Внимание! С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК); Теперь каждый работник и работодатель обязаны вести учёт трудового стажа в электронном виде. Ниже – пошаговое руководство, юридические нюансы и ответы на часто задаваемые вопросы.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе «Электронный трудовой документ» (ЭТД). Основные преимущества:
- Отсутствие риска потери или порчи бумажного документа;
- Мгновенный доступ к данным для работника, работодателя и государственных органов;
- Автоматическое обновление сведений о стаже, заработной плате и отпусках.
Кто может вести электронную трудовую книжку
ЭТК может вести любой работодатель, имеющий:
- Сертифицированный программный продукт, поддерживающий форматы ЕФС‑1 и ЭТД (например, 1С:ЗУП, SAP HR, «Трудовая книжка Онлайн»).
- Электронную подпись (ЭП) уполномоченного лица, которое будет вносить записи.
- Доступ к государственному порталу Госуслуги для подтверждения записей.
Необходимые документы и данные
Перед тем как вносить запись, подготовьте следующий набор документов:
- Трудовой договор (или соглашение о переводе, переоформлении).
- Приказ работодателя о приёме на работу, переводе, увольнении и т.п.
- Копия паспорта работника (для подтверждения личности).
- Справка о стаже (если работник уже имеет записи в бумажной книжке).
- Электронная подпись уполномоченного лица.
Пошаговая инструкция по внесению записи
Шаг 1. Регистрация работника в системе ЭТК
- Откройте программный модуль «Электронная трудовая книжка» в используемой HR‑системе.
- Введите персональные данные сотрудника (ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН).
- Система проверит наличие уже существующей ЭТК в базе ГИС «ЭТД». Если запись найдена – привяжите её к сотруднику.
- Если ЭТК отсутствует, система автоматически создаст её и отправит запрос в государственный реестр.
Шаг 2. Формирование приказа и подготовка записи
- Сформируйте приказ (приём, перевод, увольнение) в соответствии с ТК РФ.
- В приказе укажите:
- дата и номер приказа;
- дата начала (или окончания) трудовых отношений;
- должность, наименование организации, код ОКВЭД;
- основание (трудовой договор, перевод, восстановление и т.д.).
- Подпишите приказ электронной подписью уполномоченного лица.
Шаг 3. Внесение записи в ЭТК
- В HR‑системе откройте карточку сотрудника → «Электронная трудовая книжка» → «Добавить запись».
- Выберите тип записи (приём, перевод, увольнение, изменение условий труда).
- Заполните обязательные поля:
- Дата записи (дата приказа);
- Номер приказа;
- Должность и структурное подразделение;
- Код ОКЗ (если требуеться);
- Ставка, оклад, надбавки (по необходимости).
- Нажмите «Сохранить» и «Отправить в ЭТД». Система автоматически сформирует файл ЕФС‑1 и подпишет его ЭП.
- После успешной отправки появится подтверждение от государственного реестра (номер подтверждения, дата).
Шаг 4. Уведомление работника
Работнику необходимо отправить:
- Скриншот подтверждения записи (или PDF‑отчёт из системы);
- Инструкцию, как просмотреть свою ЭТК через портал Госуслуги (логин, пароль, QR‑код).
Особенности при переходе с бумажной книжки
Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, необходимо выполнить миграцию данных:
- Соберите все записи из бумажной книжки (выписки, справки о стаже).
- Сравните их с данными в системе ЭТК, чтобы избежать дублирования.
- Внесите недостающие записи в ЭТК в хронологическом порядке, указывая ссылки на оригинальные документы.
- После завершения миграции оформите акт сверки между работодателем и работником, где обе стороны подтверждают корректность данных.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли вести одновременно бумажную и электронную книжку?
С 1 января 2026 года закон требует вести только электронную трудовую книжку. Ведение бумажного варианта допускается лишь в исключительных случаях (например, если работник не имеет доступа к интернету и отказывается от ЭТК); В таком случае необходимо оформить отдельный приказ о ведении бумажной книжки.
Вопрос 2: Что делать, если запись не прошла в ЭТД?
Проверьте:
- Корректность заполнения полей (дата, номер приказа, СНИЛС).
- Действительность электронной подписи (срок действия, сертификат).
- Наличие доступа к интернету и работоспособность сервиса ЭТД (временно может быть техническое обслуживание).
Если ошибка сохраняется, обратитесь в техническую поддержку вашего HR‑ПО или в службу поддержки ЭТД по телефону 8‑800‑555‑33‑33.
Вопрос 3: Как изменить ошибочно внесённую запись?
Для исправления необходимо:
- Составить приказ об исправлении (например, «Об исправлении даты начала работы»).
- Подписать приказ электронной подписью.
- В системе ЭТК выбрать «Корректировать запись», загрузить новый приказ и отправить в ЭТД.
- Система создаст новую запись с пометкой «корректировка», а прежняя будет помечена как «аннулирована».
Вопрос 4: Нужно ли сохранять бумажные документы?
Да. Трудовое законодательство требует хранить оригиналы (приказы, договоры, справки) в течение минимум пяти лет после окончания трудовых отношений. Электронные копии могут использоваться для внутреннего контроля, но оригиналы остаются юридическим доказательством.
Типичные ошибки и как их избежать
- Неправильный формат даты. В системе ЭТК используется формат
YYYY-MM-DD. Проверьте локальные настройки. - Отсутствие СНИЛС. СНИЛС обязателен для идентификации работника в государственном реестре.
- Отсутствие подписи уполномоченного лица. Электронная подпись должна принадлежать лицу, имеющему право подписи (директор, главный бухгалтер).
- Дублирование записей. При миграции с бумажной книжки тщательно сверяйте даты и номера приказов.
- Неправильный код ОКЗ. При вводе кода используйте актуальный классификатор ОКЗ, доступный в 1С или в официальных справочниках.
Полезные ресурсы
- Официальный портал ЭТД (Госуслуги) – справочная информация и онлайн‑поддержка.
- Трудовой кодекс РФ (статьи 66‑71) – правовая база по ведению трудовых книжек.
- Методические рекомендации Минтруда России «Электронная трудовая книжка: порядок ведения и использования».
- Видеоуроки по работе с 1С:ЗУП и модулем ЭТК – на официальном канале 1С на YouTube.
Переход на электронную трудовую книжку упрощает процесс учёта трудового стажа, но требует строгого соблюдения алгоритма:
- Регистрация сотрудника в системе ЭТК;
- Подготовка и подписание приказа;
- Внесение записи через сертифицированный программный продукт;
- Получение подтверждения от государственного реестра;
- Уведомление работника и хранение оригинальных документов.
Следуя этим рекомендациям, вы избежите штрафов, ускорите процесс оформления и обеспечите надёжную защиту прав работников.
Помните: правильная запись в ЭТК – это не только формальность, но и гарантия того, что ваш трудовой стаж будет учтён при расчёте пенсии, отпусков и иных социальных выплат.