина‚ хранящаяся в базе данных Социального фонда России. Выписка из ЭТК (иногда называемая «выписка из электронной трудовой книжки») выдаётся работнику по его запросу и содержит:

• индивидуальные данные (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения);
• даты приёма на работу‚ увольнения‚ переводов;
• названия должностей и структурных подразделений;
• сведения о периодах работы‚ включая совместительство;
• ссылки на приказы и распоряжения работодателя.

Приём на работу: общий алгоритм

1. Получение согласия сотрудника. Если человек впервые устраивается на работу с 2021 года‚ согласие на ведение ЭТК считается данном по умолчанию. Для остальных сотрудников необходимо получить письменное заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная‚ электронная или обе).
2. Оформление приказа о приёме на работу. В приказе указываются: дата приёма‚ должность‚ структурное подразделение‚ условия труда‚ размер заработной платы и т.д.
3. Внесение записи в электронную трудовую книжку; Сведения о приёме на работу должны быть переданы в СФР не позднее рабочего дня‚ следующего за днём издания приказа. Это делается через личный кабинет работодателя на портале Госуслуги или через специализированные кадровые системы (1С:ЗУП‚ «Контур.ЭТК» и др.).
4. Уведомление сотрудника. После передачи данных в СФР работник может получить выписку из ЭТК в электронном виде (через личный кабинет на Госуслугах) либо запросить её на бумажном носителе в МФЦ.
5. Ведение внутренней книги движения трудовых книжек. Даже если у сотрудника только электронная форма‚ работодатель обязан фиксировать факт приёма в журнале (или электронном реестре) движения трудовых книжек и вкладышей‚ как это требовалось ранее для бумажных ТК.

Особенности приёма сотрудников‚ желающих сохранить бумажную ТК

Если работник отказался от перехода на электронный формат и хочет вести трудовую книжку в бумажном виде‚ работодатель должен:

• вести параллельно две записи: одну в бумажную трудовую книжку‚ другую – в электронную систему СФР;
• обеспечить синхронность данных: любые изменения (перевод‚ увольнение‚ отпуск) отражаются одновременно и в бумажном‚ и в электронном виде;
• хранить бумажную ТК в соответствии с требованиями ТК РФ (в сейфе‚ с ограниченным доступом).

Важно: при приёме на работу в 2022 году и позже‚ если сотрудник ранее никогда не отказывался от бумажной формы‚ но теперь решил перейти на электронную‚ необходимо получить его письменное заявление о переходе и внести запись об этом в электронную трудовую книжку.

Сроки передачи сведений в СФР

Согласно постановлению № 590:

• Сведения о приёме на работу‚ переводе‚ увольнении должны быть направлены в территориальные органы СФР не позднее рабочего дня‚ следующего за днём издания соответствующего приказа или распоряжения;
• Ежемесячные отчёты о движении персонала (форма СЗВ‑ТД) подаются не позднее 15 числа месяца‚ следующего за отчётным.

Нарушение сроков влечёт административную ответственность (штрафы от 5 000 до 50 000 рублей в зависимости от тяжести нарушения).

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Автоматизировать процесс. Используйте кадровые программы‚ которые формируют XML‑файлы согласно требованиям СФР и отправляют их напрямую через защищённый канал.
2. Контролировать согласие. Храните заявления сотрудников о выборе формы ведения ТК в личном деле (электронном или бумажном) не менее 50 лет.
3. Регулярно обновлять справочники. Убедитесь‚ что в вашей системе актуальны классификаторы должностей‚ ОКВЭД и т.д.‚ иначе выписка из ЭТК может содержать некорректные данные.
4. Обучать сотрудников. Проводите инструктажи для работников о том‚ как получить выписку из ЭТК через Госуслуги и какие права у них есть при выборе формы ведения трудовой книжки.
5. Вести журнал ошибок. Если при передаче данных возникли отклонения (например‚ несовпадение СНИЛС)‚ фиксируйте их и оперативно устраняйте‚ иначе СФР может вернуть файл на доработку.

Приём на работу с электронной трудовой книжкой требует чёткого соблюдения законодательных норм и своевременной передачи данных в Социальный фонд России. Основные шаги – получение согласия сотрудника‚ оформление приказа‚ внесение записи в ЭТК в установленные сроки и ведение параллельной документации при необходимости. Следуя представленному алгоритму‚ вы минимизируете риски штрафов и обеспечите прозрачность кадрового учёта в вашей организации.

Статья актуальна на май 2026 года. Перед применением рекомендуется сверяться с последними изменениями в законодательстве и инструкциями СФР.