Дата актуализации: г.
Правовая основа
С 1 января 2020 г. в действие вступил Федеральный закон № 122‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», который ввёл электронную трудовую книжку (ЭТК). В соответствии с этим законом:
- Все сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже фиксируются в электронном виде.
- Записи формируются работодателем и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) через форму ЕФС‑1.
- Отправка данных должна быть произведена не позднее рабочего дня, следующего за датой издания приказа о приёме на работу.
Требования к заполнению записей в ЭТК полностью соответствуют правилам, изложенным в статье 66 Трудового кодекса РФ, а также Приказу Минтруда № 320н.
Кому и когда нужна электронная трудовая книжка
- Все новые сотрудники, в т.ч. и те, кто ранее не имел трудового стажа.
- Сотрудники, переходящие с бумажной трудовой книжки на электронную форму.
- Работники, уволенные и вновь принятые в ту же организацию (запись делается заново).
Если работник устраивается впервые и у него никогда не было трудовой книжки, бумажную книжку оформлять не требуется – достаточно оформить ЭТК.
Пошаговый алгоритм заполнения ЭТК при приёме на работу
Шаг 1. Подготовка документов
- Трудовой договор (или договор подряда, если это применимо).
- Приказ о приёме на работу (подписанный руководителем).
- Заявление работника (если требуется по внутренним регламентам).
Шаг 2. Назначение ответственного за ЭТК
Руководитель организации назначает ответственного сотрудника (обычно HR‑специалиста или главного бухгалтера), который будет вести ЭТК и подавать отчёт в ПФР.
Шаг 3. Заполнение формы ЕФС‑1 (раздел 1.1)
В системе (1С:ЗУП, «Электронный кадровый сервис» и т.п.) вносятся следующие сведения:
| Поле | Содержание | Пример заполнения |
|---|---|---|
| Дата приказа | Дата издания приказа о приёме | |
| Номер приказа | Уникальный номер приказа | № 125‑О от |
| ФИО работника | Полное имя сотрудника | Иванов Иван Сергеевич |
| Дата рождения | Дата рождения работника | |
| СНИЛС | Страховой номер индивидуального лицевого счёта | 123‑456‑789 00 |
| Дата начала работы | Дата, с которой работник приступил к исполнению обязанностей | |
| Дата окончания (если срочный договор) | Указывается только при срочном трудовом договоре | |
| Должность, разряд | Наименование должности и код ОКЗ (если используется) | Менеджер проекта, ОКЗ 02.01 |
| Трудовой договор | Номер и дата договора | Договор № 2026‑01 от |
| Основание для приёма | Приказ о приёме, ссылка на договор | Приказ № 125‑О от |
Шаг 4. Передача данных в ПФР
После заполнения формы ЕФС‑1 ответственный сотрудник отправляет её в ПФР через личный кабинет организации. Срок – не позже следующего рабочего дня после даты приказа.
Шаг 5. Уведомление работника
Работнику отправляется электронное подтверждение о создании ЭТК (обычно через СМС/Э‑почту) с указанием логина и пароля для доступа к личному кабинету в ПФР.
Образец записи в ЭТК (текстовый вариант)
Приём на работу Дата приказа: Номер приказа: № 125‑О ФИО работника: Иванов Иван Сергеевич Дата рождения: СНИЛС: 123‑456‑789 00 Дата начала работы: Должность: Менеджер проекта Код ОКЗ: 02.01 Трудовой договор: № 2026‑01 от Основание: Приказ № 125‑О от
Эта запись автоматически формируется в системе и сохраняется в базе ПФР. При необходимости её можно вывести в виде PDF‑документа.
Часто встречающиеся ошибки и как их избежать
- Пропуск даты отправки в ПФР. Система отклонит форму, если она будет загружена позже установленного срока.
- Неправильный номер приказа. Убедитесь, что в поле «Номер приказа» указано полное обозначение, включая префикс (например, «№ 125‑О»).
- Отсутствие СНИЛС. Если у сотрудника нет СНИЛС, необходимо оформить его в ПФР до подачи ЕФС‑1.
- Ошибки в ОКЗ. При использовании классификатора ОКЗ проверяйте соответствие должности и кода.
- Дублирование записей. При переводе внутри организации создаётся новая запись, а старая сохраняется в истории.
Вопросы и ответы (FAQ)
Как получить доступ к своей электронной трудовой книжке?
Работник получает логин и пароль от ПФР (обычно через СМС). После входа в личный кабинет можно просматривать, скачивать выписки и проверять стаж.
Можно ли распечатать ЭТК?
Да, в личном кабинете ПФР есть функция «Скачать выписку в PDF». Распечатка не заменяет электронный документ, но может потребоваться для предъявления в некоторых организациях.
Что делать, если в ЭТК указаны неверные данные?
Обратитесь к ответственному за ЭТК в вашей организации. Он вносит исправления через форму ЕФС‑1 с указанием причины изменения (пункт «Корректировка записи»).
Нужна ли подпись работника в электронном виде?
Подпись фиксируется в трудовом договоре и в приказе о приёме. В ЭТК подпись не требуется – запись считается действительной после загрузки в ПФР;
Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовые книжки?
Да, но это не рекомендуется, так как может привести к расхождению данных. При переходе на ЭТК бумажную книжку следует закрыть пометкой «Переведено в электронный вид».
Внедрение электронных трудовых книжек упрощает процесс оформления сотрудников, ускоряет передачу данных в ПФР и снижает риск ошибок, связанных с ручным вводом. Следуя описанному алгоритму и используя готовый образец записи, вы сможете без задержек оформить приём нового работника и обеспечить законность всех кадровых действий.
Помните, что своевременная отправка формы ЕФС‑1 и корректность заполнения полей – ключ к безупречной работе с ЭТК.
Автор статьи: отдел кадров и юридической поддержки компании «HR‑Эксперт». Дата публикации: г;