Дата публикации: 09:56

Переход на электронный формат трудовой книжки стал обязательным для большинства работодателей с 2024 года. Ниже – пошаговое руководство, как правильно оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) для нового сотрудника, какие документы нужны и где получить справку через Госуслуги;

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. В 2026 году она ведётся только в электронном виде, без необходимости оформления бумажной копии.

• Сохраняется в личном кабинете на портале Госуслуг.
• Позволяет быстро получить выписку о стаже, подтвердить периоды работы и передавать данные в СФР.
• Не требует выдачи бумажного экземпляра, но работодатель обязан зафиксировать переход в Книге учёта движения трудовых книжек.

1.1 Где смотреть электронную трудовую книжку?

Сведения о трудовой деятельности доступны в личном кабинете на портале Госуслуг (раздел «Трудовая книжка»); Там можно:

1. Посмотреть полную историю занятости.
2. Получить выписку о стаже.
3. Скачать подтверждающие документы;

Как оформить ЭТК при приёме на работу?

Для новых сотрудников, которые не имели предыдущей работы, процесс оформления выглядит так:

1. Получить заявление о переходе на электронную форму. Сотрудник подписывает документ, в котором выражает согласие на переход.
2. Внести данные в систему СФР. Работодатель отправляет информацию о переходе в отчёт ЕФС‑1 через портал СФР (раздел «Создать отчёт»).
3. Заполнить электронную форму трудовой книжки. На портале Госуслуг в личном кабинете создаётся запись о новом сотруднике.
4. Подтвердить подписью. Сотрудник ставит подпись в Книге учёта движения трудовых книжек (электронно – через личный кабинет).

2.1 Какие документы нужны?

• Паспорт сотрудника (страница с данными).
• Справка о предыдущем месте работы (если есть).
• Заявление о переходе на электронную форму (образец ниже).
• Копия трудового договора (для подтверждения условий).

2.2 Образец заявления

Я, _______________________ (ФИО), 
паспорт: ____________________ № __________ выдано ____________
дата рождения: __.__._____

Заявляю о желании перейти на электронную форму ведения трудовой
книжки и прошу внести соответствующую запись в электронный
трудовой справочник.

Подпись: ______________________ Дата: __.__.____

Как оформить переход на ЭТК через Госуслуги?

Процедура оформления через государственную услугу проста:

1. Войдите в личный кабинет на Госуслуг.
2. Выберите раздел «Трудовая книжка» → «Создать новую запись».
3. Заполните форму, указав сведения о работодателе, должности, дате начала работы.
4. Подтвердите ввод данных своей подписью (ЭЦП или подпись в личном кабинете).
5. Получите подтверждение о создании записи и выписку о стаже.

Для организации, отправляющей данные в СФР, используется сервис Контур.Экстерн:

• В разделе «СФР» нажмите «Создать отчёт» → «ЕФС‑1».
• Заполните данные о переходе сотрудника на электронную форму.
• Отправьте отчёт в СФР.

Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?

Если в электронной книжке обнаружены неточности (например, неверный период работы или пропущенный факт), необходимо:

1. Связаться с отделом кадров или в СФР.
2. Подать заявление о внесении исправлений.
3. Получить подтверждённую выписку с исправленными данными.

Исправления вносятся в электронный документ, после чего система автоматически обновляет сведения.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли оформить ЭТК без бумажной копии? – Да. С 2024 года для новых сотрудников бумажная форма не требуется.
• Как получить выписку о стаже? – Через личный кабинет на Госуслуг, раздел «Выписка о стаже».
• Нужна ли подпись сотрудника в книге? – Да, подпись фиксируется в электронной Книге учёта движения трудовых книжек.
• Можно ли перейти на ЭТК позже? – Да, но лучше уведомить сотрудника сразу при приёме, чтобы избежать задержек.

Оформление электронной трудовой книжки для нового сотрудника – это последовательный процесс, включающий:

1. Получение заявления о переходе.
2. Внесение данных в электронный кадровый реестр.
3. Подтверждение подписью в Книге учёта движения.
4. Отправку информации в СФР через ЕФС‑1.
5. Получение выписки и контроля корректности данных.

Соблюдение этих шагов гарантирует юридическую корректность и упрощает работу как для работодателя, так и для сотрудника.

Для получения дополнительной информации и образцов документов рекомендуем обратиться к официальным ресурсам:

• Госуслуги
• Сайт СФР
• Контур.Экстерн

Если у вас возникнут вопросы – оставляйте их в комментариях, и мы постараемся помочь!