С 2024 года в России работодатели могут вести трудовую книжку в электронном виде. Это упрощает процесс оформления, хранения и доступа к данным о сотрудниках. Ниже – пошаговое руководство, как правильно оформить электронную трудовую книжку.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который хранится в Социальном фонде и отражает всю информацию о трудовой деятельности сотрудника. В ней указаны:
- ФИО работника;
- СНИЛС;
- Дата рождения;
- Место работы и должность;
- Сведения о заключении и расторжении трудового договора;
- Данные о премиях, надбавках и отпусках;
- Иные сведения, предусмотренные Трудовским кодексом РФ.
Когда можно использовать электронную форму
Электронная трудовая книжка вводится в эксплуатацию одновременно с бумажной, если сотрудник не подавал заявления об отказе от бумажной формы. Если работник желает полностью перейти на электронный вариант, необходимо оформить соответствующее заявление.
Порядок перехода на электронный вариант
- Подача заявления от сотрудника о переходе на электронную форму;
- Подтверждение работодателя о готовности вести электронную запись;
- Регистрация данных в системе Социального фонда;
- Получение доступа к электронной книжке через личный кабинет.
Как оформить электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция
Подготовка необходимых документов
Для внесения данных в электронную форму требуются следующие документы:
- Копия паспорта сотрудника;
- СНИЛС;
- Справка о месте работы (трудовой договор);
- Сведения о предыдущих местах работы (при необходимости).
Заполнение формы в личном кабинете
Авторизуйтесь в системе “Электронный трудовой договор” через личный кабинет на портале Госуслуги.
Выберите раздел “Трудовая книжка”.
Нажмите кнопку “Создать новую запись”.
Внесите сведения, используя выпадающие списки и формы ввода.
Прикрепите сканы необходимых документов.
Подтвердите ввод данных через ОТП‑код, отправленный на ваш телефон.
Проверка и подтверждение
После ввода всех данных система автоматически проверит их на соответствие требованиям. При выявлении ошибок система предложит их исправить. После корректировки необходимо:
- Сохранить изменения;
- Отправить запрос на проверку в отдел кадров;
- Ожидать подтверждения от работодателя (обычно в течение 3‑5 рабочих дней).
Права и обязанности сторон
Работодатель:
- Обеспечивает доступ к системе для внесения и обновления данных;
- Контролирует точность внесённой информации;
- Сохраняет электронные записи в течение всего срока действия трудового договора.
Сотрудник:
- Предоставляет достоверные сведения;
- Своевременно уведомляет о изменениях (перевод, смена места работы и т.д.);
- Сохраняет доступ к личному кабинету и использует ОТП‑коды для подтверждения действий.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку? — Да, если сотрудник не отказался от бумажной формы.
- Как получить доступ к электронной книжке после смены работодателя? — При переходе в новую организацию данные автоматически переносятся в новую запись, если прежний работодатель не закрыл запись.
- Что делать, если в книжке допущена ошибка? — Ошибку необходимо исправить через личный кабинет, подав запрос на корректировку и приложив подтверждающие документы.
Электронная трудовая книжка – современный и удобный способ ведения трудовой документации. Правильное оформление требует соблюдения установленных процедур, своевременного предоставления документов и активного взаимодействия с работодателем. При правильном подходе процесс оформления будет быстрым, прозрачным и безопасным.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться в отдел кадров или в службу поддержки электронного портала.