С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Для работников, впервые поступающих на работу после этой даты, сведения о трудовой деятельности фиксируются в цифровом виде. Ниже – пошаговое руководство, которое поможет как работодателю, так и соискателю правильно оформить ЭТК.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. В ней сохраняются те же сведения:

• дата и место приёма на работу;
• должность, квалификация, разряд;
• переводы, повышения, изменения условий труда;
• дата увольнения и причина прекращения трудовых отношений.

Разница лишь в форме: запись делается в единой государственной системе СФР (Система Федерального Реестра) и доступна через портал Госуслуги или мобильное приложение «Трудовая книжка».

Кто может оформить электронную трудовую книжку?

ЭТК может вести любой работник, достигший 14 лет, если:

• он согласился на электронный формат (подписал согласие в электронном виде);
• у него есть паспорт и СНИЛС (для идентификации в СФР);
• работодатель подключён к системе СФР и имеет право вносить записи.

Какие документы нужны при первом приёме?

Для оформления ЭТК необходимо собрать следующий пакет:

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. СНИЛС – страховой номер индивидуального лицевого счёта.
3. Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, она передаётся работодателю для закрытия (запись об отказе от бумажного варианта).
4. Согласие на ведение ЭТК – оформляется в форме СТД‑Р (для работников, которые уже использовали электронную книжку) или СТД‑СФР (для новых пользователей). Согласие подписывается электронной подписью или в личном кабинете Госуслуг.
5. Трудовой договор (подписанный обеими сторонами).

Пошаговый процесс оформления ЭТК

Шаг 1. Регистрация работодателя в СФР

Работодатель обязан иметь аккредитованный доступ к системе СФР; Регистрация происходит через портал Госуслуги или через специализированные сервисы (например, «Электронный офис»).

Шаг 2. Подача формы ЕФС‑1

После подписания трудового договора работодатель заполняет форму ЕФС‑1 (раздел 1.1) и отправляет её в Пенсионный фонд РФ. В заявке указываются:

• ФИО работника, дата рождения;
• СНИЛС и ИНН;
• дата начала трудовых отношений;
• наименование организации, ИНН работодателя.

Пенсионный фонд в течение одного рабочего дня создаёт электронную трудовую книжку и присваивает ей уникальный идентификатор.

Шаг 3. Согласие работника

Работник получает уведомление (по SMS/почте) о создании ЭТК и должен подтвердить согласие:

1. Войти в личный кабинет Госуслуг;
2. Найти раздел «Трудовая книжка»;
3. Подтвердить согласие на ведение ЭТК (можно использовать электронную подпись или простое подтверждение).

Шаг 4. Внесение первой записи работодателем

После подтверждения согласия работодатель в системе СФР вносит первую запись – приём на работу. В ней указываются:

• Дата приёма (не позднее дня подписания договора);
• Наименование организации (полное официальное название);
• Должность, квалификация, разряд (при наличии);
• Основание (трудовой договор, контракт и т.п.).

Запись подписывается электронной подписью работодателя и сразу становится доступной работнику в личном кабинете.

Шаг 5. Проверка и подтверждение работником

Работник в течение 3‑х рабочих дней обязан проверить корректность внесённой информации. При обнаружении ошибок он может подать запрос на исправление через СФР, указав причину и приложив подтверждающие документы.

Где посмотреть электронную трудовую книжку?

После завершения всех процедур работник может:

• Войти в Личный кабинет Госуслуг → «Трудовая книжка»;
• Скачать выписку в формате PDF (подписанную электронной подписью Фонда);
• Показать QR‑код, который сканируют в отделениях Фонда или у проверяющих органов.

Что делать, если работник отказался от ЭТК?

Если сотрудник не желает вести электронную книжку, он имеет право:

1. Получить бумажную трудовую книжку (запросить её в отделении Пенсионного фонда РФ);
2. Подписать отказ от электронного формата (форма СТД‑Р);
3. Работодатель вносит запись в бумажную книжку и одновременно фиксирует отказ в СФР, чтобы избежать двойного учета.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, но только в течение переходного периода. После оформления ЭТК в СФР необходимо закрыть бумажный вариант (запись об отказе).

Сколько времени занимает создание ЭТК?

Согласно нормативам, запись о приёме должна быть внесена не позднее следующего рабочего дня после подписания трудового договора.

Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков?

Работодатель может быть привлечён к административной ответственности: штраф от 5 000 до 30 000 рублей за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).

Можно ли использовать ЭТК при международных командировках?

ЭТК признаётся в РФ и в странах, где действует система взаимного признания трудовых документов (например, страны ЕАЭС). При выезде за границу рекомендуется иметь распечатанную выписку.

Краткий чек‑лист для работодателя

Оформление электронной трудовой книжки при первом приёме на работу – процесс, который требует согласованных действий со стороны работодателя и работника. При правильном соблюдении алгоритма запись будет внесена быстро, а все сведения о трудовой истории станут доступны в любой момент через портал Госуслуг. Переход на электронный формат упрощает контроль за стажем, ускоряет выдачу выписок и снижает риск потери бумажных документов.

Помните: своевременное и корректное оформление ЭТК – это не только юридическое требование, но и гарантия прозрачности ваших трудовых отношений.